5 tidsbesparende fordeler ved å bruke prosjektstyringsprogramvare

Teamarbeid får drømmen til å fungere – bortsett fra når det kommer til feilkommunikasjon. Når man diskuterer et nytt prosjekt, kan overkommunikasjon, underkommunikasjon og misforståelser ta mye tid.

Du har sannsynligvis brukt litt tid på å søke etter biter av informasjon eller filer som finnes i innboksene våre, direktemeldinger eller klistrelapper fra møter og telefonsamtaler.

Hvis du kan relatere, kan du ha nytte av å bruke programvare for prosjektstyring. I denne artikkelen tar vi deg gjennom en liste over tidsbesparende fordeler som denne typen programvare tilbyr, med eksempler fra ClickUp, Notion og Asana. Selv om du jobber alene, kan du finne noen takeaways.

1. Ikke mer å sende og søke gjennom e-poster

Takket være programvare for prosjektstyring kan du slutte å sende oppdrags-e-poster.

I stedet kan du bruke mottakerkolonnen i din Klikk opp prosjektstyrer. Dette lar deg tildele eierskapet til et prosjekt til noen andre.

Når du har lagt til prosjektbeskrivelsen, forfallsdatoen og andre detaljer du vil inkludere, bare legg til kollegaen din i denne kolonnen, og de vil motta et varsel eller se det i sin gjøremål liste.

Hvis du vil at mer enn én person skal ta eierskap til prosjektet, kan du aktivere en kolonne med flere tildelte ved å bruke ClickUps ClickApps.

Du har muligheten til å aktivere dette når du oppretter arbeidsområdet ditt. Men hvis du trenger å legge den til senere, gå over til profilavataren din nederst til venstre og klikk på den for å finne Klikk Apper i menyen.

Derfra blar du gjennom alternativene for å finne Flere oppdragstakere, slå den på og kryss av for arbeidsområdet du vil bruke den i.

Oppdragstakerkolonnen er for de som tar handling på et prosjekt. Hvis du vil CC noen på prosjektet, legg dem til som en overvåker ved å klikke på øyesymbolet øverst til høyre på oppgavekortet.

I slekt: Forestilling vs. Evernote: Hvilken passer for deg?

Nå er tildelte og overvåkere i løkken for senere oppdateringer, inkludert personen som opprettet oppgaven – og ingen trenger å bla gjennom en e-post som er 50 tråder lang for detaljer.

2. Mindre unødvendige møter

Hvis du noen gang har hørt noen si at et møte kan ha vært en e-post – det kan også være en side i Notion.

I stedet for å krangle eller holde en idédugnad for mindre prosjekter og ideer, lag en ny side og samarbeid innenfor.

Hvis du er ny på Notion, Teamoppgaver malen vil hjelpe deg i gang. For å opprette en ny side i tavlevisning i denne malen, klikk på legg til-knappen nederst i kolonnen. Hvis du foretrekker listevisning, bare legg til en ny linje i listen din.

Før du legger til lagkameratene dine, fyll ut egenskapene som forfallsdato og prioritet, samt detaljene og ideene du har. Inkluder en melding til kollegene dine om å legge til tanker og forslag, og legg dem deretter til som oppdragstakere.

Du kan også kalle denne eiendommen lagkamerater hvis du foretrekker noe mer nøytralt.

Eksempelbildet bruker en bildetekst for å få formålet med siden til å skille seg ut. Nedenfor kan hvem som helst legge til informasjon ved å bruke tekst, overskrifter, bilder, vedlegg, lenker og mange andre nyttige kommandoer.

Dessuten, hvis du eller en kollega ved et uhell sletter noe meningsfullt, kan du se tidligere versjoner av siden ved å klikke på klokkeikonet øverst til høyre.

3. Ingen grunn til å forklare prosjektet flere ganger

Du trenger ikke for mange kolonner eller egenskaper for å sikre at oppgavedetaljene dine er klare og konsistente. Faktisk kan du sannsynligvis slippe unna med å bare bruke mottaker, forfallsdato og prioritet.

I slekt: Kreative måter å få mest mulig ut av Asana

Før du legger til dine medarbeidere som tildelte eller samarbeidspartnere til en oppgave i prosjektledelsen programvare, fyll ut informasjonen i hver kolonne og åpne oppgavens kort eller side for å fylle ut beskrivelse.

Slik ser det ut ved å bruke en enkel layout i gratisversjonen av Asana.

Takket være det klare oppsettet og etikettene, vil alle vite hvem som er en mottaker eller samarbeidspartner når du legger dem til. De vil også ha klare instruksjoner om når forfallsdatoen er, prioritetsnivået til oppgaven og hvilket prosjekt eller seksjon oppgaven bidrar til, i tillegg til detaljene.

4. Du unngår å svare på det samme spørsmålet ved repetisjon

Hvis noen ber om avklaring gjennom Slack eller en e-post, er det ikke alle som har tilgang til svaret. Hvis de spør i kommentarfeltet til den respektive oppgaven i prosjektstyringsprogramvaren din, vil alle se det.

Her er et eksempel med ClickUp.

Det som er utmerket med ClickUps kommentarer er at hver enkelt oppretter en ny tråd. Hvis du mottar to spørsmål, kan du svare på dem separat ved å velge svare under kommentaren. Du kan også tildele noen til spørsmålet hvis du føler at de kan ha et bedre svar.

Det offentlige spørsmålet og svaret skal forhindre at de samme spørsmålene dukker opp. Men hvis du får spørsmålet igjen, og det ikke er et raskt svar, kan du peke kollegaen din i riktig retning ved å tilordne dem til svaret også.

5. Langt mindre jakt på andre for arbeidet deres eller søker etter filer

Siden prosjektledelsesprogramvare fremmer samarbeid, har du mange verktøy for å kommunisere med kollegene dine. Hvis du vil ha en rask statusoppdatering, er alt du trenger å gjøre å merke dem i en kommentar – i Notion. Du kan gjøre det ved å bruke en ved tegn (@) og trekke opp navnet deres i søkefeltet.

Du trenger heller ikke å gå gjennom e-poster eller be kollegene dine om å sende deg et dokument på e-post, siden de kan legge dem til rett i kopien av prosjektsiden. Men hvis du vil at dokumenter skal vises på samme sted hver gang, kan du legge til en dokumentkolonne i din prosjektstyrets side.

En dokumentkolonne gjør underverker om du har en lagkamerat som er beryktet for å be deg sende en fil på nytt hver gang de mister oversikten over den. Du kan vennligst fortelle dem at det er der i prosjektstyret hvis de mister oversikten over det igjen.

Øk produktiviteten med prosjektledelsesprogramvare

Teamarbeid er gøy, spesielt når et prosjekt går jevnt. Ved å administrere oppgavene dine i prosjektstyringsprogramvare kan du bidra til å redusere friksjonen og spare deg og dine medarbeidere for mye tid ved å holde alt organisert på ett sted.

Selv om du jobber alene, vil du fortsatt ha nytte av å vite hvor du finner alle detaljene og dokumentene du trenger. Hvilken programvare du velger er opp til deg. Med mange gode alternativer tilgjengelig, er det mer enn sannsynlig at du finner en som fungerer for deg og teamet ditt.

Notion, ClickUp og Asana er alle gode valg hvis du leter etter noen forslag for å starte.

ClickUp vs. Asana: Hva er bedre for prosjektledelse?

Det er mange alternativer for prosjektstyringsprogramvare, her er noen tips som hjelper deg å velge mellom Asana og ClickUp.

Les Neste

Om forfatteren