3 grunner til at du bør måle produktiviteten din

Noen ganger er det lett å føle at du ikke fikk gjort mye på en dag, selv når du jobber hardt. Det kan imidlertid hende du ikke er klar over hvor mye du faktisk gjør hvis du ikke gjør noen notater om måten du bruker din produktive tid på.

I denne artikkelen tar vi deg gjennom hvorfor det er nyttig å måle produktiviteten din, og noen eksempler på hvordan du kan lage en enkel oppgaveliste i flere typer programvare.

3 grunner til at du bør måle produktiviteten din

Det er flere grunner til at det er fordelaktig å måle produktiviteten din. Ikke bare hjelper det deg å vite hvor du er med dine viktige oppgaver, men det vil også hjelpe med motivasjon og din generelle dagplanleggingsopplevelse.

Å måle produktiviteten starter med å holde en enkel daglig oppgaveliste som du lager neste før eller den morgenen, men det er ikke begrenset til elementene der. Ideelt sett holder du deg til listen du har laget, men det er ikke uvanlig å bli sporet av en ny oppgave som ble gjort oppmerksom på.

Selv om du fullfører den nye oppgaven før du setter den på oppgavelisten din, noter den uansett. På den måten får du et bedre bilde av hvilke oppgaver du bruker tid på.

Her er tre grunner til at det er nyttig å føre en slik liste.

1. Du vil se at du har gjort ting

Å skrive ut en oppgaveliste vil ikke bare hjelpe deg med å holde fokus på dagens prioriteringer, men du vil også ha en måte å bevise for deg selv at du får ting gjort mens du krysser av for ting.

Det er på ingen måte et kappløp for å se hvor mye du kan krysse av. Dessuten vil du vite at du fikk de viktige oppgavene dine ut av veien - eller i det minste bidra til en større ved å takle noen handlingspunkter.

I slekt: Microsoft To Do vs. Taskade: Hvilket oppgavestyringsverktøy er bedre?

Ikke bare vil du føle deg bedre på slutten av dagen, men du kan også finne det motiverende å se hva du oppnådde dagen før og holde farten oppe.

2. Du kan sette bedre mål

Hvert mål må være målbart. Du vet imidlertid ikke hvor du skal begynne hvis du ikke har en grunnlinje.

Ved å skrive ut gjøremål og holde styr på hva du har oppnådd, gir du produktiviteten en måleenhet – antall fullførte oppgaver. Ved å bruke dette tallet kan du få et bedre inntrykk av hvor mange oppgaver du vanligvis kan få utført på en dag i gjennomsnitt, som er din baseline.

Derfra kan du sette et mer realistisk mål, eller daglig antall oppgaver, og justere opp eller ned etter behov.

3. Du vet når det er på tide å ta en pause

Noen ganger er det vanskelig å vite når man skal legge bort arbeid, et prosjekt eller å studere. Ved å gi deg selv et bestemt antall oppgaver å fullføre hver dag, vet du når det er på tide å ta en pause.

Det betyr ikke at du trenger å fullføre dem alle. Faktisk, produktivitetsekspert Ivy Lee anbefalt at en gruppe ledere fullfører seks oppgaver om dagen, og uansett hva de ikke fikk gjort, skulle de ganske enkelt gå videre til neste dag og gjøre det til en toppprioritet.

I slekt: Hvordan optimalisere gjøremålslisten for å bli mer effektiv

Metoden hans lærte heller ikke lederen å fortsette å legge til listen når de fullførte sine seks daglige oppgaver. Å gjøre det vil være omtrent som å flytte målstreken én gang før du lar deg feire seieren.

Du kjenner arbeidsmengden din bedre enn noen andre. Selv om du bare er en del av listen din, vil du bedre kunne måle om du bør presse gjennom en til, eller om du har gjort nok, og du kan fortsette der du slapp etter litt sårt tiltrengt hvile.

Hvordan raskt måle produktivitet i en tekstbehandlingsprogramvare

Dette eksemplet viser Apple Pages. Du trenger imidlertid ikke spesifikk programvare for å komme i gang, som enhver tekstbehandler vil gjøre.

Begynn med å lage et nytt dokument og navngi det deretter. Legg til datoen i fet skrift for å hjelpe den til å skille seg ut, og skriv gjøremålene dine i punktform.

Når du fullfører oppgaver, endre formateringen på en eller annen måte for å fortelle deg selv at du har fullført dem – for eksempel å slå gjennom teksten eller endre fargen.

Eventuelle uferdige oppgaver kan du kopiere og lime inn på toppen av neste dags liste. Du kan også klippe og lime inn hvis du ikke vil se uferdige oppgaver, men det kan være nyttig for deg å spor disse også slik at du kan justere målet ditt, og lære hvilke typer oppgaver du kan finne flere utfordrende.

Hvis du finner ut at du har flyttet en oppgave over mer enn én gang, kan det hende du må finne en metode for å få det gjort, for eksempel spise frosken metode, hvor du utfordrer deg selv til å få de tøffere eller mindre ønskelige oppgavene ut av veien først.

Noen eksempler på måling av produktiviteten din i annen programvare

1. Forestilling

Her er et eksempel på hvordan den daglige oppgavelisten din kan se ut i Notion. Denne listen bruker Notions gjøremålslisteblokk, som gir deg boksene du kan krysse av når du fullfører elementer. Mens du gjør det, krysser programvaren automatisk ut elementer for deg.

2. Klikk opp

Du kan også bruke en enkel liste i ClickUp for å hjelpe deg med å måle produktiviteten. Listen i eksemplet bruker ukedager som grupper, og etter hvert som du fullfører elementer, går de til fullstendig gruppe slik at du fortsatt kan se alt du har gjort.

For dette bruker du dato stengt kolonnen vil hjelpe deg med å spore hvilken dag du fullførte et element.

3. Regneark

Et enkelt regneark er en annen måte du kan følge med på produktiviteten din – ordspill. I dette eksemplet vil du bruke én fil for hele måneden. Hver fane viser en uke innenfor den måneden, og hver kolonne er en ukedag.

Regneark som Google Sheets tilbyr avmerkingsbokser som vil gjøre merking av elementer til en enkel sak.

Hold oversikt over produktiviteten din

Å måle produktiviteten din vil hjelpe deg med å føle mindre stress over tingene du ikke fikk gjort fordi du viser deg selv at du gjør fremgang. Det vil også tillate deg å sette bedre mål og vite når det er på tide å hvile.

Heldigvis trenger det ikke være for komplisert, og du har kanskje allerede programvaren du trenger for å komme i gang.

5 måter å øke produktiviteten og gjøre mer på kortere tid

Vil du øke produktiviteten og gjøre mer på kortere tid? Her er noen effektive måter du kan bruke.

Les Neste

Om forfatteren