Hvordan gjennomføre et vellykket prosjekt-kick-off-møte

Prosjekt-kick-off-møter er den perfekte muligheten til å få alle teammedlemmer på samme side og jobbe mot et felles mål. Dette er grunnen til at de bør være godt forberedt og bevisste, da de vil hjelpe deg å få mest mulig ut av diskusjonen din med klienten din.

I denne artikkelen vil vi dele noen tips og verktøy for å hjelpe deg å få et vellykket oppstartsmøte med teamet ditt.

Hva er et prosjekt-kick-off-møte?

Et prosjektstartmøte er der prosjektlederen møter teamet, og noen ganger klienten, for å presentere prosjektets mål, forklare hvordan de vil nås og gjennomgå alles roller. Det holdes vanligvis helt i begynnelsen av et nytt prosjekt, selv om det kan være hensiktsmessig å ha en senere i prosessen hvis nye veisperringer eller spørsmål oppstår.

Denne typen møter hjelper deg med å starte ditt nye prosjekt på et solid grunnlag ved å tydelig kommunisere hva som forventes, hvordan fremgang vil bli målt, og hvilke fallgruver som kan ligge foran deg. Alt i alt legger det kursen for et smidig prosjektsamarbeid med alle interessenter.

Fordeler med å ha et prosjekt Kick-Off-møte

Som nevnt ovenfor er oppstartsmøter for prosjekter en mulighet for å få alle på linje med visjonen om prosjektet ditt og deres roller innenfor det. Følgende er noen andre bemerkelsesverdige fordeler ved å ha et vellykket oppstartsmøte:

• Prosjekter kjøres mer effektivt når alle teammedlemmer forstår sitt ansvar.
• Kick-off møter viser deg hvor langt teamet ditt er med å forstå hva prosjektet vil innebære. Dette kan hjelpe deg med å identifisere potensielle problemer som kan oppstå underveis.
• Kick-off møter bidrar til å bygge relasjoner mellom deg og din klient ved å få alle på lik linje i starten av prosessen.
• Å ha alt planlagt tidlig reduserer sannsynligheten for endringer som kan forårsake potensielle forsinkelser senere i løpet av prosjektet.
• Din klient vil få muligheten til å gi verdifull tilbakemelding og ideer før du går for langt inn i prosjektets livssyklus.
• Et vellykket prosjektoppstartsmøte øker sannsynligheten for å holde budsjettet og tidsplanen.

5 tips for å gjennomføre et vellykket prosjekt Kick-Off-møte

Følgende er noen viktige skritt å ta når du forbereder et prosjektstartmøte:

1. Lag din agenda

Agendaen din gir møtet en klar retning å følge, og det er derfor det er avgjørende å lage en og distribuere den før oppstartsmøtet. Å planlegge en agenda på forhånd vil hjelpe deg å holde fokus og på oppgaven.

Du kan bruke en notatapp som f.eks Evernote å lage en møteplan som alle medlemmene har tilgang til. Du kan starte fra bunnen av eller spare tid ved å bruke en av disse møter maler.

Legg til alle relevante detaljer om prosjektet når du har håndtert det grunnleggende, inkludert møtevarighet og leder (prosjektlederen). Selv om disse vil avhenge av det spesifikke prosjektet du jobber med, er her noen generelle ideer du bør vurdere:

• Hilsen og introduksjon
• En tydelig forklaring på hva du planlegger å oppnå under oppstartsmøtet
• Formålet med prosjektet
• Prosjektomfang
• Begrensninger knyttet til tid og budsjett
• Gjeldende kjente risikoer
• En liste over leveranser
• Åpen diskusjon og spørsmål.

2. Inviter de rette menneskene

På dette stadiet ønsker du å fokusere på å invitere alle de viktigste interessentene. Men i din iver etter å få ballen til å rulle, kan du bli fristet til å invitere alle som har noe til og med eksternt relatert til prosjektet. Dette kan ta en toll på møtet ditt, ettersom det vil være mer utfordrende å administrere en stor mengde. Du bør bare inkludere teammedlemmer som har en rolle å spille i prosjektet (og kan gi verdifulle innspill).

Du kan invitere møtedeltakerne via e-post, eller enda bedre, gjennom en internt kommunikasjonsverktøy som Slakk. Du kan bruke dette verktøyet til å opprette en kanal (gruppe) som du skal bruke til å dele møteagenda og andre relevante dokumenter slik at alle kan gå gjennom dem før møtet.

3. Gjør møtet interaktivt

Hold startmøtet ditt interaktivt ved å tilby en åpen plattform for å gi uttrykk for ideer eller forslag. Målet her er å sikre at alle deltar aktivt under møtet. Her er et par ideer til hva du kan gjøre:

• Gruppe-brainstorming: Dette fungerer best hvis flere teammedlemmer har et lignende kompetanseområde. Av idédugnad sammen, kan dere raskt bygge på hverandres kunnskap og utvikle kreative løsninger som baner vei for suksess.
• Bytt på å lede møtet: Selv om det er ideelt å ha prosjektlederen til å legge til rette for oppstartsmøtet, kan du rotere styreledere for å unngå å miste folks oppmerksomhet. Det lar alle ta en tur til å lede spesifikke aspekter av møteagendaen eller holde presentasjoner, noe som også kan hjelpe teamet til å føle seg mer involvert i prosjektet.
• Be om tilbakemelding: Hver gang du presenterer noe nytt, spør deltakerne om de har spørsmål om det, slik at alle får si sin mening i møtet. Du kan også benytte deg av denne muligheten til å oppdage andre tanker eller bekymringer de måtte ha at usikkerhet ikke bygges opp over tid - en primær årsak til frustrasjon blant mennesker involvert i en prosjekt.

Disse interaktive teknikkene vil sikre at alle dine interessenter er aktivt engasjert i oppstartsmøtet.

4. Avklare roller og ansvar

Forutsatt at alle forstår hele prosjektet og hvordan de passer inn, vil neste steg være å definere deres roller og ansvar. Bruk denne muligheten til å gjenta tidligere diskusjoner om hva alle forventer av hverandre. Du kan bruke et online verktøy som Asana å lage sjekklister slik at alle kan se hvilke oppgaver de har ansvar for.

Du kan starte med å tildele handlingspunkter som må fullføres med en avtalt frist, og deretter fordele dem blant teammedlemmene. Ordne disse aktivitetene i prioritert rekkefølge, med de viktigste oppgavene oppført først. På denne måten kan du sikre at fristene overholdes uten å måtte strekke folk for mye.

5. Legg til møtesammendrag til din interne Wiki

Når møtet er ferdig, gjør du notatene dine til et godt organisert dokument for å gjøre fremtidig referanse enklere. Du kan bruke din intern wiki som et online depot som alle i prosjektet enkelt kan få tilgang til.

På denne måten kan du alltid referere til møtenotater når det er spørsmål om noe dekket under oppstartsøkten. Du kan også bruke wikien din til å legge til oppdateringer etter hvert som du går videre i prosjektets livssyklus.

Sett riktig tone for hele prosjektet med et kick-off-møte

Oppstartsmøtet er et viktig skritt i ethvert prosjekt, siden det setter tonen for hele prosjektets livssyklus og veileder alle involverte i samme retning.

Du kan bruke tipsene og verktøyene ovenfor for å få alle interessentene dine på samme side og bane vei for en produktiv arbeidsflyt.

6 enkle måter å gjøre møtene dine mer produktive på

Hvis du vil vite hvordan du gjennomfører et vellykket teammøte, sjekk ut disse 6 viktige tipsene du bør følge.

Les Neste

Om forfatteren