Hvordan arkivere elementer i Notion

Du har kanskje lagt merke til at Notion, i motsetning til annen prosjektstyringsprogramvare, ikke har et arkivalternativ. Det betyr imidlertid ikke at du ikke kan gjøre det.

Faktisk er det mange måter du kan lagre tidligere oppgaver og prosjekter uten å måtte bytte til en annen programvare. I denne artikkelen tar vi deg gjennom tre alternativer, men først vil vi diskutere hvorfor arkivering er viktig.

Hvorfor du kanskje vil arkivere elementer i Notion

Noen liker å ta den minimalistiske tilnærmingen til prosjekt- og oppgavestyring og sletter elementer etter hvert som de fullfører dem. Andre liker å henge på notater for hvert prosjekt de noen gang har rørt.

Begge tilnærmingene er fine. Imidlertid vil mange sannsynligvis være enige om at det er lettere å jobbe med rotfri programvare.

På den annen side er det aldri morsomt å søke etter gamle prosjektnotater bare for å innse at du har slettet dem. Det er her arkivering kommer godt med.

Når du arkiverer et element, kvitter du deg for ting som ikke lenger er aktuelle, men du har fortsatt tilgang til dem i tilfelle du trenger dem senere.

Hvis du lurer på hvorfor noen kanskje vil beholde gammel informasjon, kan tidligere prosjektnotater og data være svært nyttige for planleggingen av dine neste prosjekter. Du kan også bruke den til å feilsøke hvis et problem oppstår eller dele detaljer med andre som kan ha spørsmål om prosessen eller resultatet senere.

I slekt: Hvordan komme i gang med Notion: Viktige tips og triks

I tillegg kan det å holde oversikt over arbeidet ditt hjelpe deg på andre områder som å sette mål, skrive casestudier eller presentere arbeidet ditt i en ytelsesgjennomgang.

1. Arkiver elementene dine i Notion ved å slette

En måte du kan arkivere varene dine på Forestilling er å slette dem. Selv om det kan høres permanent ut, går alt du sletter i appen i søppelbøtta før du velger å bli kvitt det for godt.

For å finne gjenstander i søppelkassen, åpne den ved å klikke på ikonet nederst til venstre. Et panel dukker opp der du kan bruke søkefeltet øverst eller bla gjennom listen for å finne det du leter etter.

Husk at denne metoden kan fungere bedre for noen som ikke driver mye med arkivering.

En av hovedulempene med denne metoden er elementer og sider vil være vanskelig å finne hvis du har flere med samme navn. Det er også der alt går, ikke bare de viktige tingene, så du vil ha mye å sile gjennom hvis du ikke husker navnet nøyaktig.

Dessuten kan du ikke omorganisere eller organisere søppelkassen bortsett fra å bytte mellom alle sider og på gjeldende side. Dette er imidlertid den raskeste måten å arkivere elementer på hvis du leter etter en umiddelbar løsning.

Hvis du er bekymret for å slette alt i søppelkassen ved et uhell, lar Notion deg bare slette ett element om gangen. I tillegg spør den deg om du er sikker før du fullfører handlingen.

2. Opprett en generell arkivside i Notion

Hvis du foretrekker å ikke sende varene dine til papirkurven, kan du opprette en generell arkivside som fungerer som oppsamlingssted. Dette vil inneholde alt du vil beholde til senere, uansett emne.

For å lage en, klikk Ny side i nederste venstre hjørne og navngi arkivet ditt deretter. Deretter finner du elementet eller siden du vil sende dit og velger de tre prikkene for å hente frem alternativmenyen.

Plukke ut Flytte til i alternativmenyen og velg arkivsiden din fra listen. Elementet vil forsvinne, og du vil nå finne det i arkivet ditt.

Siden Notion ikke plasserer disse elementene for deg, må du dra og slippe dem der du vil at de skal gå. For å finne de arkiverte elementene dine raskere, prøv å plassere noen overskrifter på siden og organisere dem deretter.

Hvis det hjelper, kan du fargekode titlene og de oppførte sidene for å finne dem enda raskere. Alt du trenger å gjøre er å velge en eller flere ved å holde nede shift-tasten, høyreklikke, velge farge og velge hvilken nyanse du vil ha fra listen.

Notions enorme muligheter innen tilpasning, blant annet grunner, gjør den til en av de beste. Husk at det ikke er noe rett eller galt når det gjelder å organisere siden din, så lenge det fungerer for deg.

3. Arkiver på en side i Notion

Hvis det er en side du bruker mye, kan det være lurt å lage et arkiv på siden som hjelper deg med å holde styr på gamle elementer. På denne måten kan du ganske enkelt dra og slippe elementene du vil lagre for senere, og alle vil være relatert til samme emne.

For å gjøre dette, plasser markøren ved siden av sidenavnet i sidefeltet og velg plussikonet for raskt å legge til en ny side nederst på den nåværende.

Ellers kan du trykke frem skråstreken på tastaturet for å få frem kommandoene og legge til en ny side. Ved å bruke kommandoer kommer du rett inn på den nye siden, slik at du kan legge til en mal eller begynn å tilpasse den.

Nå er alt du trenger å gjøre å dra og slippe elementer inn i arkivet ditt ved å klikke på dem med markøren og trekke dem over toppen av arkivsiden. Du vet at den kommer til å gå inn når sideblokken fremhever en annen farge.

Ligner på Flytte til alternativet, vil tingene du flytter over ikke være i orden når du slipper dem inn. Det er imidlertid raskt å organisere elementer under overskrifter, hvor du kan gruppere lignende prosjekter.

I slekt: Nyttige navigasjonsfunksjoner i Notion for å holde deg organisert

Andre forslag for å organisere de gamle dataene dine kan være alfabetisk eller etter dato. Du kan til og med prøve å sortere det i en tabell i stedet for en liste. Alt kommer ned til typen data du jobber med og hva som fungerer best for deg.

Hold deg organisert med arkivering

Nå som du har noen alternativer for å arkivere i Notion, er det på tide å begynne å rydde opp i sidene dine – eller grave gjennom søppelbøtta etter viktige data du kanskje vil lagre andre steder. Ved å skjule prosjekter og oppgaver som for øyeblikket ikke er relevante, vil du kunne finne elementene du leter etter raskere, samtidig som du begrenser distraksjoner.

Notion er et flott sted å organisere alle dine personlige og arbeidsrelaterte oppgaver og prosjekter, takket være dens enkle tilpasning og omfattende funksjoner. Selv om den ikke har et innebygd arkiveringssystem, gjør dens allsidighet det enkelt for deg å lage din egen løsning.

100+ Notion tastatursnarveier for Windows og Mac

Notion er et utmerket alt-i-ett-arbeidsområde. Lær hvordan du navigerer og bruker den som en proff med disse praktiske hurtigtastene.

Les Neste

Om forfatteren