Slik bruker du kommunikasjon med kun tekst for å forbedre effektiviteten av virtuelt arbeid

Virtuelle team har ikke friheten til å ha ansikt-til-ansikt interaksjoner som sine kolleger på kontoret. De er avhengige av ulike verktøy for å kommunisere med hverandre fra deres avsidesliggende steder.

På grunn av forskjellene i plasseringer og tidssoner, er telefonsamtaler ikke alltid de beste. Teksting er et bedre alternativ, siden teammedlemmer kan sende meldinger når som helst uten å forstyrre hverandre. Men kommunikasjon kun med tekst er heller ikke perfekt. Det går glipp av målet hvis visse faktorer ikke tas i betraktning.

I denne artikkelen diskuterer vi hvordan virtuelle team kan bruke tekstkommunikasjon mer effektivt.

Hvordan teksting forbedrer kommunikasjonsferdighetene

Teksting gir en annen følelse til kommunikasjonsbordet. Det er to hovedmåter tekstbasert kommunikasjon forbedrer kommunikasjonen på. La oss ta en titt på dem.

Det er to hovedmåter tekstbasert kommunikasjon forbedrer kommunikasjonen på.

1. Forbedre lese- og skriveferdigheter

Bruk av stenografi og emoji er trenden innen tekstmeldinger, spesielt for uformelle chatter. Denne metoden for teksting trekker deg bort fra bruken av riktig engelsk.

Når du kommuniserer med sjefen din, kollegaen eller forretningsforbindelsen din, kommuniserer du ikke med dem som du ville gjort med vennene dine eller betydelige andre. Du er pålagt å skrive på riktig engelsk, noe som krever fullstendig omlesing og omstrukturering. Dette bidrar også til å holde en mer formell tone i kommunikasjonen.

2. Oppmuntre til tydelig kommunikasjon

Kun tekstkommunikasjon skaper også klare kommunikasjonsevner. Når du kommuniserer gjennom tekst, er du tvunget til å holde deg oppdatert med kommunikasjonen din. Siden intensjonen din er for forretningsformål, er det ikke rom for ublu ord eller setninger.

De 7 tipsene for bruk av kommunikasjon med kun tekst for virtuelt arbeid

Siden teksting er en viktig del av fjernarbeid, er det viktig å forstå hvordan du kan gjøre det enda mer effektivt. Hvis det gjøres på feil måte, opplever teamet ditt kommunikasjonsbrudd som forstyrrer arbeidsflyten din. Her er noen tips for å hjelpe deg med å gjøre meldingene dine enkle og omfattende.

1. Unngå bruk av stenografi

Uansett hvor nær du er forretningsforbindelser eller kollegaer, bør kommunikasjon med dem ikke være uformell. Å bruke unødvendige forkortelser eller stenografi i meldingene dine viser et uprofesjonelt syn.

Du trenger ikke være ekstremt stiv med meldingene dine, men å bruke forkortelser som "U" i stedet for "Du" i en jobbrelatert samtale er uetisk. Dette kan være et stort problem for de fleste som forventer enhetlige og strukturerte tekstbaserte meldinger.

2. Bruk caps på riktig måte

Store bokstaver er egnet for visse formål skriftlig. Å bruke store bokstaver gjennom en setning er en av de fallgruver du bør unngå i tekstmeldinger. Siden vi er vant til å lese små bokstaver, er det ikke lett å lese store bokstaver.

En tekst med store bokstaver gir også en voldsom undertone til budskapet ditt. Det ser ut som du er sint eller roper på mottakeren. Hvis du skal legge ut på sosiale medier, får du til å virke som en oppmerksomhetssøker hvis du skriver teksten med store bokstaver.

3. Lag god timing

Kun tekstkommunikasjon gir deg privilegiet til å svare på en melding når det passer deg. Det bør imidlertid ikke gå på bekostning av mottakeren din.

For eksempel er det upassende å sende en tekstmelding midt på natten eller tidlig om morgenen med mindre de spesifikt forteller deg at det ikke er et problem. Du bør ikke forvente et raskt svar på den typen meldinger. Det er best å sende alle arbeidsrelaterte meldinger i arbeidstiden.

4. Unngå lange setninger

Den mest velskrevne grammatikken blir kjedelig hvis den er for lang uten å bryte avsnitt. Folks oppmerksomhet kan være lavere enn en gullfisks. En voluminøs tekstmelding kan få dem til å skumme gjennom innholdet i stedet for å lese det.

Skimming kan føre til at de går glipp av viktige detaljer i meldingen, noe som endrer intensjonen din som avsender.

5. Bruk emojier bare når det er nødvendig

Emoji er ikke dårlig. Det har de faktisk påvirket måten vi kommuniserer positivt på. Emoji hjelper deg å uttrykke visse følelser på en passende måte.

Når du sender en arbeidsrelatert tekst, trenger du ikke å eliminere bruken av emojis i teksten din helt. I stedet bør du vite når det passer å bruke dem, slik at du ikke skaper et feil inntrykk. Hvis du ikke er sikker på når du skal bruke dem, la dem være ute.

6. Ikke gjør antagelser

I tekstmeldinger er det en tendens til å anta når og hvordan mottakeren vil svare på meldingen din. Å gjøre dette kan påvirke humøret negativt fordi deres respons kan være helt annerledes.

Uansett hvor sent mottakeren tar å svare, aldri anta hva de tenker. Vent til du hører fra dem. Du kan sende en påminnelse hvis det haster.

7. Korrekturles meldingen din

Ikke ha det travelt med å trykke "send" uten å korrekturlese meldingen. Det er veldig lett å ikke legge merke til små feil i oppskriften din, så ta deg tid til å fange opp og korrigere stave- og grammatikkfeil.

Det tar mer tid å løse problemene forårsaket av en dårlig skrevet SMS, chat eller e-post enn å få det riktig første gang. Lei av å korrekturlese meldingene dine manuelt? Grammatisk er veldig nyttig i denne forbindelse.

De 3 beste kommunikasjonsverktøyene for kun tekst du kan bruke

Den økende populariteten til fjernarbeid har ført til introduksjonen av flere arbeidsflytverktøy de siste årene. Noen av disse verktøyene gjør en god jobb med å gi virtuelle team muligheten til å trives med jobbene sine med kun tekstkommunikasjon. La oss ta en titt på noen av dem.

Først og fremst en meldingsapp for bedrifter, lar Slack teammedlemmer samles under ett tak for jobbformål. Det gir mulighet for en-til-en kommunikasjon mellom to medlemmer samt gruppekommunikasjon med tre eller flere medlemmer.

Hvis du jobber med prosjekter med noen få utvalgte, kan du begrense kommunikasjonen innenfor disse personene i et dedikert rom kalt kanaler. Medlemmer i rommet kan kommunisere fritt uten å bekymre seg for at andre teammedlemmer får tilgang til meldingene deres.

Microsoft Teams er et chat-basert arbeidsflytverktøy for forretningskommunikasjon. Egnet for virtuelle team, lar det teammedlemmer samarbeide om oppgaver med mulighet til å dele arbeidsfiler og dokumenter.

I samsvar med de forskjellige kommunikasjonsbehovene til virtuelle team kan teammedlemmer chatte med hverandre individuelt og også chatte i en gruppe når de samarbeider om prosjekter. Ulike nivåer av tilgang kan gis til teammedlemmer basert på deres involvering i prosjekter.

Basecamp er et nettbasert kommunikasjons- og arbeidsflytverktøy. Et godt valg for virtuelle team, det tillater teamsamarbeid ved bruk av kun tekstkommunikasjon.

Du kan delegere oppgaver til spesifikke arbeidere og kommunisere med dem individuelt. På samme måte kan teammedlemmer samarbeide om oppgaver og kommunisere åpent med alle i løkken av hva som skjer. Den tilbyr også oppgavepåminnelser som får lagkamerater til å overholde tidsfrister.

Fokuser på viktig informasjon med kun tekstkommunikasjon

Å svare på mange arbeidsrelaterte telefonsamtaler spiser opp tiden din mer enn du tror. Du ender opp med å snakke om uproduktive ting lenge etter at budskapet er sendt videre.

Med kommunikasjon kun tekst skriver du kun de viktige detaljene som trengs. Alle får den informasjonen de trenger for å være effektive på jobben. Det er lite eller ingen rom for feilkommunikasjon, siden ordene er tydelig stavet slik at alle kan se.

Fordeler og ulemper ved å bruke kun tekstkommunikasjon på den virtuelle arbeidsplassen

Er kommunikasjonsverktøy kun tekst den rette løsningen for din arbeidsplass? Her er noen fordeler og ulemper å vurdere.

Les Neste

Om forfatteren