Slik deler og beskytter du Google Sheets

Google Sheets er et kraftig verktøy for å samarbeide med kollegene dine. Men hva om du trenger å skjule sensitiv informasjon i en Google Sheet-fil mens du fortsatt gir tilgang til andre brukere?

Heldigvis har Google Sheets robuste delings- og personvernfunksjoner, slik at du kan dele spesifikke ark i filen din uten å kompromittere personvernet til annen informasjon.

Her er hvordan du kan gjøre det.

Slik deler du Google Sheets-filen din

Hvis du planlegger å jobbe med flere brukere, bør du først vite det grunnleggende om å dele Google Sheet-filen din. For å dele den på en sikker måte, må du først lagre filen. Når du har gjort det, følg trinnene nedenfor.

1. Klikk på Del-ikon i øvre høyre hjørne av skjermen.
2. EN Del med mennesker og grupper vinduet vises. Derfra, i Legg til personer og grupper feltet, skriv inn e-postadressen til personene du vil dele filen med.
3. Når du har oppgitt e-postadressene deres, a fall ned menyen vises rett ved siden av e-postfeltet. Velge Redaktør slik at personene du delte filen med kan redigere den.
instagram viewer
4. For ekstra sikkerhet, klikk på Innstillinger-ikon i øvre høyre hjørne av Del-vinduet.
5. Under Del med folk-innstillinger, sørg for å fjerne merket Redaktører kan endre tillatelser og dele, og Seere og kommentatorer kan se muligheten til å laste ned, skrive ut og kopiere.
6. Når du er ferdig, klikker du på tilbake pilikon for å gå tilbake til Del med personer og grupper-vinduet.
7. Under e-postadressefeltet klikker du på Varsle folk kryss av for å sikre at de mottar et varsel i innboksen om filen. Du kan også legge til notater eller instruksjoner for dem i Beskjed felt.
8. Når du er fornøyd med alle innstillingene, klikker du på Sende.

Dette vil tillate brukere å se og redigere Google Regneark-filen. Du bør imidlertid ikke gjøre dette ennå hvis du fortsatt ikke er ferdig med å forberede filen.

I slekt: Slik passordbeskytter og låser du Google Sheets

Tilordne redaktører for individuelle ark

Når du har forberedt individuelle ark for forskjellige brukere, kan du nå låse dem til en tilordnet bruker. På den måten trenger du ikke å bekymre deg for at brukere skal rote inn data for andre mennesker. Det er trinnene for å tildele unike redaktører per ark.

1. Høyreklikk på fanen du vil dele med en bestemt person.
2. Klikk på Beskytt arket.
3. Et sidevindu kalt Beskyttede ark og serier vil åpne.
4. Du kan legge til notater om arket i den valgfrie Skriv inn en beskrivelse felt.
5. Under Ark fanen, sørg for at riktig ark er valgt i rullegardinmenyen.
6. Derfra klikker du videre Angi tillatelser.
7. De Rekkevidderedigeringstillatelser vil dukke opp. Øverst i vinduet klikker du på Begrens hvem som kan redigere dette området radioknapp. På nedtrekksmenyen under det alternativet, velg Tilpasset.
8. Hvis du tidligere har delt filen med andre brukere, kan du fjerne merket for brukerne du ikke vil dele arket med. Ellers kan du legge til nye redaktører i e-postfeltet nær bunnen av vinduet.
9. Etter at du har lagt til alle redaktørene du trenger, klikker du på Ferdig.
10. Når Google har lagret delingspreferansene dine, og du har tildelt en ny editor, vil en "Noen trenger tilgang til filen"vinduet vises.
11. Velg Del med X person: Rediger alternativknapp, og klikk deretter på Dele.

Etter å ha fullført denne prosessen, har du nå delt det spesifikke arket med noen andre.

Nå som du har delt noen av arkene med bestemte personer, vil du kanskje skjule andre ark for alle andre. Disse arkene kan inneholde formler, notater eller andre ting du ikke vil at de skal se. Heldigvis kan du enkelt gjøre det med instruksjonene nedenfor.

1. Høyreklikk fanen du vil skjule.
2. Velge Beskytt arket.
3. I Beskytt ark og serier sidevindu, sørg for at riktig ark er valgt.
4. Klikk på Angi tillatelser.
5. I Rekkevidderedigeringstillatelser vindu, klikk på Begrens hvem som kan redigere dette området radioknapp. Velg deretter i rullegardinmenyen Bare deg.
6. Klikk på Ferdig.
7. Når du er tilbake i Google Sheet-filen, høyreklikker du igjen på fanen du vil skjule.
8. Denne gangen klikker du videre Skjul ark.
9. Arket du vil skjule vil forsvinne fra visningen.
10. Hvis du vil se arket igjen, klikk på hamburgermenyikon (rett ved siden av pluss-ikonet på arkfanelinjen). Du bør se alle de skjulte arkene nedtonet.
11. Klikk på det skjulte arket du vil se.
12. Det skjulte arket vil dukke opp igjen i sin tidligere posisjon i arkfanelinjen. Andre brukere kan imidlertid også se det.
13. For å skjule det igjen, gjenta trinnene ovenfor.

Når det er gjort, kan du nå skjule arkene du ikke vil dele uten å måtte opprette en annen Google Sheets-fil.

I slekt: Gale Google Sheets-formler som er ekstremt nyttige

Fjerning av arkbeskyttelse

Noen ganger vil du kanskje fjerne et arks beskyttelse slik at alle andre brukere kan se det. Hvis det er tilfelle, er disse trinnene du må følge:

1. I menyfelt, klikk på Data> Beskytt ark og serier.
2. I Beskyttede ark og serier sidevindu, bør du se en liste over de beskyttede elementene du har.
3. Klikk på navnet på arket du vil låse opp.
4. Etter å ha klikket på egenskapene for beskyttet ark, velg Søppelikon ved siden av Beskrivelsesfelt.
5. Et vindu vil spørre, Er du sikker på at du vil fjerne dette beskyttede området? Velge Fjerne.
6. Google Sheets vil returnere deg til hovedregnearkvinduet, og det tidligere beskyttede arket er nå tilgjengelig for alle delte brukere.

Deler kun det som er nødvendig

Disse arkbeskyttelsesfunksjonene sikrer at du kan beholde integriteten til dataene dine. På den måten er du sikker på at bare den utpekte brukeren har tilgang til arkene du trenger.

Dette er også en god løsning for å rydde opp i filene dine. Det er fordi du ikke trenger å lage separate filer for å dele med forskjellige brukere, og du kan enkelt koble resultatene fra hvert ark til hovedarket du kan skjule for andre brukere.

Du kan beskytte dataene dine med disse funksjonene fra Google Sheets, alt uten å måtte betale en krone.

De 10 beste Google Sheets Quick Hacks du sannsynligvis ikke visste

Finn ut hvordan du kan ta Google Regneark til neste nivå og legge til bekvemmelighet for ditt profesjonelle eller personlige liv.

Les Neste

Om forfatteren