Fordeler og ulemper ved å bruke kun tekstkommunikasjon på den virtuelle arbeidsplassen

Teksting er trendy i sosiale interaksjoner, og det tar gradvis fart på arbeidsplassen. Virtuelle team driver bort fra telefonsamtaler for å ta i bruk kun tekstkommunikasjon for å forbedre arbeidsflyten deres. Men oppnår de de ønskede resultatene?

Essensen av kommunikasjon blir beseiret hvis meldinger ikke sendes effektivt over. Hvis du skal ta i bruk kun tekstkommunikasjon, må du veie fordeler og ulemper for å vite hva du går inn på.

På slutten av dagen vil du gi teamet ditt all informasjonen de trenger for å trives. Les med mens vi diskuterer dynamikken i kommunikasjon med kun tekst mellom virtuelle team.

Hva er bare tekstkommunikasjon?

Kun tekstkommunikasjon er prosessen med å kommunisere gjennom skrevne ord ved hjelp av en mobilenhet. Det inkluderer SMS, WhatsApp-chatter og e-postkommunikasjon.

Kommuniserer effektivt øker de ansattes motivasjon og engasjement. De blir inspirert til å yte sitt beste for å nå organisatoriske mål. Hvis teksting setter dem i den sinnstilstanden, er det en velkommen utvikling.

Fordeler med kun tekstkommunikasjon på den virtuelle arbeidsplassen

Populariteten til den virtuelle arbeidsplassen har vokst eksponentielt i nyere tid. Organisasjoner dveler ikke ved at teammedlemmer er fysisk tilstede på kontoret, men på deres evne til å få jobben gjort fra hvilket som helst sted.

I tillegg til ulike interne kommunikasjonsverktøy for samarbeid, bruker de kun tekstkommunikasjon for å få mest mulig ut av sine virtuelle team.

Kun tekstkommunikasjon forbedrer arbeidsflyten til eksterne team på følgende måter:

1. Etablere tillit

Tillit på arbeidsplassen er nøkkelen. Det letter teameffektivitet ved å skape et mulig miljø for samarbeid på den virtuelle arbeidsplassen.

Å sende ut en tekst til kolleger viser en viss grad av tillit til deres dømmekraft. Det indikerer også din vilje til å søke hjelp, dele tilbakemeldinger og diskutere problemer med kolleger.

Kun tekstkommunikasjon har en betydelig effekt på teamets ytelse. Det kan betraktes som spikeren som holder samarbeid mellom deg og dine ansatte sammen.

2. Spar kostnader

Globalt søker enkeltpersoner og organisasjoner etter billigere økonomiske alternativer. Å jobbe virtuelt kan være tyngende på grunn av de økonomiske forpliktelsene og mangel på riktig tidsstyring av dine daglige aktiviteter.

Teksting er billig. Når du sender tekstmeldinger ved hjelp av applikasjoner som WhatsApp og SMS for å formidle meldingene dine til kolleger, finner du ut at det er billigere og tar mindre tid.

3. Skap bekvemmelighet

Fleksibel timing er en av de tips for å administrere eksterne team effektivt. Teksting gir deg en slags frihet som å ringe ikke gjør. Den lar deg svare på mottatte meldinger på det mest passende tidspunktet for deg.

Med samtaler er du under press for å svare i sanntid. Du gir kanskje ikke det beste svaret. Teksting gir deg derimot god tid til å lage gjennomtenkte svar på mottatte meldinger.

4. Gi personvern og større tilgjengelighet

Selv om jobb raskt blir en virtuell affære, må du være trygg på personvernet ditt. Kun tekstkommunikasjon sikrer at personvernet ditt ikke krenkes.

Bakgrunnsstøy avbryter betydningen av meldinger. Du hører kanskje ikke den andre personen tydelig eller går glipp av nøkkelpunkter i meldingen deres. Teksting gjør støy eller dårlig lydkvalitet irrelevant for interaksjonen.

En betydelig fordel med teksting er at den er tilgjengelig for personer som er hørselshemmede.

I slekt: De beste interne kommunikasjonsverktøyene for din arbeidsplass

Ulemper med kun tekstkommunikasjon på den virtuelle arbeidsplassen

Kun tekstkommunikasjon er ikke uten noen bekymringer. Når du nyter fordelene diskutert ovenfor, kan du oppleve flere veisperringer underveis. For noen organisasjoner er disse hakene avtalebrytere som gjør kommunikasjon kun med tekst ugunstig. La oss ta en titt.

1. Dårlig kommunikasjon

Personalisering er viktig når du kommuniserer, spesielt med kolleger. Mange digitale verktøy hjelper virtuelle team med å holde kontakten. Noen av disse verktøyene mangler imidlertid personaliseringen av tradisjonelle ansikt-til-ansikt-interaksjoner på arbeidsplassen.

Tekstbasert kommunikasjon mangler kroppsspråk, tone og andre ikke-verbale signaler som du kanskje må stole på for et vellykket prosjekt. Fraværet av disse elementene øker sannsynligheten for feiltolkning.

Noen mennesker er også kjent for å være reservert på bruken av tekstbaserte digitale kanaler på grunn av fotsporene den etterlater. Dette gjør det svært lite sannsynlig for dem å delta i møter eller svare fritt på tekster.

2. Feiltolkning

Når tekstmeldinger sendes, kan mottakerens tolkning av meldingen være forskjellig fra avsenderens hensikt. Meldinger kan lett misforstås eller tas ut av kontekst, siden avsenderen ikke er tilgjengelig for å avklare intensjonen på stedet.

Ved tildeling av oppgaver på den virtuelle arbeidsplassen bør ledere være oppmerksomme på det negative som dukker opp, som misforståelser, antagelser og slutninger som ikke er kjent. Når teammedlemmer føler seg angrepet av meldinger sendt til dem, presser de tilbake på alle måter de kan, og det påvirker den generelle ytelsen.

3. Motvilje mot å iverksette tiltak

Arbeidsmoralen er forskjellig blant teammedlemmer. På en virtuell arbeidsplass der teamledere har begrenset kapasitet til å håndheve instruksjoner, kan det hende at noen ansatte ikke tar kommunikasjon med kun tekst på alvor. Folk kan ignorere tekstmeldingsforespørsler eller forsinke svar i virtuelle omgivelser.

Definer grunnlaget for kommunikasjon mellom teammedlemmene dine. Angi tidsbegrensninger for svar og svar, slik at meldinger ikke blir hengende for lenge.

4. Konflikt i generasjonspreferanse

Bruken av kun tekst som kommunikasjonsmiddel til virtuelle team avslører et gap mellom hvordan generasjoner bruker ulike kommunikasjonsverktøy. Mens den eldre generasjonen kan ha det bra med kommunikasjon ansikt til ansikt, vil Millennials og Gen Zs heller motta eller sende en tekstmelding. Forskjellen i preferanse kan hindre arbeidsflyten.

Hold din kommunikasjon med kun tekst enkel

Mange problemer med virtuelle arbeidsplasser stammer fra kommunikasjonshindringer på grunn av team som jobber på separate steder. Dette fører til lavere grad av tillit og høyere grad av konflikt enn ansatte som jobber sammen.

Som leder må du være årvåken med å vurdere teammedlemmenes arbeid og gi løpende tilbakemelding for å løse problemer. En fin måte å gjøre dette på er å mestre evnen til å kommunisere så enkelt som mulig. Ikke la rom for misforståelser eller antagelser når du sender tekstmeldinger. Si det tydeligst, så hvem som helst kan få beskjeden uten å plage hjernen.

7 tips og verktøy for å kommunisere med kunder og team i sanntid

Enten du er fulltidsansatt eller frilanser, hjelper det deg å opprettholde en balanse mellom arbeid og privatliv å vite hvordan du kommuniserer arbeidsrelaterte saker. Finne ut mer!

Les Neste

Om forfatteren