Hvordan skrive et profesjonelt svar på e-post utenfor kontoret

Når det gjelder e-post, kan det være utfordrende å etablere faglige grenser. Tross alt antar mange selskaper at så lenge du har internett, står du fritt til å svare på alle meldinger.

Selv om det var en gang det var forventet at fagfolk alltid var på vakt, endrer tidene seg sakte. I disse dager blir det stadig mer vanlig at folk er offline på fridagene, og det med god grunn.

Hvis du skal på ferie, ta deg fri for fornuften, eller trenger å være borte fra kontoret av andre grunner, her er noen tips om hvordan du skriver et profesjonelt svar på e-post.

1. Fjern emneoverskrift for ikke-tilstedeværende

En av de enkleste måtene å fortelle folk at du er fraværende, er å endre emneoverskriften for e-postsvar. I stedet for bare å skrive "Ikke-av-kontoret", kan du også inkludere typen permisjon du tar, hvis du er komfortabel med å dele den.

Her er noen eksempler på emneoverskrifter for ikke-på-kontoret:

• Ute av kontoret – Feriepermisjon (25. desember – 4. januar)
• [Ikke-av-kontoret] Medisinsk permisjon
instagram viewer
• Ute av kontoret | Pappapermisjon
• *Ikke-til-kontor* Akuttpermisjon
• Ute av kontoret (sørgepermisjon)
• Ute av kontoret | Fødselspermisjon
• Ute av kontoret ~ Feltarbeid
• [Ikke-på-kontoret] Feriepermisjon (juledag)
• Ute av kontor – Sykefravær
• Ute av kontoret – gifte seg!

2. Nevn hva slags permisjon du tar

For noen mennesker er det vanlig å anta at enhver e-post som ikke er på kontoret er for fritidsformål. Det er imidlertid ikke alltid tilfellet for alle.

Noen bruker også e-postmeldinger som ikke er på kontoret når de jobber, men får ikke tilgang til e-posten deres hele dagen. For eksempel kan salgsrepresentanter eller de som gjennomgår feltarbeid måtte reise til områder uten internettforbindelse.

I tillegg er det også mulig at du tar fri for personlige forhold som sykehusbesøk, begravelser eller for å bli frisk etter sykdom. Med dette kan det være vanskelig å svare på "Jeg håper du har hatt en fin ferie."

I slekt: Måter å gjøre ferier morsommere ved å bruke teknologi

For å unngå dette, kan du legge inn detaljene om permisjonen din i brødteksten i e-posten din i stedet. Du trenger ikke å være ærlig om situasjonen din hvis den gjør deg ukomfortabel, men å være sannferdig med sjefen, lagkameratene eller klientene kan bidra til å bygge empati.

For eksempel, hvis du var i en bilulykke og trenger litt tid på å komme deg etter skadene dine, la kontaktene dine vet hjelper dem med å administrere forventningene deres om din forsinkede produksjon og forventet komme tilbake.

3. Unngå unødvendige unnskyldninger

For mange arbeidsnarkomane er det vanlig å ta med unnskyldninger i e-poster som ikke er på kontoret, for eksempel "Beklager at jeg ikke kan svare med en gang!" Det er imidlertid viktig å forstå at du ikke trenger å be om unnskyldning for å ta fri fra jobben, spesielt hvis det er for godt Årsaken.

I stedet for å si unnskyld, her er noen begreper du kan bruke i stedet:

• "Takk for at du tok kontakt!"
• "Takk for emailen."
• "Denne e-posten er mottatt."

I stedet for å be om unnskyldning, kan du høflig erkjenne at meldingen deres er offisielt mottatt. Med dette kan du velge språk som fokuserer på å takke dem for deres tid og innsats.

4. Ikke garanter en svardato

For mange mennesker kan det være overveldende å se en enorm etterslep av e-poster når de kommer tilbake til kontoret etter et langt fravær. Faktisk kan angsten til og med dobles når du bruker setninger som "Jeg svarer så snart jeg kommer tilbake til kontoret."

Ikke bare kan dette legge til mye unødvendig press for å garantere et svar på den første dagen du returnerer, men det setter også feil forventninger til folk som prøver å komme i kontakt med deg.

I slekt: Tips for å få folk til å åpne og lese e-postene dine

Selv om det er riktig å bekrefte mottak av en e-post, er det ikke nødvendig å garantere et svar på den med en gang. For å unngå å forplikte deg når du er tilgjengelig for å svare, er det best å holde seg til et bredt svar eller en generell rekkevidde i stedet.

Her er noen eksempler på setninger du kan bruke:

• Jeg svarer når jeg er ledig etter ferien.
• Forvent svar fra meg innen utgangen av _______.
• Hvis det ikke haster, vennligst forvent svar innen ________.

Husk at hvis en e-post er kritisk, vil folk enten gjøre en innsats for å ringe eller følge deg opp etter en stund. Med dette er det viktig å legge buffere for ikke å la folk håpe på et raskt svar.

For noen roller er det vanlig å ha reservekontakter for å ta på seg belastningen når du er borte. Men før du tildeler en sjef, kollega eller teammedlem å ta på seg byrden når du ikke er tilgjengelig, er det viktig å få samtykke.

Med mange mennesker som allerede er overveldet av sitt eget arbeid, kan det være stressende å ta på seg andres ansvar, selv om det bare er for en kort periode. I tillegg er de kanskje ikke komfortable med å gi klienter eller kunder tilgang til bestemte e-postadresser eller personlige telefonnumre.

Av denne grunn, før du legger til noens kontaktdetaljer i e-posten din fra ikke-til-kontoret, sørg for at du spør dem om det er greit at du gjør det og hvilke detaljer de er komfortable med å bli delt.

6. Opprett forskjellige e-poster utenfor kontoret for interne eller eksterne parter

Avhengig av hvem som mottar e-posten, kan mengden informasjon du kan være villig til å dele i ditt ikke-tilstedeværende e-postsvar variere. Tross alt må du fortsatt ta forholdsregler for personvern, spesielt når du er på ferie.

For eksempel, mens du føler deg komfortabel med å dele hvor du reiser til med kontorkameratene dine, vil du kanskje ikke gjøre det med tilfeldige personer.

Ved å bruke e-postbehandlingssystemer kan du angi et annet fraværssvar avhengig av hvem som skal motta det. Med dette kan du gi personene riktig mengde kontekst om din ikke-på-kontor-situasjon.

Skap bedre arbeidsgrenser med svar utenom kontoret

I en verden der det forventes at vi alltid er tilgjengelige, kan en ikke-tilstedeværende e-post som viser grenser utgjøre en forskjell. Ved å være fast med din personlige fri, kan du lære menneskene rundt deg verdien av ditt personlige liv også.

I tillegg, ved å be andre om å vise respekt for tiden din, kan du også oppmuntre andre til å gjøre det samme. Selv om dette ikke høres ut som en så stor sak, kan det bety alt for team når sunne standarder settes på kontoret.

Hvordan skrive en fraværsmelding på LinkedIn

Vil du fortelle LinkedIn-nettverket ditt at du er borte fra kontoret? Slik skriver du en ikke-tilstedeværende melding på LinkedIn.

Les Neste

Om forfatteren