For mange regneark? Bli organisert med disse tipsene

Regneark er et fantastisk verktøy for å hjelpe deg med å organisere data og spore ulike former for informasjon på arbeidsplassen, spesielt ved bruk av formler og rapportering. Imidlertid kan overforbruk av regneark være ineffektivt og skade produktiviteten din.

De er bra for noen ting, men ikke nødvendigvis for andre. Enten du har fått fjell av regneark pålagt deg fra jobben din, eller du bare elsker et godt dataark, kan det være på tide å se på måter å administrere dem på.

1. Bekreft overforbruk av regneark

Du er enten her fordi du er lei av arbeidsplassens insistering på å bruke regneark til alt, eller du liker å jobbe med data, og du lurer på om dette gjelder deg. I virkeligheten er det god praksis å reflektere over hvordan du bruker programvare som Microsoft Excel og Google Sheets, slik at du kan få mest mulig ut av arbeidet ditt.

Det er nyttig å telle hvor mange regneark du bruker på daglig eller ukentlig basis. Hvis dette tallet overstiger seks, kan du ta det som et tegn på at du kanskje jobber i en ulempe, og kan forårsake problemer, for eksempel:

• Vanskeligheter med tidsstyring.
• Ineffektivitet med prosesser.
• Dårlig organisering av informasjon.
• Bedriftsomfattende kommunikasjonsbarrierer.

I slekt: Google Sheets-formateringstips for å lage profesjonelt utseende regneark

Å identifisere i hvilken grad regneark brukes til å informere arbeidet ditt, kan åpne opp for nye, mer produktive måter å jobbe på. La oss se på noen måter du kan håndtere dette overforbruket på, og få bedre resultater på lang sikt.

2. Strømlinjeform data ved å slå sammen og redesigne regneark

Ofte er grunnen til å ha for mange regneark at de ikke blir brukt intuitivt. Du vil vite at dette skjer hvis du må bruke to separate ark for en enkelt oppgave; for eksempel har du en for årlig permisjon, og en for skiftdekning.

I dette spesielle tilfellet kan du enkelt kombinere dem til ett, altomfattende regneark. Du kan gjøre dette ved å dele dem inn i forskjellige faner.

Alternativt kan du inkludere begge som tabeller på ett ark, og følge disse trinnene for å automatisk oppdatere skiftgaptabellen med data fra den årlige permisjonen:

1. I den andre tabellen, der du vil registrere skifthull, skriver du inn formelen =HVIS(Velg celle, "GAP", "FULL")
2. Hvor formelen ovenfor sier Velg Celle, skriv inn cellenummeret som inneholder årlige feriedatoer, for eksempel B2.
3. Når du legger inn en dato i den valgte cellen, vil dette automatisk fylle ut ordet "GAP" der du skriver inn formelen.
4. Hvis det ikke er noen dato, vil det automatisk fylle ut ordet "FULL" der du skriver inn formelen.

Denne formelen kan brukes til hva som helst, uavhengig av celleverdien, og kan være en nyttig måte å administrere lignende deler av informasjon mellom tabeller.

I slekt: Hvordan koble Excel-data til PowerPoint-presentasjonen din

Ved å kombinere ark og databiter på ett sted reduserer du antallet filer som kreves for spesifikke oppgaver, og lar deg organisere arbeidet ditt mer effektivt. Sjekk listen over regneark for å se om noen av dem kan kombineres, for å holde arbeidet klart og enkelt å følge.

Noen ganger er det ikke mulig å slå sammen regneark, fordi dataene ikke direkte korrelerer. Det kan imidlertid hende du fortsatt må ha tilgang til flere ark for mer komplekse prosesser, som involverer mer enn én oppgave.

I disse tilfellene kan det være verdt å legge til hyperkoblinger i regnearket ditt for å gi deg rask tilgang til et annet. Dette fungerer også som en nyttig påminnelse om hele prosessen. Hvis du for eksempel legger inn data om klienter, kan du inkludere en hyperkobling til et tilbakemeldingsark for klienter.

I slekt: Typer Excel-diagrammer og -grafer og når du skal bruke dem

Dette kan enkelt gjøres i Excel og Google Sheets ved å trykke samtidig CTRL + K på tastaturet ditt. Dette vil bringe opp en Hyperkobling vindu, hvor du kan Søk for filen, og Navn teksten du vil skal vises i cellen.

Du kan til og med opprette en fane som inneholder hyperkoblinger til alle de andre regnearkene dine, med informasjon om når du skal bruke dem. Dette er en god idé hvis du vil sikre at du og kollegene dine alle er på samme side og jobber fra de samme filene, i stedet for utdaterte.

4. Vurder alternativ programvare

Regneark kan bare gjøre så mye, og hvis du lider av overforbruk, kan det bare være fordi du trenger en dedikert programvare for å håndtere arbeidsmengden. For eksempel, trenger du virkelig et årlig ferieregneark hvis dette spores for deg i et HR-system?

Ofte, når en virksomhet utvides, vokser den ut av regneark og begynner å kreve programvare for å håndtere massene av informasjon. Asana er en fantastisk applikasjon for prosjektledelse, og det er nok av alternativer for prosjektledelsesprogramvare som kan håndtere de manuelle arbeidsflytene for deg.

I stedet for å slite med å holde tritt med selskapets stadig økende krav, se på andre måter å lagre og administrere informasjon på. Det vil spare deg og kollegene dine for tid, og automatisere mange oppgaver som vanligvis krever ekstra tilsyn.

I slekt: Asana vs. Jira: Hvilken er best på smidig metodikk?

5. Se gjennom prosessene dine og fjern duplisering

Overbruk av regneark kan oppstå som et resultat av forsøk på å bli organisert, men dette kan noen ganger gå for langt. I disse scenariene kan du faktisk ende opp med å mikrostyre deg selv, eller kollegene dine, mens det i virkeligheten tar tid unna viktige oppgaver.

Å holde oversikt over informasjon på jobben er avgjørende for jevn løping, men noen ganger kan du ende opp med å prøve å spore for mange unødvendige ting. Reflekter over dine nåværende prosesser og vurder om du virkelig trenger et regneark for dem.

På samme måte skaper bruk av et regneark for å registrere data som allerede er lagret andre steder unødvendig dobbeltarbeid, og er svært ineffektivt. Legg bort de tilsvarende regnearkene og arbeid fra kilden.

Regneark kan virke mot deg

Med tipsene ovenfor har du mange måter å tømme regnearkmappen på og begynne å jobbe mer effektivt. Følg instinktene dine med hensyn til hvilke arbeidsstykker som fortjener dedikerte data, og hvilke som kan administreres annerledes.

Hvis du fortsatt ikke er sikker, følg nøye med hvordan du jobber de neste ukene. Du kan begynne å legge merke til hvor ting kan strømlinjeformes, og du kan skape et mer tidseffektivt og organisert digitalt rom.

De 8 beste måtene å bruke Google Workspace-apper for prosjektledelse

Google Workspace-apper kan dekke de fleste behovene dine for prosjektledelse. Her er noen av de beste måtene å bruke dem på.

Les Neste

Om forfatteren