Hva er e-postsikkerhetspolicy og hvordan fungerer det?

Når sendte du en e-post sist? Det var nok i dag. Akkurat som deg, sender mange mennesker rundt om i verden e-poster daglig.

E-post har vært en del av livene våre i lengste tid. Siden det nesten er umulig å klare seg uten dem, må du sikre deg med en effektiv e-postsikkerhetspolicy.

Du vil ikke at e-postene dine skal komme i feil hender, gjør du? Implementering av en e-postsikkerhetspolicy bidrar til å holde dem tryggere.

Hva er e-postsikkerhetspolicy?

En e-postsikkerhetspolicy er en serie prosedyrer som styrer bruken av e-poster i et nettverk eller en bedrift. Den beskriver hvordan en kategori brukere samhandler med meldinger som sendes og mottas via e-post.

Holder e-postene dine organisert og sikker øker produktiviteten din. Målet med en e-postsikkerhetspolicy er å sikre meldinger mot uautorisert tilgang.

Hvem prøver kanskje å få tilgang til e-postene uten tillatelse, kan man spørre seg? Nettkriminelle – de er veldig interessert i de konfidensielle meldingene du sender i og utenfor organisasjonen din. Og det er fordi de vet at slik informasjon er verdifull. Hvis de får tak i det, kan de bruke det til en rekke ondsinnede aktiviteter for å berike seg selv.

Hvordan fungerer retningslinjer for e-postsikkerhet?

Standardsikkerhetsstyrken til e-post er ikke så sterk. Meldinger sendt via e-post er i det offentlige rom. Derfor kan de lett nås av alle med gjennomsnittlige hackingferdigheter. Å lage en e-postsikkerhetspolicy er en av de grunnleggende tingene du kan gjøre for å avverge angripere.

Å tro at du eller organisasjonen din ikke kan bli offer for et e-postbrudd er en falsk premiss. Så lenge du bruker e-post, kan du bli målrettet.

Din motvilje mot å implementere en e-postsikkerhetspolicy kan bare holde vann hvis e-postene du sender er meningsløse. Men det er neppe tilfelle hvis du driver en anstendig virksomhet.

For at en e-postsikkerhetspolicy skal være effektiv, må den inneholde følgende elementer:

1. Omfanget og formålet med politikken.
2. Informasjon om eierskapet til innholdet i e-postene.
3. Personvernhensyn og forventninger til partene som bruker e-posten.
4. E-postbrukernes ansvar.
5. Retningslinjer for bruk av organisasjonens e-postkontoer.
6. Tips for å oppdage og unngå trusler mot e-postsikkerhet.
7. Spesifikke handlinger som må utføres ved mistanke om brudd på e-postsikkerheten.

Tilgjengelighet er nøkkelen i en vellykket implementering av policyen. Teammedlemmer kan bare være oppdatert med informasjonen i policyen hvis de har tilgang til dokumentet.

I stedet for å lagre dokumentet på en fysisk enhet, er det tilrådelig å bruke et arbeidsflytverktøy med skylagring og ekstern tilgang. På den måten kan autoriserte teammedlemmer få tilgang til policyen fra hvor som helst og når som helst.

Opplæring er et annet viktig element for vellykket implementering av en e-postsikkerhetspolicy. Noen brukere kan være motvillige til å følge retningslinjene, spesielt hvis de ikke har brukt noe lignende tidligere. Det er opp til deg å sørge for riktig opplæring for å få dem til å forstå hvordan bruk av policyen er til alles beste.

Hvordan bygge en effektiv e-postsikkerhetspolicy

En e-postsikkerhetspolicy er ikke én størrelse som passer alle fordi ingen organisasjoner er like. Men cybertruslene som setter bruken av e-post i fare har lignende effekter på organisasjoner uavhengig av tilbud og størrelser. De er vanlige egenskaper som bør vurderes når du bygger en standard policy.

Her er noen praktiske tips for å bygge en e-postsikkerhetspolicy som fungerer.

1. Vedta en mal

Å lage en e-postsikkerhetspolicy fra bunnen av er ikke en dårlig idé, men du kan spare deg selv for litt tid ved å ta i bruk en eksisterende mal. Dette er nødvendig, spesielt hvis du ikke er kjent med innholdet i retningslinjene.

I stedet for å lage irrelevant informasjon, har du viktig informasjon for å lage en policy som fungerer.

2. Endre malen

Å ta i bruk en eksisterende mal betyr ikke at du skal bruke den slik den er. Malen skal gi deg en idé om hvordan politikken ser ut.

I stedet for å ta alt som finnes i malkroklinjen og søkken, juster den for å passe de unike behovene til virksomheten din.

Til slutt vil du ha et originalt dokument som er skreddersydd for organisasjonen din.

3. Identifiser vilkårene for brukerengasjement

Brukere av e-posten din kan delta i vilkårlige aktiviteter hvis de ikke er klar over at slike aktiviteter er forbudt. Det er ditt ansvar å uttrykkelig angi hvordan de skal bruke e-posten din.

Identifiser usunn e-postpraksis som kan utsette nettverket ditt for nettangrep og advare mot å involvere seg i slike aktiviteter.

Din e-postsikkerhetspolicy er ufullstendig uten å implementere et verktøy som forbedrer sikkerheten til e-postene dine.

Manuell beskyttelse av e-posten din mot cybertrusler er utilstrekkelig, spesielt siden cyberkriminelle bruker avansert teknologi for sine angrep. Match energien deres med verktøy som sandkasser, spamfiltre og programvare for forebygging av skadelig programvare. Et effektivt spamfilter hindrer deg i å se ondsinnede e-poster.

5. Håndheve erkjennelse av brukerpolicy

Den vellykkede implementeringen av retningslinjene begynner med brukernes vilje til å følge den. Endring kommer med litt motstand. Teammedlemmer som ikke er kjent med en e-postsikkerhetspolicy kan bestemme seg for å overse den.

Få brukerne til å forplikte seg til å bruke retningslinjene ved å legge til signaturene deres som en form for bekreftelse. På den måten har du bevis på deres samtykke til å bruke den i tilfelle de ikke gjør det.

6. Tren brukere

Det kan hende at brukere av e-posten din ikke forstår noe informasjon i retningslinjene. Å forlate dem i en tilstand av forvirring er risikabelt, da de kan ta upassende handlinger som vil sette nettverket ditt i fare.

Sørg for at alle forstår policyen ved å gjennomføre opplæring. Skap rom for at de kan stille spørsmål om gråsoner, slik at alle er oppdatert på hva de skal gjøre og ikke gjøre.

7. Utvikle en hendelsesplan

Selv med all opplæring i hvordan du implementerer en e-postsikkerhetspolicy effektivt, kan ting fortsatt gå galt.

Utvikle en responsplan for hendelser i tilfelle av et sikkerhetsbrudd. Retningslinjene dine bør inneholde hva brukere bør gjøre når de mistenker ondsinnet aktivitet eller angrep. Å ta de riktige handlingene kan dempe effekten av et nettangrep.

Dyrk sunn cyberkultur med e-postsikkerhetspolicy

Direktemeldinger kan være trendy i kommunikasjon med venner og familie. Men når det kommer til jobb og bedrift, er god gammel e-post fortsatt relevant. Det hjelper organisasjoner til å opprettholde en følelse av orden og formalitet.

Du kan kanskje ikke stoppe angripere fra å målrette mot e-postene dine, men du kan oppheve angrepene deres med en effektiv e-postsikkerhetspolicy.

Når alle som bruker e-posten din forstår hvordan de skal holde informasjonen trygg, vil ikke nettkriminelle ha noen mulighet til å slå til. Det er bare et spørsmål om tid før de gir opp å prøve å trenge inn i nettverket ditt og går videre til neste.

Hvordan skrive en effektiv e-post raskt (4 AI-verktøy du kan bruke)

Sliter du med å skrive e-poster for å få ting gjort? Her er noen tips om hvordan du skriver bedre e-poster raskere, sammen med noen verktøy du kan bruke.

Les Neste

Om forfatteren