De 10 beste måtene for Office-administratorer å få mest mulig ut av Google Workspace

En administrativ fagperson må håndtere store arbeidsmengder og krevende tidsplaner. De riktige appene kan imidlertid hjelpe dem med å automatisere oppgavene og gjøre prosessene sømløse.

Hvis du bruker Google Workspace i organisasjonen din, kan du bruke verktøyene til å utføre felles ansvar. Les videre for å finne ut hvordan administratorer kan bruke Google Workspace.

1. Planlegg og organiser teamarrangementer

Før du organiserer reiser for kolleger, kan det være lurt å vite deres hotell- og flypreferanser. Bruk Google Forms for å lage en spørreundersøkelse om fly- og hotellvalg før du tar den endelige avgjørelsen.

I slekt: Google Forms vs. Microsoft Forms: Hvilken bør du bruke?

Mens de administrerer hendelser på turer for et team, kan administratorer opprette en gruppe-e-postliste i Gmail ved å inkludere alle som deltar i den hendelsen. Det vil spare dem fra å sende individuelle e-poster til hver deltaker. Send én e-post til gruppen og alle medlemmene vil få viktige oppdateringer.

Mange administratorer må jobbe som assistenter for lederen. Enten du trenger å bruke denne hatten for en begrenset eller ubestemt tid, bør du gjøre det med fullstendig dedikasjon.

Ved hjelp av Google Workspace-verktøy som Gmail, Kontakter og Kalender kan du sømløst korrespondere på vegne av dem. Alt du trenger å gjøre er å ha tilgang til deres Google Workspace-konto på datamaskinen din. Eller du kan koble e-postkontoen deres til Gmail ved hjelp av IMAP.

3. Organiser korrespondanse med filtrert innboks

Det kan være stressende å få hundrevis av e-poster i innboksen din hver dag. Men ved å organisere innboksen din kan du holde ting sortert. Når du har Gmail som en del av Google Workspace, trenger du ikke bruke noen annen e-postklient.

Gmail lar deg lage etiketter for forskjellige avsendere, slik at de innkommende e-postene går til separate mapper. Du kan også få Gmail til å stjernemerke, videresende eller slette en bestemt e-post for å holde innboksen fri for unødvendige e-poster.

4. Administrer e-poster enkelt med maler og signatur

Å skrive de samme e-postmeldingene gjentatte ganger kan være kjedelig og irriterende. Du kan lage maler for de mest brukte meldingene i Gmail. Den lar deg lage opptil 50 maler for hver konto, slik at du kan spare verdifull tid.

Du kan også bruke denne malfunksjonen til å lagre flere signaturer. Når du skriver en e-post, velg riktig mal med passende signatur i henhold til hvem du representerer.

5. Kommuniser umiddelbart med Google Chat

Enten du trenger å komme i kontakt med sjefen din uten å forstyrre dem med telefonsamtaler eller ønsker å snakke raskt med en ansatt, er øyeblikkelig chat det beste alternativet. Med Google Chat kan du spørre dem om hva som helst, og de kan svare deg umiddelbart.

Selv om folk kanskje ikke alltid kan svare på en telefon, kan de sjekke ut spørsmålene du stilte på chatten. Hvis de er opptatt, kan de komme tilbake til deg på passende tidspunkt.

6. Lag gjøremålsliste og bli varslet

Det er obligatorisk å lage en oppgaveliste for viktige oppgaver hvis du ikke vil glemme dem. Med Google Workspace er det ikke nødvendig å bruke en separat oppgaveliste-app. Ved å bruke Google Keep kan du lage en liste over oppgaver de vil gjøre. De kan bruke dette nettbaserte verktøyet under møter for å ta notater.

I slekt: Hvordan organisere gjøremålslistene dine ved hjelp av handlingspunkter

Senere kan administratorer også dele Keep-dokumentet med andre relevante parter. De kan bruke Google Kalender og legge til oppgaver som hendelser for å få oppgavepåminnelser. Dessuten lar denne appen deg tilpasse tiden for påminnelser for hver oppgave eller hendelse.

7. Koordinere anleggsforespørsler

Som kontoradministrator er det ofte vanskelig å holde styr på alle fasilitetsforespørsler de ansatte kommer med. Ved å bruke Google Forms kan du samle alle forespørslene på ett sted. Lag et skjema for serviceforespørsler som vedlikehold og catering.

Del den med alle ansatte, og når noen fyller den, får du et e-postvarsel og adresse så raskt. Du kan gi tilgang til skjemadataene til andre administratorer slik at flere personer kan se på forespørslene når det passer dem.

Administratorer kan administrere forespørslene og holde styr på de fullførte og ventende forespørslene ved hjelp av Google Regneark.

8. 24/7 tilgang til filer fra hvor som helst

Som kontoradministrator kan plikten din ikke være begrenset til en fast arbeidstid. Organisasjonen din vil kanskje at du skal få tilgang til eller dele en bestemt fil umiddelbart, selv utenom kontortid. Derfor kan du ikke stole på personlige datamaskiner for å lagre viktige kontordokumenter.

Bruk Google Disk til å lagre filene og dokumentene, slik at du kan få tilgang til dem når som helst og hvor som helst. Den lar deg også dele dokumentene med kollegene dine.

Enten du kommer for sent på kontoret eller trenger å koordinere med administratorer som jobber i et annet skift, vil bruk av Delt disk for lagkamerater sikre sikker og enkel tilgang.

9. Øyeblikkelig fildeling og samarbeid

Vil du dele dokumenter umiddelbart? Lag et dokument og regneark på Google Workspace og del dem umiddelbart med så mange personer du vil. Du kan tildele roller mens du deler for å sikre sikkerheten og integriteten til filen.

Apper som Google Dokumenter og Google Sheets lar deg også kommunisere direkte fra dokumentet. Hvis du vil at flere administratorer skal jobbe med en fil i sanntid, kan ingenting være bedre enn Docs, Sheets og Slides-appene til Google Workspace.

Disse appene støtter samarbeid og viser hvilket teammedlem som har gjort endringer i et dokument.

10. Koordinere tilgjengelighet for møter og opplæring

Å koordinere tilgjengeligheten av ansatte til opplæringssamlinger og møter burde ikke lenger være et problem. Google Workspace-verktøyet Kalender lar deg finne ut når alle er tilgjengelige og planlegge møter.

Administratorer kan til og med lage separate kalendere for arrangementer, møter, trening, ferier for lagene. Dermed kan ansatte også justere sine personlige timeplaner i henhold til hendelsene som står oppført i kalenderen.

Google Workspace for Office-administratorer

Ansvaret til en kontoradministrator er å koordinere og overvåke alt som skjer i organisasjonen. Mens arbeidsmengden ofte kan ta en toll, kan bruk av de riktige appene gjøre oppgavene enklere for administratorene.

Bedrifter som allerede bruker Google Workspace trenger ikke tilleggsverktøy for å utføre de fleste administrative oppgaver. Nå som du vet hvordan du bruker Google Workspace-verktøy, kan du administrere teamene, selv om de jobber fra eksterne steder.

De 10 beste tipsene for å effektivt administrere et eksternt team

Synes du det er vanskelig å administrere et team som jobber eksternt? Prøv disse beste tipsene for organisert ekstern teamadministrasjon.

Les Neste

Om forfatteren