Hvordan overvinne overbelastning av samarbeid på arbeidsplassen din

Når et nytt prosjekt dukker opp, er det ofte slik at teamet ditt kommer sammen for å diskutere hvordan man best takler det. Hvis det gjøres på riktig måte, kan det gjøre underverker for resultatet.

Men mens du prøver så godt du kan å høste fruktene av denne typen teamarbeid, kan du utilsiktet overbegå deg selv og skape et problem som kalles "samarbeidsoverbelastning."

I denne artikkelen vil vi diskutere tips og verktøy du kan bruke for å unngå overbelastning av samarbeid.

Hva er overbelastning av samarbeid?

Samarbeidsoverbelastning oppstår når folk engasjerer seg så ofte med kolleger at det hindrer produktiviteten og påvirker ansattes trivsel negativt.

Det kan være forårsaket av flere faktorer, som for mange unødvendige møter, overdreven e-post, tilgang til flere digitale verktøy, for mange mennesker som jobber med samme prosjekt samtidig, eller er tilgjengelige til enhver tid for å svare på kollegers forespørsler.

Når dette skjer, kan teammedlemmer bli overveldet og fastlåst med kommunikasjons- og beslutningsoppgaver.

Dette resulterer vanligvis i redusert arbeidseffektivitet og produktivitet. I noen tilfeller blir alle disse samarbeidsoppgavene distraksjoner som hindrer individer i å gjøre arbeidet de må fullføre selv.

Til slutt blir grensene mellom jobb og privatliv uklare, da ansatte blir tvunget til å ta med seg uferdig arbeid hjem, noe som fører til utbrenthet.

Feil verktøy kan føre til forvirring, frustrasjon og overbelastning av samarbeid. Omvendt kan de riktige verktøyene gjøre teamet ditt mer effektivt og produktivt.

Det første trinnet for å overvinne overbelastning av samarbeid er å velge de riktige verktøyene for jobben. Ikke alle digitale løsninger er skapt like, og noen egner seg bedre for spesifikke oppgaver enn andre.

For eksempel er det mange grunner til å bruke samarbeidsverktøy i stedet for e-post, inkludert å spare tid, nyte bedre tilgang til informasjon og forbedre produktiviteten, bare for å nevne noen.

Når det er sagt, når du velger samarbeidsverktøy for teamet ditt, sørg for å velge brukervennlige verktøy for enkel bruk og de som lar integrasjon med andre apper fungere sammen sømløst.

For eksempel et teamchatverktøy som Slakk kan være flott for intern kommunikasjon blant kolleger, mens et oppgavestyringsverktøy som Asana kan hjelpe deg med å holde styr på hvem som gjør hva og når. Begge programvareløsningene kobles sømløst sammen, slik at du kan unngå kontekstbytte og forbedre teamproduktiviteten og samarbeid.

2. Lag en tydelig arbeidsflyt

Det er viktig å lage en enkel arbeidsflyt for å unngå at for mange jobber med samme prosjekt. En veldefinert prosess kan forhindre forvirring og sikre at alle kjenner sin rolle og forventninger. Dette gjør også ansatte i stand til bedre å administrere tiden sin utenfor jobben.

Asana er utmerket for denne jobben. Du kan enkelt lage oppgaver fra grunnen av og tilordne dem til teammedlemmene dine, eller du kan utnytte en av de mange maler.

For eksempel, hvis teamet ditt ofte håndterer kundestøttehenvendelser, utvikle en mal for å håndtere disse slik at alle følger samme prosess hver gang. Dette vil bidra til å redusere beslutningstrøtthet og forbedre kvaliteten på det endelige resultatet. I tillegg kan du bruke sjekklister for å hjelpe teammedlemmer med å holde seg på rett spor og organisert, noe som vil minimere sjansene for at oppgaver blir glemt.

En tydelig arbeidsflyt og veldefinerte roller er avgjørende for å unngå overbelastning av samarbeid. Med de riktige verktøyene og en forståelse av hvordan du best kan bruke dem, kan du holde teamet ditt i arbeid produktivt sammen uten å føle deg overveldet.

3. Opprett et sentralt datalager

En praktisk måte å overvinne overbelastning av samarbeid er ved sette opp en intern wiki å sentralisere alle filene og informasjonen. Dette vil gjøre det lettere for enkeltpersoner å få tilgang til alt de trenger på ett sted, uten distrahere andre kolleger hver gang eller gå gjennom flere plattformer for å finne hva de er ser etter.

Du kan gjøre dette ved å bruke et verktøy som Tettra. Dette verktøyet lar deg opprette, få tilgang til og dele sider med teamet ditt raskt og enkelt. Den lar også flere brukere få tilgang til og legge til informasjon samtidig og har en robust søkefunksjon for å finne det du leter etter.

Ved å ha all relevant informasjon på ett sted, kan teammedlemmer enkelt finne det de trenger uten å søke gjennom flere e-poster. Dessuten integreres den med Slack-arbeidsområdet ditt, slik at du alltid har den mest oppdaterte informasjonen for hånden.

4. Dra nytte av asynkron kommunikasjon

Asynkron kommunikasjon er en fin måte å forbedre produktiviteten på og redusere overbelastning av samarbeid. For eksempel, i stedet for å be noen om et øyeblikkelig svar på e-post eller direktemelding når du bare trenger svaret på et senere tidspunkt, send dem en tekstmelding og be dem svare når de har tid.

Denne typen kommunikasjon kan være fordelaktig hvis din kollegas arbeidstid ikke stemmer overens med din, for eksempel ved å jobbe eksternt i forskjellige tidssoner. Dette vil tillate begge parter å få arbeidet sitt gjort uten å konstant avbryte hverandre når ingen trenger en umiddelbar respons.

Ved å dra nytte av asynkron kommunikasjon kan du spare deg selv fra å motta endeløse meldingsvarsler hver dag, samtidig som du opprettholder produktive teaminteraksjoner hele veien. Du kan ta det videre utnytte stille møter for mer engasjerende samarbeid.

5. Anerkjenne effektivt samarbeid

Selv om du kan bruke teknikkene ovenfor for å unngå overbelastning av samarbeid, er det viktig å gjenkjenne effektivt teamarbeid for å oppmuntre og motivere ansatte til å fortsette å jobbe produktivt sammen.

Du kan enkelt gjøre dette med verktøy som Bonusly som lar ledere gjenkjenne ansatte når de går utover sammen på en gitt oppgave. Integrerer bonus med Slack, noe som tillater hyppig og rettidig gjenkjennelse.

Effektivt samarbeid er innen rekkevidde

Samarbeid kan være en levedyktig løsning i mange tilfeller, men en overavhengighet av det kan være problematisk. Overbelastning av samarbeid kan være en reell utfordring på arbeidsplassen.

Med disse tipsene for hånden kan du imidlertid gjøre unna unødvendige distraksjoner samtidig som du oppmuntrer til produktive interaksjoner på arbeidsplassen. Ved å gjenkjenne tegnene på overbelastning av samarbeid og ta skritt for å håndtere dem, kan du holde teamet ditt i harmoni med å jobbe sammen mot felles mål.

De 6 beste gratis online samarbeidsverktøyene for å jobbe hjemmefra

Online samarbeid med kunder og team kan være komplisert. Bruk disse pålitelige gratisverktøyene når du jobber hjemmefra.

Les Neste

Om forfatteren