Trenger du hjelp til å organisere e-posten din på Mac? Prøv å lage en smart postboks

E-post er fortsatt den beste kommunikasjonsformen for forretnings- og profesjonell bruk. Imidlertid er et av de vanligste problemene e-postbrukere har en rotete innboks full av uleste meldinger. Dette kan være et problem hvis du har et truende prosjekt og trenger å grave gjennom ikke-relaterte meldinger for å finne informasjonen du leter etter.

Heldigvis tilbyr Apple Mail en funksjon kalt Smart Mailbox for å hjelpe deg raskt å organisere e-postmeldingene dine og finne alle viktige e-poster i en enkelt postkasse. Slik kan du konfigurere og bruke funksjonen.

Hva er en smart postkasse?

Standard Mail-appen på Mac lar deg organisere postkassen din ved å bruke regler som automatisk utføre spesifikke handlinger for e-postene dine, inkludert flagging, flytting, videresending og sletting meldinger.

En Smart Mailbox in Mail bruker regler for å hjelpe deg med å organisere e-poster på tvers av alle kontoene dine.

I slekt: Apple Mail-regler for å håndtere e-post for deg

Det som er spesielt nyttig med denne funksjonen er at alle e-postene dine forblir i deres respektive postkasse, mens de også samles og vises i den dedikerte smartpostboksen. Den er ideell for å gruppere meldinger for spesifikke grupper, prosjekter, emner og samtaler.

Du kan for eksempel lage en smart postboks kalt "skoleprosjektfiler" for å organisere e-poster relatert til et kommende skoleprosjekt og bare inkludere meldinger som nevner "skole" og har vedlegg.

Hvordan lage en smart postboks på Mac

Du har kanskje ikke lagt merke til det, men du vil ha én smart postboks på sidefeltet som standard. I dag er en smart postboks som inneholder hver e-post du har sett i dag. Hvis du ikke kan se den, klikker du på pilen ved siden av Smart Mailbox for å vise den.

Hvis du er klar til å lage din egen tilpassede smarte postboks, holder du bare markøren over Smarte postkasser og klikk på Legg til (+) knappen som vises ved siden av den. Deretter:

1. Legg til et navn for din nye smarte postkasse.
2. Du kan angi omfanget av betingelsene dine og velge å kreve noen eller alle av vilkårene som skal være oppfylt for at en e-post skal legges i postkassen.
3. Klikk på rullegardinmenyen lengst til venstre for å angi den første betingelsen. Alternativene i det andre og tredje feltet vil variere avhengig av alternativet du valgte for den første rullegardinmenyen.
4. Legg til eller fjern en betingelse ved å klikke på Legg til (+) eller Fjerne (-) knappen på høyre side av hver tilstand.
5. Kryss av i boksen ved siden av Inkluder meldinger fra papirkurven og Inkluder meldinger fra Sendt hvis du vil inkludere e-poster du har sendt og slettet.
6. Klikk OK for å lage Smart Mailbox.

Besøk den smarte postkassen du tilpasset for å se alle e-poster som samsvarer med kriteriene du har satt for den. Disse meldingene vil også vises på den opprinnelige plasseringen i Mail-appen.

Hvordan administrere en smart postboks

Du kan når som helst redigere, gi nytt navn til, eksportere og slette Smart Mailbox ved å dobbeltklikke på Smart Mailbox eller Control-klikke den i sidefeltet og velge et alternativ fra kontekstmenyen.

Du kan også Favoritt spesifikke smarte postbokser, slik at de vises øverst i sidefeltet, noe som gir raskere tilgang. Bare Ctrl-klikk på den smarte postkassen du har valgt, og velg deretter Legg til i favoritter.

For å fjerne den fra favorittene dine, gå til Favoritter i sidefeltet, Ctrl-klikk på Smart Mailbox, og velg Fjern fra favoritter.

Vær oppmerksom på at alle endringer du gjør i en e-post mens du ser den i Smart Mailbox – inkludert å merke den som ulest, flytte den, flagge den eller slette den – vil gjenspeiles i postkassen der e-posten opprinnelig var lagret.

Dessuten, hvis du bruker iCloud Drive, vil smartpostboksene dine også være tilgjengelige på alle andre Mac-er du logger på, hvis disse enhetene også bruker iCloud Drive med Mail avkrysset i alternativene.

Hvordan duplisere en eksisterende smart postboks

Noen ganger vil du kanskje kopiere reglene fra en eksisterende smart postboks for å redigere, i stedet for å lage en fra bunnen av. Å duplisere en eksisterende postboks vil spare deg tid med dette. Du kan ganske enkelt redigere en duplikatkopi slik at postkassen samsvarer med dine nåværende behov.

Slik dupliserer du en smart postboks:

1. Velg den smarte postkassen du vil kopiere.
2. Kontroll-klikk på Smart Mailbox, og velg deretter Dupliser Smart Mailbox. Du bør se en annen smart postboks vises på sidefeltet.

Hopp over rotet

E-poster er utrolig nyttige. Men med for mange annonser, nyhetsbrev og spam, kan det kreve mye innsats å skanne en stor mengde e-poster for å finne de som betyr noe og krever umiddelbar oppmerksomhet.

Bruk smarte postkasser i Mail på Mac-en for å ivareta prioriteringene dine uten å bli overveldet og overveldet.

Hvordan logge ut av e-post på en Mac

Ikke sikker på hvordan du logger ut av Mail på macOS? Vi viser deg alt du trenger å vite.

Les Neste

Om forfatteren