6 tips for å få folk til å åpne og lese e-postene dine

Selv om vi nå har flere kommunikasjonsplattformer som tilbyr distinkte funksjoner for en mer samarbeidende arbeidsflyt, e-poster har fortsatt en viktig rolle i livene våre, spesielt for samtaler med folk utenfor våre personlige kretser.

Problemet er at du fortsatt venter på svar, og du lurer på om e-posten din ble åpnet og lest flere ganger enn du kan telle. Her er noen viktige trinn for å optimalisere e-postene dine:

1. Start med en overbevisende emnelinje

Førsteinntrykket er alt, så det er viktig å ha en kraftig emnelinje når du sender en e-post – spesielt hvis du vil at personen skal åpne den. Emnelinjen er det første folk ser, så den må vekke oppmerksomheten deres og få dem til å ønske å lære mer. Hvis emnelinjen din er blid eller søppelpost, er det en god sjanse for at personen ikke åpner e-posten.

På den annen side, hvis emnelinjen er spennende, vil de sannsynligvis åpne e-posten og lese det du har skrevet. Du har bare noen få sekunder til å fange noens oppmerksomhet, så få dem til å telle.

Her er noen tips for å skrive bedre emnelinjer:

• Unngå å skrive setninger som er for gode til å være sanne.
• Tilpass emnelinjen ved å legge til mottakerens navn, navnet ditt eller noe annet som lar dem vite at e-posten din er ment for dem.
• Ikke skriv et-ords emnelinjer som «hei», «hei» eller «hei».
• Vekk mottakerens nysgjerrighet ved å skrive noe de kanskje ikke vet.
• Unngå å bruke spammy-utløsere som kan havne e-posten din i søppelboksen. Noen eksempler inkluderer 100 % gratis, $$$, dobbel inntekt nå, billig, ikke slett, en gang i livet, bare for å nevne noen.
• Unngå utropstegn eller caps.

Husk at folk er travle og mottar utallige e-poster hver dag, så ikke overkompliser ting ved å komme opp med for lange eller kompliserte emnelinjer. Korte og enkle emnelinjer er ideelle fordi de gjør lesingen lett for alle som mottar dem.

2. Skriv en åpningssetning

Som vi nevnte tidligere, har du ikke mye plass til å fange mottakerens oppmerksomhet med emnelinjen. Det samme prinsippet gjelder for åpningssetningen i e-posten din.

Åpningssetningen din skal være fengende og interessant nok til at mottakeren får lyst til å lese mer, og den bør også oppsummere hva resten av e-posten handler om. Hvis mulig, prøv å unngå å introdusere nye emner i åpningssetningen, da det kan forvirre leseren din.

Her er noen tips for å hjelpe:

• Start med et spørsmål. Å stille leseren et spørsmål er en fin måte å engasjere dem og få dem interessert i det du skriver.
• Gjør en observasjon eller del en statistikk som vil fange leserens oppmerksomhet.
• Del en personlig historie som er relevant for emnet.
• Hvis du vil at leseren skal være oppmerksom, bør e-poståpneren din være unik og skille seg ut fra andre de har mottatt. Unngå banale åpningslinjer som "Jeg håper dette finner deg bra" eller "Håper alt går bra med deg." Avhengig av formålet med e-posten din eller din mottakeren, kan du gå for noe morsomt og kreativt som, "Jeg håper du har fått kaffe allerede," eller "Jeg lover at denne e-posten er kortere enn den forrige de."

3. Polsk stavemåten og grammatikken din

Det er mest sannsynlig at du bruker e-post i profesjonelle omgivelser, og en effektiv måte å forbedre åpningsraten på er å ha velskrevne og feilfrie e-poster. Skrivefeil og grammatiske feil kan få deg til å se uprofesjonell og slurvete ut.

Hvis du ikke er trygg på din selvredigeringsferdigheter, er det best å få noen andre til å korrekturlese e-posten din før du sender den. Et friskt sett med øyne kan hjelpe deg med å fange feil som du kanskje har gått glipp av.

Alternativt kan du bruke redigeringsverktøy som Grammatisk eller Hemingway-appen for å polere e-postene dine. Bare sørg for å dobbeltsjekke den korrigerte versjonen for nøyaktighet før du trykker på send.

4. Vær kortfattet – kom til poenget

Ingen liker å lese lange, buktende e-poster, og skrifter som går videre etter avsnitt uten å komme til poenget vil sannsynligvis bli ignorert eller slettet.

Når du skriver e-posten din, gå rett til poenget og unngå å slå rundt bushen. Dette vil hjelpe deg å sikre at budskapet ditt kommuniseres effektivt.

I tillegg, hvis du har mye informasjon å dele, prøv å dele den opp i mindre biter slik at det er lettere for mottakeren å fordøye. Bruk overskrifter og lister der det er mulig for å organisere tankene dine og gjøre det enkelt for dem å bla raskt gjennom e-posten din.

5. Gi nyttig informasjon

Eliminer utfyllende ord og uttrykk som «bare», «faktisk» og «veldig». De tilfører ingen verdi til meldingen din.

Du bør også unngå å bruke akronymer eller bransjesjargong med mindre du vet at leserne dine er kjent med dem på forhånd. Dette vil sikre at e-postene dine forblir tilgjengelige selv om noen personer ikke har spesialkunnskap om det du diskuterer.

Hvis det er nøkkelinformasjon om en hendelse eller et emne som noen trenger før de bestemmer seg, sørg for å gjøre det inkludere dette med en gang, slik at de ikke går glipp av noe viktig mens de leser gjennom resten av din e-post.

6. Send e-post til rett tid

Det er ikke ett perfekt tidspunkt for å sende e-poster – det avhenger av innholdet i meldingen din og hva du ønsker fra mottakerne. Bare vær oppmerksom på når det er mest sannsynlig at folk er tilgjengelige og juster deretter.

Hvis du for eksempel sender en e-post relatert til en spesifikk hendelse, er det viktig at du unngår å sende den for tidlig eller for sent. Hvis mulig, prøv å planlegge dem for optimale tider, som i arbeidstiden.

I slekt: Hvordan sende anonyme e-poster: skjulte metoder

Forbedre åpningsfrekvensen og lesertall for e-postene dine

Hvis e-postene dine blir uleste, kan det ha alvorlige konsekvenser for produktiviteten og lønnsomheten til virksomheten din.

Det er flere grunner til at folk ignorerer e-postene dine, noen av dem er utenfor din kontroll. Implementering av disse tipsene kan imidlertid hjelpe deg med å forbedre åpningsfrekvensen, lesertallet og svaret på e-postene dine.

De 7 beste verktøyene for å organisere e-postene dine og øke produktiviteten

Vi bruker e-post hver dag for å kommunisere med folk. Det kan imidlertid fort bli overveldende. Slik organiserer du innboksen din.

Les Neste

Om forfatteren