De 8 beste måtene å bruke Google Workspace-apper for prosjektledelse

Mange organisasjoner er avhengige av Google Workspace som en samarbeidende kontorpakke. De er imidlertid ikke klar over at de samme appene også kan være nyttige for prosjektledelse.

Ved å bruke Google Workspace-apper kan du få mest mulig ut av disse og hoppe over behovet for å inkorporere flere prosjektstyringsverktøy. Denne artikkelen vil utdype hvordan du fullt ut kan bruke Google Workspace-apper for prosjektledelse.

1. Prosjektoppgaver Samarbeid og sporing

De fleste prosjekter krever samarbeid mellom lagkamerater. Selv om du har et distribuert team som jobber med et prosjekt, skybasert Google Workspace-apper kan hjelpe deg med å samarbeide enkelt. Du kan bruke Sheets til å planlegge prosjektet og lage Gantt-diagrammer for å administrere oppgaver og tidsfrister.

Teammedlemmer må jevnlig oppdatere fremgangen sin i regnearket. Dermed inneholder arket alltid oppdatert informasjon. Det kan også fungere som et oppgave- eller tidssporingsverktøy for teamet.

Med Google Kalender kan du finne ut om gratis og engasjerte timer for hvert teammedlem. Dele notater med lagkamerater og holde seg organisert ved hjelp av en

gjøremålsliste er mulig med Google Keep.

2. Uanstrengt teamkommunikasjon

Det sier seg selv at Gmail er en av de beste leverandørene av e-posttjenester i verden. Hvis du bruker Google Workspace, trenger du ikke tenke to ganger på å sikre fleksibel og tydelig kommunikasjon mellom teammedlemmene dine. Gmail er her for å lette sømløs teamkommunikasjon.

Du kan opprette en "Grupper" e-postliste og legge til alle teammedlemmene i den gruppen. Deretter kan du bare bruke én e-postadresse til å dele informasjon, ressurser og oppdateringer med hele teamet.

Personer som jobber med flere prosjekter samtidig kan merke e-poster relatert til forskjellige prosjekter. Dermed vil e-poster med ulike etiketter lagres i separate mapper. Du kan også stjernemerke viktige e-poster for å finne dem raskt.

3. Planlegge teamressursene dine for prosjektet

Prosjektledere synes ofte det er vanskelig å tildele og planlegge oppgaver til teammedlemmer for et nytt prosjekt mens andre prosjekter pågår. Hvis de bruker Google Workspace, kan Kalender-appen tilby en enkel løsning på dette problemet.

Teammedlemmer kan merke sine oppgaver og tidsplaner i en delt kalender. Dermed vil alle vite hvem som er opptatt til hvilken dato og tildele nye oppgaver deretter. Team kan bruke den til å overvåke tidsfrister og milepæler og for å få påminnelser.

Du kan opprette separate lagkalendere for å spore ferier, møter og treningsøkter.

4. Del og lagre digitale data

Moderne prosjekter trenger sikker lagring for filer og dokumenter som inneholder virksomhetskritiske data. Samtidig bør prosjektmedlemmer ha tilgang til dem 24/7. Google Disk-appen er her for å lagre alle prosjektrelaterte filer, dokumenter, bilder og videoer.

Denne skybaserte fillagringsappen kan lagre filene dine på en sikker måte. Hvis du gjør endringer i filene, blir de synkronisert umiddelbart. Dermed kan ethvert annet teammedlem få tilgang til det oppdaterte innholdet.

Delings- og tilgangskontrollene til Google Disk gjør samarbeidsarbeid problemfritt. Du kan for eksempel dele et utkast til kopi av en fil med klienten for godkjenning med tillatelse til kun å se dokumentet.

Dessuten kan du opprette separate delte stasjoner for forskjellige prosjektteam og dele disse med dem for rask tilgang.

5. Lag rapporter og presentasjoner

Leter du etter et verktøy for å lage iøynefallende og forklarende rapporter? Vil du inkludere ulike diagrammer og grafer i disse rapportene? Google Sheets er appen for deg. Det hjelper deg å dele alle typer numeriske data i den mest passende stilen. Den lar deg også samarbeide om en rapport.

Presentasjon er en annen viktig del av prosjekter. De Google Slides app er det perfekte presentasjonsbyggerverktøyet til Google Workspace. Du kan bruke den til å dele visjonen din, beskrive teamprestasjoner og visualisere viktige data.

Mens du jobber eksternt, er det også mulig å dele Google Slides-presentasjoner under videokonferanser ved å bruke skjermdelingsfunksjonen til Google Meet.

6. Tar Project Online

Sites er Google Workspace-appen som du bruker til å lage nettsteder av høy kvalitet uten programmerings- eller designkunnskap. Du kan bruke Google Nettsteder for et prosjekt, et arrangement eller et team.

Du kan bruke Google Sites som et knutepunkt for å lagre alle dokumenter, oppdateringer, tidslinjer, kalendere og leveranser. Det vil gjøre det mulig for alle lagkamerater å få tilgang til all prosjektrelatert informasjon fra ett sted.

7. Teammøter og samtaler

Team som jobber med et prosjekt må holde kontakten hele tiden. I tillegg til e-poster kan de bruke Google Workspace Chat for direktemeldinger og videosamtaleappen Google Meet for virtuelle møter.

Bortsett fra direktemeldinger til individuelle medlemmer, støtter Google Chat også gruppesamtaler slik at team kan samarbeide flytende fra avsidesliggende steder. Mens du bruker Chat, kan du også dele filer med andre og jobbe med en oppgave.

Google Meet støtter både lyd- og videosamtaler, slik at du kan komme i kontakt med kollegene dine når som helst. Du kan alltid jobbe med et dokument side ved side mens du er i et møte på Google Meet – noe som tar samarbeid til neste nivå.

Under et møte kan du også bruke Keep-appen til å ta notater og skrive referater. Du kan enkelt dele disse notatene og legge dem ved andre dokumenter.

8. Dokumenthåndtering og samarbeid

Team som jobber med prosjekter må administrere en rekke dokumenter. Situasjonen blir problematisk når de trenger å samarbeide om disse dokumentene. Manuell distribusjon av dokumentene og separat redigering av dem kan hemme teamets ytelse og forårsake prosjektforsinkelser.

I slekt: Årsaker til at prosjekter blir forsinket og hvordan du unngår dem

Google Workspace-brukere kan prøve Dokumenter og Regneark for å administrere dokumenter. Flere personer kan få tilgang til disse dokumentene og arbeide med dem samtidig. Uansett hvilke endringer du gjør i dokumentene og regnearkene, vil disse være synlige i sanntid.

Det er også mulig å kommentere og gi tilbakemelding på de samme dokumentene. Med versjonshistorikkfunksjonen kan du enkelt spore opp hvem som har gjort endringene i dokumentene og når.

Prosjektledelse på en enkel måte med Google Workspace

Bedrifter bruker ofte flere apper og verktøy for å administrere ulike aspekter av et prosjekt. Hvis du allerede bruker Google Workspace-apper, kan disse også hjelpe deg med prosjektledelse.

Nå som du vet hvordan du bruker appene til å administrere prosjektrelaterte oppgaver, blir prosjektadministrasjonen enklere. Imidlertid er det andre leverandører av arbeidsområdefasiliteter bortsett fra Google som du kanskje vil sjekke.

De 6 beste arbeidsområdene som ikke er fra Google eller Microsoft

Microsoft og Google er ikke de eneste selskapene som tilbyr fasiliteter for arbeidsrom. Her er noen av de beste alternativene du kan sjekke ut!

Les Neste

Om forfatteren