Hvordan koble Excel-data til PowerPoint-presentasjonen din

Du vil alltid ha de nyeste dataene tilgjengelig hvis du skal lage en presentasjon. På den måten kan du sikre at lysbildene dine er nøyaktige og gjenspeiler realitetene på bakken.

Det er imidlertid tider når du må lage en presentasjon ettersom kollegene dine fortsatt samler data. Hvordan kan du sikre at enhver endring de gjør i Excel-databasen gjenspeiles i PowerPoint-lysbildet ditt?

Det er her Paste link-funksjonen kommer inn. Slik bruker du det for å sikre at du alltid har den nyeste database- og diagraminformasjonen på presentasjonen.

For å koble Excel-tabellen til presentasjonen din, må den først eksistere. Hvis kollegene dine ikke har opprettet den ennå, kan du lage en plassholdertabell du kan velge og kopiere og deretter la lagkameratene dine oppdatere innholdet. Når du har laget de første dataene, følg trinnene som er beskrevet nedenfor.

1. Velg tabellen du vil kopiere over til presentasjonen.
2. Klikk på Kopiere eller trykk Ctrl + C (Kommando + C for Mac-brukere).
3. Åpen Microsoft Powerpoint.
instagram viewer
4. Åpne filpresentasjonen du jobber med hvis du allerede har en; ellers klikk på Tom presentasjon.
5. På et tomt lysbilde går du til Hjemmenybånd.
6. Klikk på pil ned under lim inn ikonet.
7. Velge Lim inn spesial...
8. I vinduet Lim inn spesielt velger du Lim inn lenke radioknapp.
9. Velge Microsoft Excel-regnearkobjekt.
10. trykk OK.

Når du er ferdig, vil du se tabellen du kopierte fra Excel vises på PowerPoint-presentasjonen.

Du må imidlertid få tilgang til Excel-kildefilen for å redigere innholdet eller formateringen av tabellen du la til. For å gjøre det, kan du åpne filen der du lagret den; eller du kan dobbeltklikke på tabellen, og den vil automatisk åpne kildefilen.

I slekt: Hvordan organisere regnearkene dine i Excel

Opprette et dynamisk diagram

En av de enkleste måtene å visualisere, sammenligne og analysere data og trender på er å bruke diagrammer. Men hvis du vil lage et diagram fra den koblede Excel-tabellen du nettopp opprettet, må du gjøre det fra kildefilen først. Når du har laget diagrammet, kan du kopiere og koble det til PowerPoint-filen din. Slik gjør du det.

1. Velg diagrammet du oppretter i Excel.
2. Klikk på Kopiere eller trykk Ctrl + C (Kommando + C for Mac-brukere).
3. Åpen Microsoft Powerpoint.
4. Gå til lysbildet der du vil plassere diagrammet du nettopp kopierte.
5. På Hjemmenybånd, Klikk på pil ned under lim inn ikonet.
6. I Lim inn alternativer, kan du enten velge Bruk destinasjonstema og koblingsdata (L) eller Behold kildeformatering og koblingsdata (F). Dette er henholdsvis tredje og fjerde ikon. Det første alternativet lar deg bruke temaet du bruker for presentasjonen, mens det andre beholder utseendet og følelsen til Excel-kildefilen.
7. Når du har limt inn diagrammet, kan du flytte det rundt for å passe dine behov.

I slekt: Hvordan lage kraftige grafer og diagrammer i Microsoft Excel

Oppdaterer diagrammet ditt

Dessverre, hvis du trenger å gjøre endringer i diagrammet ditt, må du åpne kildedataene i Excel. Hvis du har tilgang til Excel-filen, kan du bare gjøre endringer direkte, og den skal automatisk reflekteres på PowerPoint-diagrammet.

Hvis du ikke har Excel-filen åpen, kan du Høyreklikk på PowerPoint-diagrammet, og velg deretter Rediger data > Rediger data i Excel i kontekstmenyen. Du kan også velge Rediger data > Rediger data for å åpne et lite vindu hvis du bare trenger å gjøre mindre endringer.

I tilfelle endringene du gjør ikke automatisk reflekteres i PowerPoint-diagrammet, kan du oppdatere det manuelt. For å gjøre det, klikk på diagrammet ditt, gå til Kartdesign menybånd, klikk deretter på Oppdater data. Dette vil hente inn den nyeste informasjonen fra den koblede Excel-filen og oppdatere informasjonen som vises på PowerPoint-diagrammet.

I motsetning til Excel-datatabellen, vil endringer du gjør i diagramdesignet i Excel ikke påvirke diagrammet i PowerPoint. Av denne grunn må du fullføre designet og følelsen av diagrammet du kopierer fra i Excel før du kopierer det over til presentasjonen.

Alternativt kan du gjøre designendringer i PowerPoint-diagrammet ditt uavhengig. Det betyr at du kan endre hvordan presentasjonsdiagrammet ditt ser ut uten å påvirke diagrammet du kopierte fra Excel.

For å gjøre disse endringene, klikk på diagrammet, og gå deretter til Kartdesign menybånd. Du kan velge hvordan diagrammet føles under Diagramstiler. Hvis du mener at den gjeldende diagramtypen ikke passer godt med presentasjonen din, kan du til og med endre den.

Klikk på Endre diagramtype for å åpne et nytt vindu. Derfra kan du velge ut hvilken som helst diagramtype du liker i venstre kolonne.

I slekt: Hvordan lage en linjegraf i Excel

Noen ganger kan du ikke huske om tabellene og diagrammene i presentasjonen din er koblet til en Excel-fil. Eller det kan være tilfelle at du koblet PowerPoint-dataene dine til et regneark, men ikke husker hvor du lagret dem.

Du kan sjekke PowerPoint-filen direkte om den er koblet til en fil og hvor disse filene er. For å gjøre det, klikk på Fil i menybånd. I fullskjermmenyen som åpnes, gå til Info på venstre kolonne.

Under Info vindu, på høyre hånd kolonne, gå til Relaterte dokumenter. Klikk på Åpne fil plassering for å se hvor de koblede filene er lagret.

Hvis du flyttet de koblede Excel-filene, klikk på Rediger lenker til filer. Et koblingsvindu vil vises som viser hvert koblede objekt og filens plassering knyttet til det. Vinduet gir deg fire valg:

• Oppdater nå: Oppdater objektets data til de siste endringene i den koblede filen.
• Åpen kilde: Åpner den koblede Excel-filen.
• Endre kilde...: Åpner et filutforskervindu for å endre den koblede filen.
• Bryt lenken: Fjerner koblingen fra presentasjonen.

Hold deg alltid oppdatert

Denne smarte funksjonen dukket først opp i Microsoft Office 2010 og har siden vært tilgjengelig for alle Office-brukere. Så når du lager en presentasjon basert på ufullstendige data, trenger du ikke lenger å bekymre deg for å oppdatere den manuelt i fremtiden.

Ved å kopiere Excel-informasjonen og deretter lime den inn i presentasjonen som et koblet element, er du garantert å få de siste dataene oppdatert til PowerPoint-filen din automatisk.

10 PowerPoint-tips for å forberede en profesjonell presentasjon

Bruk disse Microsoft PowerPoint-tipsene for å unngå vanlige feil, holde publikumet engasjert og lage en profesjonell presentasjon.

Les Neste

Om forfatteren