8 typer Excel-diagrammer og -grafer og når du skal bruke dem

Du har en presentasjon om noen dager, og du vil virkelig imponere sjefen. Du vil vise dataene dine på en måte som er enkel å forstå, men også visuell og imponerende. Den beste måten å gjøre det på er å velge de riktige Excel-diagrammene og -grafene.

Du kan trekke på mange forskjellige verktøy for å lage diagrammer og grafer, men Microsoft Excel er fortsatt en av de kraftigste og mest funksjonelle av dem alle. Den lar deg visualisere data i hvilket format og hvilken stil du vil, som du vil se nedenfor.

I denne artikkelen vil du lære om de mange typene diagrammer som er tilgjengelige for deg i Microsoft Excel ved å bruke eksempler fra offentlig tilgjengelige data levert av data.gov. Datasettet er hentet fra 2010 US Census; vi bruker disse dataene til å vise deg hvor imponerende det er når du velger de riktige Excel-diagramtypene for dataene dine.

Opprette de riktige Excel-diagramtypene

Den amerikanske regjeringen leverer mengder data til publikum årlig, helt gratis å lese. En av de mest verdifulle opplysningene for å lære mer om kulturelle og sosiale fakta er folketellingen.

For de første eksemplene nedenfor har jeg vist til problemer som leietakere har hatt med boligene sine, delt opp av de fire regionene i USA.

Dette er en fin, liten delmengde av data, perfekt for å lære om Excel-diagrammer og grafer.

For å bestemme hvilket diagram du skal bruke, må du se nærmere på hva dataene representerer og hvordan du vil visualisere disse dataene.

1. Excel-kolonnediagrammer

En av de vanligste diagrammene som brukes i presentasjoner, brukes kolonnediagrammer for å sammenligne verdier med hverandre. Vanligvis er dette verdier som har blitt kategorisert på en eller annen måte. Det vanligste undersettet av kolonnediagrammer er ett sett med data delt opp i kategorier.

I dette tilfellet har jeg valgt å dele det opp etter antall problemer leietakere har i Nordøst-USA. Når du har valgt dataene dine, klikker du bare Sett inn, og du vil se et utvalg diagramtyper i menyen. I dette tilfellet kan du gå med en 2-D eller 3-D kolonne.

Personlig foretrekker jeg utseendet til 3D-diagrammer. Slik ser dataene ovenfor ut ved å bruke 3-D søylediagrammer.

Dessverre lages søylediagrammer som standard uten noen vertikale eller horisontale etiketter. Du må legge til disse slik at folk vet hva hver akse representerer.

Å gjøre det er enkelt nok. Bare klikk på "+"-knappen til øvre høyre hjørne av diagrammet, sørg for Aksetitler er valgt, og deretter bare velg Primær vertikal.

Nå vil du se en vertikal etikett som du kan redigere.

Som du kan se, gjør bruken av et kolonnediagram for å visualisere kategoriserte data at ulikheten blir illustrert tydelig. Folk i nordøst har åpenbart store rørlegger- og varmeproblemer. Hvor ille er problemet sammenlignet med resten av landet?

For å undersøke denne forskjellen, la oss legge til flere kategoriserte data ved hjelp av søylediagrammer i stedet. Stolpediagrammer er det samme som kolonnediagrammer, men kategoriene vises horisontalt i stedet for vertikalt.

Denne gangen markerer du alle dataene.

Klikk nå Sett inn i menyen ovenfor, akkurat som du gjorde før. Denne gangen klikker du på rullegardinmenyen for stolpediagrammer, rett til høyre for rullegardinmenyen for kolonnediagrammer.

Der har du det. Du har nå en stolpediagram sammenligning av rapporterte problemer fra leietakere, fordelt på geografisk område.

Jeg måtte redigere tittelen som vist. Dette gjør du ganske enkelt ved å klikke på selve tittelen og skrive inn en ny tittel, i det minste inn Microsoft 365. I andre versjoner må du kanskje klikke Avansert redigering.

Som du kan se, er kolonnediagrammer og stolpediagrammer en veldig kul måte å enten sammenligne kategoriserte data for ett datasett, eller å sammenligne kategoriserte data på tvers av flere datasett. For eksempel viser det regionale diagrammet ovenfor ganske tydelig at rørleggerproblemer er mye verre sør og nordøst, mens sør sliter mye mer enn noen andre med eiendom vedlikehold.

2. Excel sektordiagrammer

Som navnet tilsier, er kakediagrammer formet som en kake. De brukes best når du skal vise hvor mye av en dominerende, overordnet kategori som tas opp av mindre underkategorier.

For eksempel kan et universitet bruke et kakediagram for å vise en oversikt over rasedemografien til studentpopulasjonen. Ved å bruke dataene våre ovenfor, kan du bruke et sektordiagram for å dele Northeast-leieproblemer etter reparasjonsproblemer.

Sektordiagrammer er noen av de beste Excel-diagramtypene du kan bruke når du starter med kategoriserte data. Når det er sagt, er kakediagrammer imidlertid best brukt for ett enkelt datasett som er delt inn i kategorier. Hvis du vil sammenligne flere datasett, er det best å holde deg til søyle- eller kolonnediagrammer.

3. Excel linjediagrammer

Går videre til linjediagrammer krever et nytt sett med data. Dette er fordi linjediagrammer og andre lignende diagramtyper har en tendens til å være tidsavhengige. Du kartlegger vanligvis et datapunkt ettersom det endres over en gitt tidsperiode, men ikke alltid.

For et linjediagram trenger du bare en X- og en Y-verdi. I eksemplet nedenfor vil X være tid og Y vil være populasjon. Du kan like gjerne kartlegge andre tidsavhengige variabler, for eksempel produktiviteten til bedriften din (Y) ettersom antall utbetalte bonuser går opp (X).

Folketellingsdatasettet som vi skal bruke i dette eksemplet representerer endringen i befolkningen i USA fra 2010 til 2015.

Utheve året og den totale befolkningen kolonner og deretter klikke Sett inn fra menyen ovenfor kan du velge en linjediagramgraf. Hvis du velger dette alternativet, får du et linjediagram i regnearket. Høyreklikk på diagrammet og velg Velg Datakilde. Sørg for at årstall ikke er valgt.

Nå som den ikke prøver å bruke År-kolonnen som Y, vil den bruke den som X og merke den horisontale aksen riktig.

Med et øyeblikk kan du se at befolkningen i USA har økt jevnt og trutt med en hastighet på rundt 0,76 % per år. Veldig interessant, og linjediagrammer er noen av de beste Excel-grafene og -diagrammene å bruke når du formidler en progresjon som dette.

4. Excel-områdediagrammer

Områdekart er identiske med linjediagram, men området under linjen er fylt ut. Mens fokuset på linjediagrammet fortsatt endrer seg i verdi over tid, er formålet med et områdediagram å fremheve størrelsen på disse endrede verdiene over tid.

Forskjellen er subtil, men når du trenger å uttrykke ting som hvor mange trær som er ryddet fra 1990 til 1995 versus 2000 til 2005, er områdediagrammet virkelig en av de beste Excel-karttypene bruk.

Med befolkningsdataene ovenfor kan du sammenligne ting som mannlig versus kvinnelig befolkningsvekst fra 2010 til 2015.

Du kan også representere de samme dataene ved å bruke et stablet områdediagram (også tilgjengelig i diagramseksjonen under Sett inn Meny).

Dette diagrammet kan betraktes som et linjediagram og et sektordiagram kombinert til ett. Du kan se prosentvis oppdeling av de kategoriserte dataene ettersom dataene endres over tid.

5. Excel-spredningsdiagram (XY).

En favoritt i det vitenskapelige miljøet, punktdiagrammer er plottede datapunkter, som vanligvis fremhever en gruppert anomali blant lignende målte datapunkter eller en vidtrekkende avvik. De brukes til å vise korrelasjoner eller mønstre i dataene som ikke er åpenbare når du bare ser på hvert enkelt datum.

For eksempel kan plotting av suksessrater for utvinning av kreft mot tid brukt på sykehuset vise en korrelasjon mellom hvor lenge noen blir behandlet for kreft og hvor vellykket behandlingen er sannsynlig å være.

For å vise kraften til denne diagramtypen har jeg plottet antall astmainnleggelser i Chicago fra 2000 til 2011, organisert etter postnummer.

Dette XY-spredningsdiagrammet avslører at postnummer 60628 hadde flere astmainnleggelser per år enn omtrent alle andre regioner, og postnummer 60655 og over utgjør de beste områdene å bo hvis du vil ha minst mulig sjanse for å ha astma sykehusinnleggelse.

6. Excel boblediagrammer

Boblediagrammer er også ekstremt nyttige for datasett som dette. Dette er en morsom visualisering å lage når du har tre dimensjoner med data du trenger å plotte.

Dette er et typisk XY plottet datapunkt med to verdier (punktet er en "boble"), med en kombinert tilleggsverdi som bestemmer størrelsen på den boblen. For eksempel, med denne typen diagram, kan du plotte hvor mange tenåringer som går på kino, men størrelsen på hvert datapunkt (boble) kan representere hvor mange kvinner som utgjør dette datasettet.

Det er en veldig interessant måte å representere to sett med data med ett diagram. I eksemplet ovenfor, hvis du inkluderte navnet på filmene som X-akse-etikettene, kunne du identifisere hvilke av alle filmene som er oppført som tiltrakk seg et større kvinnelig tenåringspublikum.

7. Excel-overflatediagrammer

Disse tredimensjonale Excel-diagramtypene lar deg plotte to sett med datapunkter på tvers av flere dimensjoner. Det kan være komplisert å bruke, men med de riktige datapunktene (IE, to sett med data med en klar sammenheng), kan visualiseringen være ganske imponerende.

3D-versjonen av kartet ser ut som et topografisk kart, som plotter høyde og avstand fra et gitt punkt. På samme måte kan du bruke dette kartet til å gjøre ting som å kartlegge alvorlighetsgraden av et sykdomsutbrudd i forhold til alder og tiden personen forblir syk.

Ved å plotte på denne måten kan interessante mønstre bli selvinnlysende, ting du aldri ville lagt merke til ellers. Kunnskap er makt.

8. Excel smultringdiagrammer

Smultringdiagrammer er en annen kompleks visualisering som lar deg tegne en dataserie i et slags sektordiagramformat. Du kan legge til flere datasett i "lag", noe som resulterer i en flerfarget "doughnut". Disse Excel-diagramtypene brukes best når de to datasettene er underkategorier av en større datakategori.

Et godt eksempel på dette er datasettene som ble brukt tidligere i denne artikkelen, som plotter mannlig og kvinnelig befolkning per år.

Som du kan se, inneholder hver serie (årene 2010 til 2015) segmenter av nesten identisk størrelse, som viser hvor sakte begge populasjonene endrer seg fra år til år. Verdien av denne grafen kommer virkelig fra å ha de riktige dataene og det riktige målet du ønsker å oppnå visuelt med disse dataene.

Velge riktige Excel-diagrammer og -grafer

Det kan være et bredt utvalg av grafer å bruke, men hva du faktisk bør velge koker virkelig ned til type datasett du jobber med og nøyaktig hva det er du prøver å vise eller bevise med det data. Noen Excel-diagrammer og grafer vil gjøre argumentet ditt mye klarere enn andre.

Å vite hva diagrammet trenger for å oppnå er halvparten av kampen. Den andre halvparten er å finne ut nøyaktig hvordan du skal ordne dataene dine og formatere diagrammet.

Sannheten er at grafer har stor innvirkning på enhver presentasjon. Nå som du vet hvordan du bruker alt som er tilgjengelig for deg i Microsoft Excel, vil det være enkelt å velge de riktige Excel-grafene og -diagrammene for dine behov. Du vil kunne lage en presentasjon med dem som virkelig vil slå av sokkene deres.

8 måter å organisere regnearkene dine i Excel

Det er mange måter å organisere Excel-regnearket på en måte som ser mer tiltalende ut. Slik gjør du det!

Les Neste

Om forfatteren