De 5 beste tipsene for å administrere ditt digitale rom for høyere effektivitet

Velkommen til den digitale æra, hvor internett er en integrert del av arbeidet. Du kan jobbe og tjene til livets opphold med datamaskinen, smarttelefonen og internettforbindelsen.

Den tilkoblede enheten din gir deg et digitalt arbeidsområde, tilsvarende et fysisk arbeidsmiljø. Å lete etter filene dine overalt er bortkastet tid og reduserer produktiviteten. Å holde arbeidsområdet organisert forbedrer arbeidsflyten.

I denne artikkelen lærer du hvordan du kan utnytte et organisert digitalt rom for høyere effektivitet.

Hva er et digitalt rom?

Digitalt rom er rett og slett et nettrom som brukes til arbeid. Det refererer også til alt som vises på skjermen til datamaskinen, telefonen eller en hvilken som helst annen digital enhet. Til og med nettstedene, filmene, bildene osv. utgjør det digitale rommet.

La oss trekke det nærmere hjemmet. Du leser denne artikkelen i et digitalt rom. Og det er fordi det er på en digital enhet.

Fordelene ved å administrere ditt digitale rom

Det digitale rommet er en del av våre personlige og profesjonelle liv. Noen ganger har vi flere filer og meldinger over hele enhetene våre, det er overveldende å håndtere dem.

Kanskje du kan oppleve datamaskinstress og forlate arbeidet når informasjonen på skjermen er for mye å håndtere. I det lange løp påvirker det produktiviteten din.

La oss se på noen av fordelene med å administrere ditt digitale rom.

1. Forbedret effektivitet og produktivitet

Deling av dokumenter på nett letter gruppearbeid og samarbeid, uavhengig av hvor deltakerne fysisk befinner seg. Men det blir kontraproduktivt når du fyller dataskjermen med disse filene.

Å administrere ditt digitale rom er uvurderlig hvis du er det jobber fra en hjemmekontorarbeidsstasjon fordi du er mer utsatt for tretthet. Det er enkelt å finne all informasjon du trenger i et organisert digitalt rom øker effektiviteten og produktiviteten din. Det er som å kjøre på en fri vei uten andre biler som hindrer bevegelsen din. Du kommer raskere frem til destinasjonen.

Det er gratisverktøy du kan bruke til å organisere ditt digitale rom. Verktøy som Google Dokumenter, Google Regneark og Google Disk hjelper deg med å lagre dokumentene dine i skyen. Du kan få tilgang til dem når du trenger dem i stedet for å ha dem på dataskjermen.

2. Frigjør tid

Tiden du bruker på å klatre gjennom den overfylte plassen på dataskjermen kan utnyttes bedre.

Gjør livet ditt enklere ved å bruke de riktige digitale verktøyene for å administrere ditt digitale rom. Noen av disse verktøyene er automatiserte, og krever lite eller ingen tilsyn når de først er satt. Du kan for eksempel planlegge innleggene dine på sosiale medier og få dem til å gå live automatisk.

Tiltak som dette gir deg mer tid til å gjøre andre ting. I tillegg til å ha mer tid til jobb, har du også nok tid til å sosialisere med venner og familie.

3. Opprettholde fokus

Mange mennesker har for mange gjenstander i sitt digitale rom fordi de ønsker å multitaske. De tror at multitasking gjør dem mer produktive, men det er faktisk motsatt.

Multitasking reduserer produktiviteten din. Det kan se ut som om du gjør mer, men i virkeligheten gjør du mindre.

Organisering av det digitale rommet krever at du bare har filene eller nettsidene du jobber med for øyeblikket åpne. Du fokuserer på dem til du fullfører oppgaven før du går videre til neste.

De 5 beste tipsene for å administrere ditt digitale rom

Det er en tendens til at du blir stresset av et rotete digitalt rom. Du mister motivasjonen halvveis i jobben. Du tror nok du er lat, men det er kanskje ikke tilfelle. Den menneskelige hjernen fungerer ikke så bra i uorganiserte miljøer.

Hvis du er opptatt av å administrere ditt digitale rom, vil følgende tips være nyttige.

1. Lag forskjellige mapper for forskjellige formål

Når du surfer på nettet, kan du komme over flere materialer som er nyttige i arbeidet ditt. Jo mer du laster ned disse elementene, jo mer forsøplet blir enheten din.

En god måte å holde det digitale rommet rent på er å lage mapper for lagring av lignende innhold. I stedet for å ha enkeltelementer spredt overalt, har du bare noen få mapper. Det sparer deg også for stresset med å utføre et generelt søk på enheten din for å finne ett enkelt element. Når du trenger noe, vet du hvor du kan få tak i det.

2. Benytt deg av favorittalternativet

"Favoritter"-alternativet hjelper deg med å finne appene, mappene eller filene du bruker mer på enheten din.

Noen søkemotorer bruker også dette alternativet for å vise deg nettstedene du besøker oftere. I stedet for å skrive dem over, klikker du bare på dem på hjemmesiden din.

3. Slett innhold du ikke lenger trenger

Det gir ingen mening å ha bilder, filmer, filer eller apper som du ikke lenger trenger på enheten din. Det ligner på å rydde ut kontoret eller hjemmet ditt. Du kvitter deg med gamle og ødelagte gjenstander.

Ved å gjøre dette gir du plass til nye ting uten å skape rot. Hvis du insisterer på å ha både gamle og nye gjenstander på enheten, har du ikke noe pusterom.

4. Sikkerhetskopier dataene dine

Å administrere ditt digitale rom innebærer å bli kvitt irrelevante filer eller dokumenter. I lys av dette kan du når som helst bestemme deg for å formatere eller slette filer på enheten din. Du risikerer å miste viktig informasjon hvis du ikke sikkerhetskopierer dem allerede.

Sikkerhetskopiering av dataene dine er også nyttig hvis du mister enheten. Det blir enda mer verdifullt med skysikkerhetskopiering, siden du når som helst kan få tilgang til filene dine eksternt.

5. Hold innboksen din ren

Med flere meldinger som kommer inn i innboksen din, er det lett for den å bli rotete. Les de viktige meldingene og slett dem hvis de ikke lenger er nyttige for nye meldinger.

Gmail har gjort innboksadministrasjon enklere for brukerne med de siste oppdateringene. Du kan dempe eller sette meldinger og e-poster på pause for å unngå distraksjon.

En ren innboks forbedrer svarprosenten din. Det hjelper deg å se de forskjellige kategoriene av meldinger tydelig. Du kan lese de uleste meldingene og svare på de du ikke har svart på.

Arbeid enkelt i et organisert digitalt rom

Du bruker mye mer tid i ditt digitale rom enn du er klar over. Det går noen timer, og du er fortsatt på samme oppgave. Rotet i rommet ditt bidrar til den forlengede tiden. Sekundene brukt på å navigere mellom mapper, filer og faner utgjør lang tid når de kombineres.

Du trenger ikke se for langt for å se fordelene med å administrere det digitale rommet ditt effektivt. Prøv det selv. Hold det digitale rommet rent mens du jobber med enheten din, så vil du se forskjellen. Ikke bare vil du jobbe raskere, men du vil også være mer komfortabel.

Er skrivebordet ditt rotete? Hva det sier om din personlighet

Et rotete skrivebord kan si mye om personligheten din. Finn ut hvilken type person du er og om det er bra for deg!

Les Neste

Om forfatteren