Hvordan skrive en effektiv e-post raskt (4 AI-verktøy du kan bruke)

I motsetning til vanlige tekstmeldinger er e-postskriving annerledes. Folk har en tendens til å overtenke mye når det kommer til å skrive en e-post fra bunnen av. Du lurer på hva du skal inkludere, hva du bør unngå, og Gud vet om det du skriver nå er riktig?

Som tjenesteleverandør må jeg skrive dusinvis av e-poster hver dag. Og det gjør meg til den perfekte personen til å svare på spørsmålene dine.

Med riktig informasjon blir det raskere å skrive effektive e-poster like enkelt som å skrive en melding i en chatte-app. Deretter kan du også bruke AI-verktøy for å fremskynde prosessen. Dette er hvordan.

10 tips for å skrive effektive e-poster raskere

1. Behandle emnelinjen som sammendraget av e-posten din

Når du må sende en e-post, er det første du må forholde deg til skrive en kraftig emnelinje. Det er det første mottakeren ser, og enhver e-post med dårlig eller ingen emnelinje kan bli slettet eller havne i søppelpostmappen.

Derfor kan det hende du trenger et ekstra minutt for å tenke og skrive det. Den enkleste måten å forhindre at emnelinjene dine er generelle eller vage, er å behandle dem som overskrifter. Alt du trenger å gjøre er å oppsummere e-posten din på en kortfattet, men informativ måte.

2. Hils på dem

Etter emnelinjen må du angi tonen for e-posten din og gjøre inntrykk på mottakeren. Å hilse på dem, formelt eller uformelt, er den perfekte måten å gjøre det på. Hvis du er forvirret, velg den formelle måten.

Her er de forskjellige måtene å hilse mottakerne på:

• Hallo: Dette er for direkte og vennlige samtaler.
• hei: Det er enkelt og høflig.
• Kjære: Det er litt unaturlig, men du kan bruke det mens du kontakter en leder eller så.

3. Legg til en åpningssetning

Etter å ha hilst på mottakeren din, må du føle kløen etter å snakke om hva e-posten din handler om, men ta en pause et sekund. Før du sier noe, skriv en åpningssetning for å starte e-posten med en god flyt.

En av de beste måtene å gjøre det på er å legge til en åpningslinje.

Her er noen eksempler som du kan bruke direkte:

• La meg introdusere meg selv.
• Det er flott å høre fra deg.
• Håper du har det bra.
• Jeg tar kontakt om ____
• Takk for oppdateringen.
• Jeg sjekker inn på ____
• Gratulerer med din (nylige prestasjon).

4. Introduser deg selv

Hvis du sender e-post til noen for første gang, må du presentere deg selv før du snakker om noe annet.

Selv om folk vanligvis snakker i timevis, begynner de å svette når de blir bedt om å presentere seg. Ikke bekymre deg. Det trenger ikke være slik. For å gjøre det enklere, bruk ett av følgende formater.

• Mitt navn er (Fullt navn), og jeg er en (din nåværende rolle).
• Jeg er (Fullt navn), og jeg jobber for et (industri) firma som heter (Selskapets navn).

Den beste praksisen er å inkludere bare en setning eller to om deg selv, og ikke mer enn det.

5. Kom raskt til poenget

Den beste måten å sikre at e-posten din blir verdifull for mottakeren, er å gjøre den til en rask levering av informasjonen de trenger. Med andre ord, kom raskere til poenget.

Du hilste på mottakeren din, skrev en åpningslinje/introduserte deg selv, skriv nå hvorfor du sender dem en e-post. Hvis du må diskutere flere ting, prioriter dem og start e-posten med det viktigste. Det kan være å svare på et spørsmål eller komme med en forespørsel.

I slekt: Gmail-hacks for å hjelpe deg med å få mer gjort

6. Inkluder én stor idé

Hvis e-posten din viser seg å være litt lang, så ta et tips fra vanlig innholdsskriving og legg til en konklusjon eller en stor idé på slutten.

Det vil sette alt fokus på det viktigste. For eksempel trenger du noe gjort først, eller du trenger et svar umiddelbart for å fortsette med et prosjekt osv. Du kan også legge til en konklusjon ved å si noe sånt som: Hovedmålet fra diskusjonen vår er [____].

7. Hold det kortfattet

En gjennomsnittlig profesjonell mottar over hundre e-poster per dag. Det innebærer at de fleste du kontakter er opptatt. Uansett hvor mye de kanskje liker deg, vil de sannsynligvis ikke være oppe for noen form for vandring. Så hold e-postene dine kort og godt.

En annen ulempe med lange e-poster er at noen ganger blir de vage, utenfor hovedpoenget, eller kan til og med skape misforståelser.

8. Vær respektfull og sjenerøs

Det fine med å skrive respektfulle og høflige e-poster er at du kan være uenig med noen, presentere alternative meninger eller til og med be om tjenester, men de vil fortsatt høres greit ut å lese.

Hvis du planlegger å gjøre noe slikt i e-posten din, bør du vurdere å takke mottakeren eller komplimentere dem for arbeidet eller ideene deres først. Presenter deretter din mening uten direkte å si at det de gjorde var dårlig eller helt feil.

9. Legg til en sluttsetning

Avslutningslinjen din avhenger av typen svar du forventer fra personen du sender e-post til. Du kan velge å avslutte e-posten din med en uttalelse eller et lukket spørsmål, avhengig av konteksten. Unngå imidlertid for enhver pris å avslutte med et åpent spørsmål.

Det er hovedsakelig fordi en uttalelse og et lukket spørsmål gir samtalen en retning, holder ting på rett spor og sikrer et svar.

Et åpent spørsmål øker imidlertid diskusjonstråden unødvendig. I tillegg, hvis du kontakter noen som er helt opptatt, kan e-posten din bli ignorert totalt.

Her er et eksempel på et lukket spørsmål.

La oss diskutere det videre over en samtale. Hvilken tid passer best for deg? [Tid 1] [Tid 2] [Tid 3]

Det gjør beslutningsprosessen enklere for mottakeren din.

På den annen side, her er et eksempel på et åpent spørsmål.

Vi kan diskutere det videre over en samtale. Så når er du fri?

Det legger press på mottakeren din til å sjekke kalenderen deres før han svarer, noe som gjør det vanskelig å iverksette tiltak.

I tillegg kan en erklæring også være en god idé å legge til i en e-post. For eksempel:

Ser frem til å høre fra deg/arbeide med deg. Ha en fin dag. Takk skal du ha.

10. Logg av

Til slutt kan du avslutte e-posten din med en av disse sign-off-frasene, avhengig av konteksten til e-posten din.

• vennlig hilsen
• Hilsen
• Vennlig hilsen
• Beste
• Jubel
• Beste hilsener

Alle disse tipsene er nok til å hjelpe deg med å komponere og svar på alle e-poster på riktig måte.

Hvis du ønsker å lande nye prosjekter eller en ny jobb, eller hvis din nåværende jobb krever at du sender flere e-poster per dag, kan disse AI-verktøyene være nyttige.

Dette verktøyet hjelper deg med å lage tilpassede åpningslinjer basert på mottakernes LinkedIn-profildata. Alt du trenger å gjøre er å legge til mottakerens LinkedIn URL i verktøyet, og det vil komme opp med unike åpningslinjer basert på profildetaljer.

Verktøyet koster $36 per måned for opptil 200 åpningslinjer.

SmartWriter.ai hjelper deg med å samle data fra mottakerens offentlige profil og nyhetssaker de er nevnt i. Det hjelper deg med å lage personlig tilpassede e-poster for personene du kontakter.

Du kan bruke den til å sende kalde e-poster eller LinkedIn-meldinger for oppsøkende kontakt. Abonnementet for verktøyet starter fra $49 per måned.

Hvis du starter en ny bedrift og trenger finansiering, kan Snazzy.ai være det perfekte verktøyet for deg. Det hjelper deg med e-postmaler for å presentere VC-er eller engleinvestorer.

Men først må du opprette en konto på plattformen. For å begynne å sende e-poster, skriv inn målgruppen du målretter mot, søkeordene du leter etter og beskrivelsen av tilbudet ditt. Og det vil spare deg for mye tid ved å gi et personlig tilpasset førsteutkast.

Etter det kan du justere den litt for å sikre perfeksjon. Abonnementet starter fra $25 per måned.

Dette er et annet AI-verktøy som hjelper deg med å finne den perfekte kroken for mottakerne. For å komme i gang med Lyne.ai, skriv inn CSV-en til potensielle kunder med deres jobb-e-post eller URL-adresser for LinkedIn-profiler.

Du kan også bestemme hvor mange setninger du vil at verktøyet skal skrive til åpningen, for eksempel 1-2 setninger eller 3-4 setninger osv. Abonnementet starter på $99 per måned.

Det har aldri vært enklere å skrive e-poster

Hvis du noen gang har funnet det utfordrende å samle alle punktene for å lage en god e-post, slutter kampen din i dag.

Bruk disse tipsene eller verktøyene for å skrive din neste effektive e-post raskere!

De 4 beste e-postappene for Windows du aldri har hørt om

Vi kjenner alle de klassiske Windows-e-postappene som alle liker å bruke, så hva med noen du aldri har hørt om før?

Les Neste

Om forfatteren