Hvordan skrive et prosjektforslag

Du kan være en ansatt som ønsker at ledelsen skal handle på ideene dine, en eier av en liten bedrift som prøver å hjelpe kunden din på bestemte måter, eller en oppstart som er villig til å skaffe penger fra investorer.

En ting du må gjøre i prosessen er å skrive et prosjektforslag for å bli godkjent for en bedre sak. Det er slik du får de nødvendige ressursene, verktøyene eller budsjettet for å konvertere ideen din til noe bemerkelsesverdig.

Så la oss forstå hvordan du skriver et prosjektforslag som beslutningstakere liker og godkjenner.

Hva er det ideelle formatet for et prosjektforslag?

Før vi kommer inn på det nøste med å skrive et prosjektforslag, la oss først kaste lys over definisjonen.

Et dokument du bruker til å foreslå et prosjekt og forklare dets mål, resultater og trinn-for-trinn-planen for å oppnå dette målet kalles et prosjektforslag.

Her er prosjektforslagsformatet du bør følge mens du sender det til høyere myndigheter.

1. Omslagsark

Det første du trenger er et forsideark for å skrive prosjektets tittel. Den etterfølges av innholdsfortegnelsen på neste side for å gjøre det lettere å skanne gjennom dokumentet.

2. Kortfattet sammendrag

Den andre tingen på prosjektforslaget ditt bør være sammendraget. Du bør inkludere de viktigste punktene som ledelsen ønsker å vite om prosjektet ditt. For eksempel:

• Problemet du vil løse.
• Din foreslåtte løsning på dette problemet.
• Planens disposisjon.
• Resultatet av dette prosjektet.

Pakk deretter opp alt i en konklusjon på slutten av sammendraget.

3. Prosjektbeskrivelse

Dette vil være den største delen av prosjektforslaget ditt, hvor du vil diskutere alt.

Bakgrunn: I denne delen snakker du om prosjektene du har gjort tidligere, resultatene du har oppnådd, og hvorfor du er den rette personen eller teamet til å jobbe med dette prosjektet. For å understreke poenget ditt kan du legge til hvordan du kan gjøre prosjektet til en suksess basert på leksjonene du har lært fra de tidligere oppgavene du har jobbet med.

Prosjektarbeidsplan: Her kan du beskrive trinn-for-trinn-prosessen for hvordan du har tenkt å løse det spesielle problemet du adresserer.

I slekt: De beste tipsene for å få prosjektrapportene dine til å skille seg ut

Prosjektkrav: I denne delen beskriver du budsjettet, ressursene eller verktøyene du trenger for å fullføre prosjektet. Hvis det er mulig, kan du også beskrive hvor pengene skal gå eller hvilke ressurser eller verktøy du trenger for hvilken oppgave.

Autorisasjon/prosjektovervåking: Dette er stedet der du beskriver hvem som skal være beslutningstakere for prosjektet, og hvordan din organisasjon eller team vil overvåke alt.

4. Vedlegg

Til slutt er dette stedet for å inkludere det ekstra materialet som ikke er inkludert i forslaget. Dette kan være viktige data eller andre detaljer som ledelsen kan bruke for å finne ut mer om prosjektet ditt og dets krav.

Hvordan skrive et godt prosjektforslag

Like viktig som det er å vite hvordan man lager et forslag i riktig format med korrekt informasjon, må det også være overbevisende for å bli godkjent. Så her er noen punkter du bør vurdere å komme i gang med prosjektforslaget ditt.

• Før du skriver noe, sørg for at du kjenner publikummet ditt. Finn ut hvilke termer de resonerer med, hvilken type tone som ville være bedre for dem, og skriv deretter ting deretter.
• Fokus på levering. Sørg for at du formidler alt overbevisende med klarhet og enkelhet.
• For å unngå forvirring, unngå å bruke kreativiteten din i formatet. Følg i stedet den konvensjonelle metoden. Selv om ledelsen allerede har gitt deg et format, sørg for at du følger det strengt.
• Til slutt, rediger og korrekturles prosjektforslaget ditt for å unngå skrivefeil eller grammatiske feil.

Hva er de syv delene i et prosjektforslag?

Nå som vi har diskutert hvilket format du bør følge mens du skriver prosjektforslaget og ulike måter å gjøre det overbevisende på. La oss forstå hvilke deler du må inkludere i prosjektforslaget ditt.

1. Problem

I denne delen beskriver du problemet du tar opp eller formålet med prosjektforslaget ditt.

Men når du skriver det, husk at personene du henvender deg til er opptatt. Så sørg for at du presenterer alt klart, konsist og basert på solide fakta. Hvis mulig, unngå å legge til dine meninger og øke seksjonslengden.

2. Løsning

I løsningsdelen din, i stedet for å si det åpenbare, gjør du det til å skille seg ut ved å fortelle nøyaktig hvordan du vil løse dette problemet og hvorfor du vil lykkes.

For å gjøre det mer effektfullt, fokuser på synspunktene til beslutningstakere (eller leserne dine). Brainstorm hva de må tenke mens de leser det, hva de kanskje vil vite videre, eller hvilket spørsmål de kan stille etter å ha lest denne detaljen eller det punktet. Du kan deretter skrive det videre basert på det du lærer.

I tillegg må du sikkerhetskopiere alt med fakta og forskning.

3. Mål

Når du tar opp et problem eller ser frem til å oppnå visse resultater, sikrer du suksess ved å legge opp målene. Og det er det du vil gjøre i denne delen – sett SMART-mål (spesifikke, målbare, oppnåelige, realistiske og tidsriktige).

Husk at målene dine må understreke kvaliteten på forslaget ditt. Tross alt er de en måte å overbevise ledelsen om at dette er gjennomførbart og kan løse problemet du adresserer.

4. Leveranser

Leveranser er suksesskriterier, som beskriver for ledelsen hva som vil bli oppnådd med dette prosjektet og hvordan det vil bli vellykket. Sørg for å gjøre disse til rett tid også, akkurat som målene dine. For eksempel X % mer salg denne høytiden.

5. Plan og strategier

Deretter beskriver du hvilken tilnærming du vil ta for å oppnå målene og oppnå disse leveransene. Inkluder en trinn-for-trinn-prosess og diskuter strategiene du vil bruke her i detalj.

I tillegg til det, demonstrer hvorfor denne tilnærmingen vil være relevant og effektiv.

6. Prosjektbudsjett

Beskriv kostnadene for hele prosjektet. Hvor mye finansiering trenger du, hvilke ressurser og verktøy trenger du? Sørg for å diskutere alle detaljene.

7. Konklusjon

Til slutt, avslutt alt - problemet, løsningen, ideene dine, prosjektets fordeler og alt annet i denne delen. Sørg for å understreke fakta for å få prosjektforslaget ditt godkjent.

Hva er de forskjellige typene prosjektforslag?

Formelt oppfordret

Når din klient kommer med en skriftlig eller formell forespørsel om et prosjekt, sender du inn et formelt etterspurt forslag. Dette forslaget er det enkleste å skrive, da du vet nøyaktig hva prospektet ser etter i prosjektet, hva som skal inkluderes og hvilket format du skal følge.

Uformelt oppfordret

Dette prosjektforslaget er relativt vanskelig, da i motsetning til det forrige, er forespørselen her verbal eller nødvendigvis uformell. Du har ingen spesifikasjoner på hva du skal levere, så det kan hende du må gjøre litt research.

Uoppfordret

Disse prosjektforslagene er de vanskeligste å skrive. De er som kald pitching. Du sender dem inn når du finner en klient som kanskje trenger å løse et eller annet problem.

Hvis du jobber med denne typen prosjektforslag, har du mye forskning og overbevisende å gjøre.

Fortsettelse

Fortsettelsesprosjektforslag skrives som en oppdatering av allerede godkjent prosjekt. Her nevner du trinnene, budsjettet og alle krav, og ber dem om å godkjenne fortsettelsen av planen.

Hvis kunden din trenger store endringer i prosjektet, er dette tidspunktet de kommer med den forespørselen.

Supplerende

Hvis du jobber med et prosjekt, og du finner ut at du kan trenge flere ressurser enn du estimerte, skriver du og sender inn et supplerende prosjektforslag. Den inkluderer forespørselen om ekstra ressurser, forklarer nøyaktig hvorfor du trenger dem og hvor lang tid det vil ta å fullføre prosjektet.

Fornyelse

Hvis du har fullført noen prosjekter vellykket for en klient, og nå ønsker mer støtte for å fortsette dem, skriver du et forslag til fornyelsesprosjekt.

Prosjektforslag gjort enklere

Å skrive et prosjektforslag kan virke som en skremmende oppgave, men hvis du har riktig informasjon, blir det lettere å starte med.

Og nå som du vet hvordan du skriver et forslag med riktig format, inkluderinger og kvalitet for å få godkjenning, er du klar! Fortsett og skriv ditt første prosjektforslag.

De 8 beste typene prosjektstyringsrapporter du bør kjenne til

Enten du er prosjektleder eller en del av et prosjektlederteam, må du vite om de vanligste typene rapporter. Her er noen av dem!

Les Neste

Om forfatteren