Slik bruker du Microsoft Teams, OneDrive og SharePoint sammen for samarbeid

Du kan se en økning i antallet samarbeidende arbeidsområdeapper nylig. Hvis du har en plan for Microsoft 365, trenger du ikke noen ekstra eksterne arbeidsverktøy. Alt du trenger er Microsoft Teams, OneDrive og SharePoint for svært produktivt og distraksjonsfritt samarbeid hjemme eller på kontoret.

I denne artikkelen vil vi diskutere hvordan Microsoft Teams, OneDrive og SharePoint kan hjelpe deg med oppgaver/dokumenthåndtering, eksternt samarbeid og ha samtaler.

Microsoft Teams for Collaborative Work

Microsoft Teams følger en 360-graders tilnærming for samarbeid og kommunikasjon. Du og teamet ditt kan ganske enkelt ta vare på mange aspekter av prosjektet rett fra teamene. Du kan gjøre teammøter, en-til-en-anrop, meldinger, filtilgang og jobbe med feil.

Følgende er de viktige samarbeidsorienterte funksjonene til Microsoft Teams som gjør det mulig for eksterne og hybride team å operere i sin fulle kapasitet:

1. Samtaler, møter og tekstmeldinger

Microsoft Teams er en robust app for teamsamtaler og møter. Du kan planlegge møter i Outlook-kalenderen for teammøter for en bestemt teamgruppe.

Hvert medlem vil få automatiske varsler slik at ingen går glipp av viktige prosjektmøter. Team gjør det også mulig for teammedlemmer fra eksterne steder å delta på møtet gjennom telefonsamtaler.

Microsoft Teams følger trådformatet for gruppetekster. Få oppmerksomheten til teammedlemmer ved å merke dem med @ signere under meldinger.

2. Skjermdeling

Under teammøter, klikk på Del innhold for å dele ulike eiendeler på datamaskinen din. Microsoft Teams lar deg dele:

• Desktop for sømløst samarbeid med flere vinduer, popup-vinduer, varsler og apper.
• Et spesifikt vindu når du trenger å fokusere på ett bestemt innhold og holde skrivebordsaktivitet privat.
• PowerPoints presentasjoner. Publikum kan bevege seg gjennom lysbildene hvis de vil.
• Microsoft Whiteboard for samarbeidende UI/UX-design, produktdesign og mange flere.

3. Offentlige og private team

Offentlige teamkanaler lar deg samarbeide fritt med eksterne kontakter. Lag for eksempel offentlige grupper for grafiske designere, apputviklere når du samarbeider med kundens utviklere.

Når du jobber med noe utenfor klientens prosjekt, er det bedre å lage en privat teamkanal for teammedlemmer. Du kan dele filer, diskutere ideer og ta beslutninger som er utenfor klientens omfang.

OneDrive for Collaborative Work

OneDrive er en Microsoft skylagringstjeneste med utmerket datasikkerhet. Verktøyet gjør det enkelt for teammedlemmer å få tilgang til prosjektfiler og dokumenter fra hvor som helst.

Når du setter opp et team på Microsoft Teams, blir OneDrive standard skylagring. Du kan bruke følgende funksjoner for samarbeid i teamet eller mellom teamene:

1. Lagre og synkronisere filer

Du kan opprette et delt bibliotek for hvert prosjekt. Deretter legger du til teammedlemmene som trenger å jobbe med prosjektet. Nå kan alle medlemmer få tilgang til alle filer du oppretter eller laster opp i dette biblioteket.

OneDrives apper synkroniserer enheten din med skyplattformen og lagrer automatisk den nyeste filen på den lokale stasjonen. Derfor kan du og teamet ditt jobbe med prosjektdokumenter selv om internett ikke er tilgjengelig på en stund. Samarbeid i sanntid vil imidlertid ikke være tilgjengelig når enheten din er frakoblet.

2. Kontrollere deling og tilgang

Du har full kontroll over dataene dine. Med mindre du deler en fil i en Microsoft Teams-gruppe eller delt bibliotek på OneDrive, er filen din helt privat. Hvis du trenger å dele en fil snarest, drar og slipper du filen i et delt bibliotek eller Teams-gruppe.

Du kan angi ulike tilgangskontroller for prosjektfiler og dokumenter. La oss vurdere at du jobber med en blogg for den kommende Computer Security Day. Du trenger kreative innspill fra teamet.

Du kan manuelt dele innholdslenken med noen få teammedlemmer og ikke unødvendig dele den med hele teamet. Deretter kan du begrense nedlasting av innhold, gi kun anmeldelse, og så videre.

3. Tagging Collaborator

Innholdsredaktører, utgivere, prosjektledere kan redusere oppgavebelastningen ved å implementere dokumentmerking. Hvis du redigerer et bloggutkast og trenger at forfatteren legger til noen historiske data til innholdet, kan du ganske enkelt nevne dem på dokumentet ved å bruke @ skilt.

Forfatteren eller innholdsskaperen vil motta en automatisk e-post med en lenke til filen og kommentaren. Det er ikke nødvendig å jage innholdsskaperen gjennom meldingsapper eller taleanrop. Dette sparer deg og teamet ditt for mye tid.

4. Sanntidsredigering

Du kan redusere tiden for innholdsoppretting og godkjenning ved å bytte til sanntidsredigering. For innholdsprosjekter med høyt volum bør teamet ditt ta i bruk denne tilnærmingen.

Du og prosjektteamet ditt kan åpne den samme Excel-, Word- eller PowerPoint-filen i nettleseren. Alle endringer som innholdsskaperne, redaktørene og godkjennerne gjør, vises til alle samarbeidspartnere.

SharePoint for Collaborative Work

Du kan bruke Microsoft SharePoint som standard intranettportal for ethvert prosjekt. Du kan trygt distribuere oppgaver, rapporter, arbeidsflyter og leveranser av ethvert prosjekt online uten å administrere noen backend-server.

Her er en liste over funksjoner i SharePoint som du ønsker å bruke for samarbeid med en helt ekstern eller hybrid arbeidsstyrke:

1. Filbehandling

Du kan enkelt administrere prosjektdata som dokumenter, filer, bilder, designelementer, telefonkontakter, e-postkontakter og videoer på SharePoint. Du kan opprette separate segmenter for hver fil på et SharePoint-nettsted.

Du kan legge til et metadatabasert søkeprogram slik at teammedlemmer enkelt kan få tilgang til filer fra hvor som helst. Brukere kan også få tilgang til filer fra mobil fordi SharePoint er en app som reagerer på mobilen.

2. Kommunikasjonsside

Du kan bruke SharePoint for visuell kommunikasjon. Lag for eksempel forskjellige kommunikasjonssider på intranettet for publikum som teammedlemmer, kunder, leverandører og så videre.

Nå kan du legge inn oppdateringer angående et prosjekt, produkt eller tjeneste til de ovennevnte nettstedene med ett klikk. Du kan bruke kommunikasjonssider på SharePoint til å publisere prosjektstatus-dashboards og samle inn kommentarer fra kundene dine.

SharePoint-nettsteder lar deg også enkelt legge til kalenderhendelser, tidslinjer og oppgaver for prosjektstyring.

3. Deling og tillatelseskontroll

Du kan angi forskjellige delingsregler og nivåer på SharePoint. For eksempel kan teammedlemmer få redigeringstilgang, eksterne samarbeidspartnere får visningstilgang, og klienter får full kontroll over et prosjektnettsted på SharePoint.

Det finnes ulike tillatelseskontroller i SharePoint-nettsteder som du kan utnytte for enkel tilgang til innhold med passende sikkerhet på plass. Du kan velge mellom Full kontroll, Design, Rediger, Bidra og Les.

Produktivt og rimelig samarbeid

Å bruke alle disse samarbeidsfunksjonene til Microsoft Teams, OneDrive og SharePoint er en lek.

Du kan nå komme i gang med prosjektoppgaver, dokumenthåndtering, tavle i sanntid og teamsamarbeid fra hvor som helst.

De 9 beste måtene å administrere teamet ditt i Microsoft Teams

Med Microsoft Teams kan du lage en plan, organisere arbeidet og sømløst samarbeide som teamleder. Her er noen tips for å hjelpe deg i gang!

Les Neste

Om forfatteren