De 10 beste tipsene for å få prosjektrapportene dine til å skille seg ut

I disse dager er det umulig å tenke på et prosjekt uten en rapport. Noen prosjekter krever faktisk at du produserer flere rapporter i løpet av deres livssyklus. Dine prosjekter og kunder kan trenge at du genererer ulike typer rapporter, men alle rapportene bør være konsise og lett forståelige.

I denne artikkelen lærer du hvordan du lager en effektiv rapport for et ferdig eller pågående prosjekt.

1. Klare og konsise timelister

Prosjektrapportene dine bør ha timelister. Den må være kortfattet, men den bør også ha all nødvendig informasjon slik at mottakerne enkelt kan forstå den på et øyeblikk.

Det er bedre å lage en ukentlig timeliste, og om nødvendig kan du lage den annenhver uke eller månedlig. Timelistene skal inneholde ressursnavn, oppgavenavn, dato, ukedag, påloggingstid, utloggingstid og total arbeidstid.

I stedet for å legge inn hver data manuelt i et regneark, kan du bruk hvilken som helst timelisteapp som Timely. Her kan du legge inn arbeidstid, oppgavenavn osv. Deretter vil verktøyet automatisk generere timelisterapporter.

2. Detaljert utgiftsrapport

En fullstendig utgiftsrapport er ikke bare viktig for kunden. Det er også fordelaktig for teamet ditt å holde styr på budsjettet og de faktiske kostnadene i løpet av prosjektets livssyklus.

En utgiftsrapport bør inkludere varen eller tjenesten, dens mengde, vareverdi, estimert budsjett, kostnad og balanse. Hvis et teammedlem ønsker å kjøpe en tjeneste eller et produkt for et prosjekt, be dem sende en lignende utgiftsrapport.

Sørg for at de kjøper den varen først etter din godkjenning og send inn regningen til deg. Dermed kan du legge til dataene i den endelige utgiftsrapporten og forhindre at kostnadene overskrider budsjettet.

3. Omfattende prosjektstatuser

Mens du lager en rapport om et prosjekt, bør den eksplisitt formidle prosjektstatusen. Prosjektstatus betyr ikke gjeldende status for arbeidsfremdriften. Den bør også inkludere andre data som forskjellen mellom planlagt og faktisk tidsplan, variasjon mellom estimerte og faktiske kostnader, gjenværende oppgaver, forsinket frist (hvis noen), mulige risikoer og problemer, og så videre.

Du bør lage en omfattende rapport som inneholder status fra alle mulige vinkler. Asanas universelle rapportering funksjonen kan hjelpe å lage prosjektstatusrapporter i forskjellige omfang og vinkler.

4. Ressursdistribusjon

Når du utarbeider en rapport om oppgavefordeling, sørg for at den hjelper andre med å sjekke ressurstilgjengelighet og delegere oppgaver når det er nødvendig. Gi en oversikt over hvor mange timer hver ressurs vil bruke på hver oppgave i slike rapporter.

Det vil hjelpe ledere og kolleger å vite hvilket teammedlem som er opptatt og hvem som har litt fritid. Du kan enkelt kompilere data og bruke dem i rapporten for fremtidig planlegging med ressursplanleggingsverktøy som Sølvbøtte.

I slekt: De beste verktøyene og tipsene for å delegere oppgaver effektivt

5. Visualiser kapasitetsutnyttelse

Det er sannsynlig at du vil inkludere en prosjektressursutnyttelsesrapport. Du må skille den fakturerbare utnyttelsen fra den totale ressursutnyttelsen. Derfor er det viktig at du oppretter separate kolonner for hver data.

Du kan også inkludere navnet på ressursene og individuell bruk, sammen med en teammessig bruk. På samme måte kan du bruke litt tid på å belønne og anerkjenne suksessen til de beste utøverne når det gjelder ressursutnyttelse.

6. Forventede og faktiske risikoer

Risikovurdering er en uatskillelig del av prosjektledelsen. Derfor bør du visualisere risikovurderingsdataene nøyaktig. Du har kanskje tenkt på noen risikoer mens du planla prosjektet. Men etter hvert som prosjektet skrider frem, endres risikovurderingen. Nevn alle opplevde og faktiske risikoer når du lager din prosjektrapport.

Din risikorapportering bør bestå av en oversikt over de forventede risikoene, etterfulgt av eventuelle risikoer som prosjektet har opplevd frem til rapporteringsdatoen. Det er også viktig at du nevner eventuelle risikoprofilendringer som du eller teamet ditt har identifisert under prosjektprogresjonen.

7. Prosjektporteføljeanalyse

Hvis du administrerer mer enn ett prosjekt til enhver tid og trenger å komme med en rapport for å analysere porteføljen din, må du være forsiktig. Først av alt, gå for et dashbord der du viser alle prosjektnavnene i fet skrift for enkel visualisering.

Dashbordet bør også inneholde et sammendrag av prosjektene, som milepæler, tidsfrist, nåværende fremdrift, budsjett vs. kostnader og ressursallokering. Du kan også bruke forskjellige grafer for å visualisere dataene på ett sted. Senere kan du lage separate seksjoner for hvert prosjekt og analysere dem individuelt.

Det er noen robuste prosjektporteføljestyringsverktøy tilgjengelig på markedet. Du kan velge hvilket som helst av de beste verktøyene for å lage profesjonelle og omfattende rapporter.

8. Data- og merkekonvensjon

Prosjektrapportene dine bør inneholde en standardkonvensjon for data og etiketter. Hvis du vil lage en rapport for organisasjonen din, følg organisasjonskonvensjonen. Hvis du oppretter en for en klient, kan det være lurt å diskutere med dem hvordan de vil ha informasjonen presentert i rapporten.

Bruk også korte og presise etiketter i rapporten, slik at alle kan forstå det uten problemer. Prøv dessuten å følge de lokale standardene for tid og dato. Hvis du jobber for en USA-basert organisasjon fra Storbritannia, vil det være ideelt å bruke amerikanske datokonvensjoner.

9. Interaktive diagrammer og grafer

Uansett hvilken type rapport du skal lage, vil publikum finne interaktive diagrammer mer nyttige. Rader og kolonner fulle av numeriske data kan gjøre folk uinteresserte. Lag heller diagrammer og grafer som viser tilleggsdata når noen holder musepekeren over grafen.

Det finnes ulike grafer og diagrammer du kan bruke i rapportene dine. Blant disse er sektordiagrammer, linjediagrammer og søylediagrammer de vanligste. Avhengig av datatypen, må du velge et diagram eller diagram for enkel visualisering.

10. Tilbakemeldingsseksjonen

Hver prosjektrapport vil gi positive eller negative tilbakemeldinger. Alle prosjektrapporter bør inneholde en del der kunder eller ledere kan gi tilbakemeldinger. Etter å ha gått gjennom rapportene, kan publikum gi tilbakemeldinger og forslag i den delen.

Så du trenger ikke be om tilbakemelding separat. Det vil også vise at du er villig til å kjenne begrensningene dine og gjøre forbedringer. Du kan senere implementere forslagene i prosjektarbeidsflyten.

Begynn å lage en prosjektrapport

En vellykket presentasjon avhenger av hvordan du lager rapporten for publikum. Ved utarbeidelse av rapport, husk på de ovennevnte punktene for å lage effektive prosjektrapporter.

Det kan også være lurt å bruke et robust datavisualiseringsverktøy for å presentere rapportene profesjonelt sammen med et snev av kreativitet.

De 8 beste funksjonene i Google Data Studio for dataanalyse og visualisering

Vil du imponere publikum med handlingskraftig datainnsikt og overbevisende visualiseringer? Sjekk ut disse Google Data Studio-funksjonene.

Les Neste

Om forfatteren