De 12 beste funksjonene i Microsoft Access for Database Management

Databaseadministrasjon kan være repeterende og hektisk hvis du ikke bruker riktig verktøy. Med Microsoft Access blir det enkelt å vedlikeholde en relasjonsdatabase.

Les videre for å vite mer om Microsoft Access og dets hovedelementer og funksjoner.

Hva er Microsoft Access?

Microsoft Access er et robust produktivitetsverktøy som følger med Microsoft 365-pakken. I denne databasen kan du registrere, vise, redigere og spore data. Du kan til og med etablere et forhold mellom dataene.

I tillegg til å lagre en enorm mengde informasjon, forenkler det enkel datainnhenting og bruk på forskjellige plattformer. Microsoft Access støtter også integrasjon med andre verktøy for enkel datasynkronisering. Noen av hovedkomponentene er tabeller, skjemaer, rapporter og spørringer.

1. Utsikt bak scenen

Microsoft Access Backstage-visningen er det du ser når du starter Access-programvaren, men ikke åpner en database. Med Microsoft Access Backstage-visning kan brukere utføre en rekke databaseadministrasjonsoppgaver, inkludert å åpne en eksisterende database og opprette en ny.

Menypanelet inneholder kommandoer som du kan bruke på en databasefil. Fra filbåndet kan du velge fra malene for å lage en ny fil.

2. Database

Microsoft Access er et databasestyringssystem (DBMS) som lar deg opprette og administrere store databaser. En database hjelper deg med å holde informasjonen på en organisert måte.

En databasefil opprettet i Microsoft Access 2007 eller nyere versjoner kommer med filtypen ACCDB, mens databaser opprettet i tidligere Access-versjoner er kjent som MDB.

Vanligvis er alle tabellene i en Access-database, sammen med andre objekter, som skjemaer, rapporter, makroer og moduler, lagret i en enkelt fil.

3. Forhold

Ved å etablere relasjoner kan du opprette en forbindelse mellom to forskjellige tabeller. Et forhold involverer felt med to tabeller som inneholder tilsvarende data.

I slekt: Hvordan opprette relasjoner mellom flere tabeller ved hjelp av datamodell i Excel

For eksempel kan Student ID-feltet i elevdatatabellen kobles til et felt med samme navn i elevresultattabellen. Relasjoner bidrar til å forhindre manglende data og bestemmer raskt resultatene av en spørring.

4. Primære nøkler

Når det gjelder å assosiere og meningsfullt kombinere data fra flere tabeller i Microsoft Access, må du bruke primærnøkkelfeltet. Primærnøkkelen til en tabell er fremmednøkkelen i en annen tabell. Man kan legge til primærnøkkelfeltet i andre tabeller for å referere tilbake til primærnøkkelkildetabellen.

5. Tabeller

Tilgangstabeller ligner på et Excel-regneark som inneholder rader og kolonner. Men i Microsoft Access blir rader og kolonner referert til som poster og felt.

Dessuten lagrer den dataene annerledes enn et regneark. Du bør lage én tabell for å spore hver type informasjon. Denne prosessen kalles normalisering. Det hjelper deg å unngå oppsigelser og gjør en database fleksibel.

6. Skjemaer

Microsoft Access-skjemaer lar deg se, legge inn og redigere data for én rad om gangen. Et skjema inneholder vanligvis kommandoknapper og kontroller for å utføre andre oppgaver som å sende data til et annet verktøy.

Ved å bruke skjemaer kan du kontrollere hvordan noen samhandler med databaseinformasjonen. Du kan finne verktøy for oppretting av skjemaer på Skape kategorien på Access Ribbon-menyen. Her kan du designe ditt eget skjema ved å designe et tomt skjema. Men det beste alternativet er å gå gjennom skjemaveiviseren.

7. Rapporter

Du kan bruke Access-rapporter til å formatere, kompilere og presentere data. Vanligvis inneholder den svar på et spesifikt spørsmål. Kjør en rapport når som helst for å få oppdatert databaseinformasjon.

Det er også mulig å formatere en rapport for å presentere data på den mest effektive måten. Du kan formatere den for visning, utskrift, eksport eller sending som et e-postvedlegg.

I slekt: Hva er Microsoft SharePoint? Funksjoner og fordeler ved å bruke den

8. Forespørsler

Funksjonen til en spørring er å hente data som oppfyller spesifikke betingelser fra tabeller. Du kan også bruke den til å utføre noen forhåndsdefinerte beregninger. På Access-skrivebordsapplikasjonen kan du bruke spørringer for å oppdatere eller slette flere poster samtidig.

Spørringer kan være av to typer: utvalgsspørringer og handlingsspørringer. Mens en utvalgsspørring lar brukere se, kopiere og skrive ut hentede data, kan en handlingsspørring utføre en oppgave med dataene.

9. Makroer

En makro er et verktøy som automatiserer oppgaver og legger til funksjonalitet til ulike databasedeler, inkludert skjemaer, rapporter og kontroller. Det er et program for å automatisere manuelle oppgaver som å åpne en rapport, kjøre en spørring, kopiere lim og tabellformatering i Access, som du gjør regelmessig.

For eksempel, ved å knytte en makro til en kommandoknapp, kan du sikre at makroen kjører når du klikker på den knappen.

I slekt: Hvordan begynne å bruke makroer i Word

10. Moduler

En modul er et sett med erklæringer og prosedyrer som legger til funksjonalitet til databasen din. Disse utsagnene er satt sammen som en enhet. Du må bruke VBA-språket for å skrive moduler.

Det kan være klassemoduler eller standardmoduler. Klassemodulene er knyttet til skjemaer og rapporter, mens standardmodulene ikke er knyttet til noe objekt.

11. Inndatamasker

Inndatamasker indikerer det gyldige formatet til inndataverdien i et felt. Denne funksjonen er imidlertid bare tilgjengelig for Access-skrivebordsdatabaser.

Inndatamasker kan sikre konsistensen til den angitte verdien, spesielt i verdisensitive felt som telefonnumre og postnummer. Den inneholder en obligatorisk og to valgfrie deler, hver atskilt med semikolon.

12. Valideringsregler

Du kan bruke disse reglene til å validere dataene du legger inn i en database. Uttrykksbyggeren kan hjelpe deg med å formatere regelen nøyaktig. Microsoft Access har to typer valideringsregler:

Feltvalideringsregel

Hvis du angir en valideringsregel for et felt, forhindrer Access deg i å forlate det feltet med mindre du angir en gyldig verdi. Anta at du legger til >=#12/01/2021# i eiendommen til Valideringsregel av datofeltet. I så fall må du angi datoer kun 1. desember 2021 og senere.

Postvalideringsregel

Du kan bruke den til å kontrollere når du kan lagre en post. Denne regelen tar hensyn til andre felt i samme tabell og sammenligner verdiene deres.

Microsoft Access for administrasjon av relasjonsdatabase

Når det gjelder å administrere en relasjonsdatabase, tilbyr Microsoft Access en sømløs løsning for forretningsbrukere. Denne artikkelen diskuterte de grunnleggende funksjonene til Microsoft Access, og leser som du vil ha en grunnleggende idé om verktøyet.

Hvis du er interessert i å lære hvordan du oppretter en enkel database ved hjelp av Microsoft Access, sjekk ut følgende artikkel.

Hvordan lage en database i Microsoft Access: En trinn-for-trinn-veiledning

Vil du lage en enkel database på Microsoft Access for å skjerpe databaseferdighetene dine? Her er en trinn-for-trinn-guide for hvordan du gjør det.

Les Neste

Om forfatteren