Hvordan lage en database i Microsoft Access: En trinn-for-trinn-veiledning

Microsoft Access er en GUI-basert front-end databaseapp som bringer kraften til programvareutviklingsverktøy og Microsoft Jet Database Engine i én kodefri og lavkodeplattform. Derfor er det en lek å lage en relasjonsdatabase i Access.

Denne artikkelen vil vise deg de enkle trinnene for å lage en skrivebordsbasert Access-database ved hjelp av en mal. Den vil også forklare trinnene for å lage en Access-database fra bunnen av ved å bygge dine egne skjemaer, tabeller, rapporter og andre objekter.

Bruke maler for å lage en database i Microsoft Access

Microsoft gir deg tilgang til flere produksjonsklare Access-databasemaler. Du kan bruke disse malene uten endringer eller tilpasse dem litt for merkevareformål.

En Access-databasemal kommer med alle nødvendige objekter som en funksjonell database trenger. Du finner for eksempel tabeller, spørringer, makroer, rapporter og skjemaer i hvilken som helst mal du velger.

Du kan velge hvilken som helst databasemal for å komme i gang med Microsoft Access database. Slik gjør du det:

1. Åpne Microsoft Access på den bærbare eller stasjonære datamaskinen.
2. Du bør se startskjermvisningen av Access.
3. Klikk på Ny på venstre sidepanel.
4. Du bør se mange Access-databasemaler.
5. Bruk søkeboksen for å se etter maler på nettet hvis du ikke finner det du leter etter.
6. Maloversiktsvinduet åpnes når du velger en mal.
7. Her kan du endre Filnavn og filbane.
8. Klikk Skape å bygge databasen. Den åpnes automatisk.
9. Du vil se velkomstskjermen. Klikk på Kom i gang å bruke databasen.
10. Navigasjonsruten på venstre side viser deg alle databaseobjekter som tabeller, spørringer, skjemaer og så videre.
11. Du kan begynne å legge inn prosjektoppgaver ved å klikke på Ny oppgave i Oppgaveliste-skjemaet.
12. Du kan dobbeltklikke på Oppgaver under Tabeller-menyen på venstre side for å se gjennom rådatabasen.
13. Klikk på Lukk (X) -knappen i øverste høyre hjørne under båndet for å lukke eventuelle åpne databaseobjekter.

Hvordan lage en database i Microsoft Access fra bunnen av

Selv om Access-databasemaler sparer deg litt tid, lar det deg ikke dykke dypt inn i hvordan en database fungerer. Du må opprette en database fra en tom Access-fil ved å bruke dine egne data, tabeller, skjemaer og andre deler. Last ned denne eksempel Access-database å begynne å bygge din egen.

I slekt: Hvordan lære Microsoft Access: Gratis nettressurser

Du kan begynne å lage din egen Access-database ved å følge disse enkle trinnene:

1. På Access-båndmenyen klikker du på Fil fanen.
2. Du vil se Tom database alternativ. Klikk på det.
3. Endre navn og bane i Tom databaseoversikt vindu.
4. Klikk på Skape for å bygge og åpne den tomme databasen.

Den tomme databasen er grunnlaget. Du må legge til data og databasedeler for å gjøre det til en funksjonell database. Følgende seksjoner viser trinnene for å legge til grunnleggende databasedeler av Access:

1. Legg til en tabell

Den tomme databasen vil automatisk legge til en tabell, Tabell 1. Tabellen i dataarkvisningen ligner et Excel-regneark. Access bruker imidlertid begrepet felt for kolonner og post for rader.

Hvis du vil legge til en ny tabell i databasen:

1. Klikk på Skape fanen på båndmenyen.
2. Du vil se seks deler av databasedeler som applikasjon, tabell, spørring, skjema, rapport og makro.
3. Bare klikk på Bord å lage Tabell 2.

I slekt: Hvordan opprette relasjoner mellom flere tabeller ved hjelp av datamodell i Excel

2. Legge til data i tabeller

Selv om Access-databasen ser ganske lik ut som Excel, er det annerledes å legge til data. Her er trinnene du bør prøve for å legge til data i en tabell:

1. Det første feltet vises som ID. Dobbeltklikk på det for å gi det nytt navn til Registrer ID.
2. Klikk nå på Klikk for å legge til og velg datatypen. Datatype lar Access vite hva slags poster du vil lagre i det feltet.
3. Velge Kort tekst for felt som fornavn, etternavn, adresse osv.
4. For å legge til felt og datatyper raskere, klikk på Designvisning ikonet nederst til høyre.
5. Du kan legge til Feltnavn og Data-type side ved side.
6. Nå er det på tide å legge til poster. Når du legger til en post under Fornavn, Access vil tilordne Primærnøkkel 1 i cellen under Registrer ID.
7. Primærnøkler er unike for hver post. Access bruker den til å bygge tabellrelasjoner.

3. Legg til et skjema

Skjemaer hjelper deg og teammedlemmene dine med å legge til data raskt. Det gjør også datainntasting enklere. Repliker følgende trinn for å bygge et skjema:

1. Velg en databasetabell for skjemabygging.
2. Klikk på Skape fanen på båndmenyen.
3. Klikk på Skjema.
4. Access vil automatisk opprette et skjema basert på tabelldataene.
5. Skjemaet vil også vise data fra andre koblede tabeller.
6. Klikk på Ny (tom) rekord knappen nederst i skjemaet for å legge inn nye kundedetaljer.
7. Nå, hvis du prøver å lukke skjemaet, vil Access be deg om å lagre og gi nytt navn til skjemaet.

4. Legg til og kjør en spørring

Å kjøre en spørring og hente data er en viktig oppgave du kan utføre i Access-databasen. Det kan være lurt å prøve disse trinnene:

1. Fra Skape fanen på båndmenyen, klikk på Spørringsdesign.
2. Dobbeltklikk på tabellene du vil hente data fra gjennom spørringer.
3. Dobbeltklikk på feltene du vil inkludere i spørringen fra hver tabell.
4. Du kan også legge til kriterier for hvert felt for å vise spesifikke data.
5. Legg til kriterier for Bestilling fylt ved å skrive inn et likhetstegn (=) etterfulgt av Ja.
6. Bytte databasen til dataarkvisning vil utføre spørringen og hente kundedata for fylte bestillinger.

5. Legg til en rapport

Du kan lage strukturerte rapporter for Access-databasen. Nedover linjen gir rapporter viktig innsikt om prosjektet eller arbeidsflyten. Enkle trinn for å lage en rapport:

1. Velg tabellen du vil bygge en rapport for.
2. Klikk på Rapportere fra Skape fanen på båndmenyen.
3. Høyreklikk på et felt og velg Slett kolonne for å fjerne eventuelle felt.
4. Klikk på nederst til høyre Forhåndsvisning for å visualisere rapporten din.
5. Lukk rapporten, og Access vil gi deg muligheten til å lagre den.

Bruk Microsoft Access for kraftige databaser

Du kan opprette en fullt funksjonell database på Microsoft Access ved å følge trinnene ovenfor. Deretter kan du bruke databasen din til å administrere mange arbeidsrelaterte ting som klienter, prosjektdata, inntektsdata, innholdshistorikk og så videre.

Selv om det har litt av en læringskurve, vil innsatsen din sikkert gi deg bedre muligheter. Du kan improvisere arbeidsflyten din med en systematisk database. Eller du kan legge ferdighetene inn i CV-en din for å lete etter en godt betalt jobb i anerkjente teknologiselskaper.

10 kjente teknologiselskaper som lar deg jobbe eksternt

Bedrifter blir mer åpne for ideen om fjernarbeid. Men hvilke teknologibedrifter lar deg jobbe utenfor kontoret?

Les Neste

Om forfatteren