6 avanserte Microsoft Excel-funksjoner du må kjenne til

Mens Microsoft Excel har eksistert i lengst tid, har den mange funksjoner som du sannsynligvis ikke vet noe om. Selv Microsoft-eksperter kan fortelle deg at hver dag er en lærerik dag med Excel.

Så hva er noen av disse fantastiske avanserte funksjonene du har gått glipp av? I denne artikkelen skal vi utforske seks avanserte Excel-funksjoner du må kjenne til og hvordan de kan bidra til å øke produktiviteten.

1. Fuzzy Matching

Fuzzy matching er en Microsoft Excel-produktivitetsfunksjon som lar deg sjekke gjennom relaterte elementer på tvers av forskjellige lister og slå dem sammen hvis de er omtrent like.

For eksempel, hvis du utfører en undersøkelse og noen oppføringer har skrivefeil, vil en uklar match telle dem sammen med de riktig stavede oppføringene så lenge stavemåten forblir så nær den riktige som mulig en.

I slekt: Hvordan lage et tankekart i Excel

For å gjøre oppføringene dine enda mer nøyaktige, kan du stille inn ditt foretrukne nivå av likhetsterskel til den uklare kampen. Du bør imidlertid vite at funksjonen for uklar matching bare vil fungere på tekstkolonner. Slik får du den uklare match-upen din:

1. Først må du kontrollere at du har Fuzzy Lookup installert og aktivert på Excel.
2. Det neste trinnet er å gjøre listen om til en tabell. Du oppnår dette ved å markere listen og trykke Ctrl + T.
3. Når du gjør dette, vil du se Fuzzy Lookup Tool vises på oppgavelinjen.
4. Velg nå hvilken av de konverterte tabellene du vil sammenligne.
5. Du vil da se en popup som ber deg velge Likhetsterskel du vil ha for sammenligningen – en terskel på 0,85 er ikke så ille.
6. Til slutt velger du en celle der Uklar oppslagstabell vil bli satt inn, og klikk Gå på Oppslagsverktøy for å fullføre sammenligningen.

2. Nytt vindu og arranger

Hvis arbeidet ditt krever at du håndterer flere regneark, er dette en funksjon du vil finne nyttig. Microsoft Excel lar deg åpne forskjellige vinduer og ordne dem som du ønsker for enkel tilgang.

Med alle fanene du trenger åpne, og etter ditt syn, kan du spare deg selv for tid og bry med å stokke mellom flere vinduer. Det vil også bidra langt med å minimere feil og forvirring.

I slekt: Slik bryter du tekst i Excel

For å bruke arrangementsfunksjonen, her er trinnene du må følge:

1. Åpne de ønskede arbeidsbøkene, og klikk deretter på regnearkene du vil åpne.
2. Klikk på Utsikt fanen, da Ordne alle.
3. Velg det alternativet som passer deg best i dialogboksen som vises.
4. Klikk OK.

3. Tekst til kolonner

Så du har gjort endringer i regnearket ditt når du plutselig må dele dataene fra én kolonne i forskjellige. Si at du vil ha for- og andrenavn i to separate kolonner. Det virker hektisk, ikke sant? Heldigvis trenger du ikke å kopiere og lime inn dataene dine celle for celle med tekst til kolonne-funksjonen.

I slekt: De beste nettkursene for å mestre avansert Excel

Den lar deg skille tekstene i kolonnene dine ved å bruke en avgrenset bredde eller et skilletegn som komma, bindestrek eller mellomrom. Så hvis oppføringene i kolonnen din har noen av disse, vil funksjonen gjøre det mulig for deg å flytte deler av dataene til en ny kolonne.

Slik bruker du tekst til kolonner-funksjonen:

1. Klikk på kolonnen som har den tiltenkte teksten.
2. Klikk på Data, velg deretter Tekst til kolonner.
3. En dialogboks vises som viser Konverter tekst til kolonneveiviser. Klikk på Avgrenset > Neste.
4. Velg Avgrensningstegn som gjelder for dine data. Dette kan være Rom eller Komma.
5. Når du er ferdig, klikker du på Neste og velg dataene Mål på arbeidsarket ditt.
6. Klikk deretter på Bli ferdig.

Du bør merke deg at denne funksjonen også er praktisk for andre data, for eksempel datoer eller serienumre. Nøkkelen er å sikre at alle skilletegnene er på riktig sted før du prøver å dele dataene.

4. Importer statistikk fra nettsteder

Å overføre data fra et bestemt nettsted til Excel-arket ditt kan også være et smertepunkt, men ikke lenger. Med Import Stats-funksjonen er alt så enkelt. Her er hva du må gjøre for å få denne funksjonen i gang.

Først må du åpne Excel-arket du vil importere data til.

1. Klikk på Fil, og på rullegardinmenyen, velg Åpen. Velg deretter Legg til et sted. Når du har gjort dette, vises en dialogboks som spør deg hvilke filer du vil importere til Excel.
2. Gå ned til spørsmålslinjen, legg til URL-en til nettstedet du vil importere data fra, og klikk Åpen. Det vil ta et sekund eller to, og så åpnes en annen dialogboks som ber deg skrive inn Windows-sikkerhetsnøkkelen. Dette vil skje hvis PC-en du bruker har et påloggingspassord når du starter Windows.
3. Så skriv inn Windows-brukernavnet ditt, påloggingspassordet og klikk Greit.

5. Fjern duplikater

Det siste du ønsker når du arbeider med data er redundans. Dessverre, etter å ha overført data fra en kolonne til en annen eller fra et annet nettsted, kan du risikere å få ting replikert. For å unngå dette kan du bruke funksjonen Fjern duplikater i Excel.

1. Velg tabellen, og fortsett deretter til Data-fanen for å få dette gjort.
2. Her, klikk på Fjern duplikater. Dette vil be om at et vindu åpnes. Popup-vinduet vil spørre hvilke kolonner og rader du vil skanne for duplikater. Skriv inn de nødvendige kolonnene og radene, og Excel vil slette kopiene dine.

6. Egendefinerte lister

Egendefinerte lister er en effektiv måte å unngå kjedelig dataregistrering og risiko for feil. Å lage en egendefinert liste på forhånd lar deg gjøre det legg til et rullegardinvalg eller bruk Excels autofyll-funksjon, og dermed sparer du tid.

I slekt: Excel-formler som hjelper deg med å løse virkelige problemer

Noen få eksempler inkluderer en tilpasset liste over produkter, ansatte eller lokasjoner. Du kan også bruke Excels egendefinerte lister, for eksempel ukedager eller måneder i året. For å bruke Excels autofyll-funksjon, kan du ganske enkelt skrive ett ord og dra fyllhåndtaket for å fullføre resten.

Excel lar deg bruke din egendefinerte lister på et hvilket som helst Excel-regneark eller -arbeidsbok ved å klikke på Fil-fanen > Alternativer > Avansert > Rediger egendefinerte lister på Windows, og utmerke > Preferanser > Egendefinerte lister på Mac.

Bruk disse nye triksene for å eie Microsoft Excel

Hvis du er en stor fan av Microsoft Excel, er det gode nyheter for deg; du kan ikke tømme dens fantastiske funksjoner! Selv om det kan høres skremmende ut, husk at de alle eksisterer for å gjøre arbeidet ditt enklere og mer produktivt. Dessuten trenger du ikke lære dem alle på en dag.

Bare husk å øve hver dag og få mest mulig ut av funksjonene i denne artikkelen. Hvis du bruker dem ofte, vil du ha dem for hånden innen kort tid!

Slik bruker du sporendringer i Microsoft Excel

Du kan bruke Excels Track Changes-alternativ for å holde styr på endringer i et regneark som må oppdateres eller gjennomgås av andre. Dette er hvordan!

Les Neste

Om forfatteren