Hvordan lage en profesjonell faktura fra bunnen av: 5 enkle trinn

Fakturering er en viktig del av frilansing. Det er bevis på det harde arbeidet ditt og tiden du har investert i å hjelpe kundene dine med dine fantastiske tjenester. Selv om fakturering kan automatiseres, har du kanskje ikke nok budsjett til å bruke på dyr regnskapsprogramvare.

I tillegg kommer ikke merkevaren din til å skille seg ut ved å bruke de samme gamle fakturamalene som alle andre bruker. I denne artikkelen lærer du hvordan du oppretter en faktura fra bunnen av for å fakturere kundene dine – en som er unik for deg og representerer merkevaren din.

Trinn 1: Lag en liste over det essensielle

En faktura inneholder følgende viktige detaljer:

1. Bedriftsinformasjon for begge parter: E-poster, telefonnumre, adresser osv.
2. Fakturanummer: Et unikt nummer for å identifisere fakturaen (eksempel: #1001).
3. Utgivelsesdato: Datoen da du utstedte fakturaen.
4. Tidsfrist: Datoen når klienten skal betale deg.
5. Beskrivelse: En kolonne som inneholder alle tjenestene du leverte til klienten.
6. Pris: Dine kostnader per enhet for hver leverte tjeneste.
instagram viewer
7. Mengde: Antall enheter av tjenesten som kunden har kjøpt (eksempel: 10 artikler).
8. Total: Totalkostnad for hver leverte tjenestevare, dvs. pris multiplisert med kvantitet.
9. Delsum: Totalkostnad for alle serviceelementer kombinert før justeringer.
10. Avgift: Skatt betales (hvis noen) av klienten ved kjøp av tjenestene dine. Rådfør deg med regnskapsføreren din for å veilede deg gjennom denne prosessen.
11. Skyldig beløp: Den endelige utgiften som klienten vil bære i bytte for tjenestene dine etter alle justeringer.
12. Betalingsinformasjon: Alle betalingsmåtene du godtar, inkludert kontoopplysningene dine.
13. Vilkår og betingelser: Vilkårene du og din klient ble enige om før avtalen ble inngått.

Her er et tips: Det er en god idé å inkludere en liten takknemlighetsgest på fakturaen. Noe så lite som "Takk for virksomheten" gir mye personlighet til fakturaen din. Det lar kunden din vite at du ser frem til å gjøre forretninger med dem igjen.

Vær også forsiktig når du gir rabatter. Nybegynnere frilansere blir ofte fristet til å gi store rabatter til kundene sine i håp om at de vil holde seg. Men dette kan resultere i motsatt effekt fordi kunder kan oppfatte den opprinnelige prisen din som en feilaktig fremstilling av verdien du leverer.

I slekt: Ting klienter ser etter når de ansetter frilansere

Trinn 2: Legg til merkevareidentifikatorene dine

Det som skiller en flott faktura fra en middelmådig er hvor godt den er utformet. Sistnevnte kan inneholde alle de essensielle delene, men ser utrolig kjedelig og uinspirerende ut. Hvis det gjøres riktig, kan fakturaen din fungere som et subtilt markedsføringsverktøy i tillegg til å være et juridisk dokument.

Du kan gjøre dette ved å bruke merkevareidentifikatorene dine som logo, typografi og merkefarger. Gjennom en smart kombinasjon av farge, font og syntaks kan du påvirke kundens humør når de ser på fakturaen din og rette oppmerksomheten mot de viktigste delene.

I slekt: Hvordan lage en egendefinert fargepalett i Adobe Photoshop

Trinn 3: Fullfør malens layout

Etter at du er ferdig med å legge til merkevareidentifikatorene dine, er neste trinn å fullføre utformingen av fakturaen. Dette betyr å ordne alt slik at alle elementene i fakturaen utfyller hverandre. Målet her er å lage en egendefinert mal som kan brukes på ubestemt tid.

En god mal er en som er organisert, vakker, nøyaktig og uendelig gjenbrukbar. Ikke bekymre deg, du trenger ikke være grafisk designer for dette. Bare en grunnleggende forståelse av design og nysgjerrighet til å eksperimentere er nok. Du kan også se på maler på nettet for inspirasjon.

I slekt: Grunnleggende designelementer og hvordan du bruker dem

Når vi snakker om designere, kan det være en god idé å ansette en til denne prosessen. De kan hjelpe deg med å bruke merkevareidentifikatorene dine på en måte du kanskje ikke hadde forestilt deg og bedre ordne fakturaen din. Tross alt er det mye billigere å ansette noen en gang enn å betale en vanlig abonnementsavgift for regnskapsprogramvare.

Husk at malen din skal være en blanding av design og data. Det betyr at den skal vise alle nødvendige detaljer på fakturaen din nøyaktig og fortsatt se presentabel ut. Dette er vanligvis vanskelig å få til på første forsøk, så ikke vær redd for å rote til ting; lære gjennom prøving og feiling.

Trinn 4: Fyll ut detaljer og se etter feil

Informasjonen i en faktura er svært viktig, både fra et juridisk og et faglig synspunkt. En faktura med feil informasjon er et øyeblikkelig rødt flagg for klienter og kan skade eller til og med avslutte forholdet ditt med dem.

Tre ting du bør være spesielt oppmerksom på er det endelige beløpet, betalingsmåtene dine og vilkårene som er avtalt. Husk at ingen liker overraskelser på en faktura. Jo lettere du gjør det for klienten din å betale deg, desto mer sannsynlig er det at du mottar betalingen i tide.

Trinn 5: Send fakturaen til kunden din

Når alt er satt på plass (antagelig etter mange revisjoner), send fakturaen til kunden din. Sørg for at du ikke har brukt redigerbare dokumentformater som .docx og valgt .png eller .pdf i stedet. Førstnevnte legger til forvirring og mistillit til handelen hvis noen av partene endrer dokumentet senere.

I slekt: Klientrøde flagg hver frilanser bør være klar over

Hvis du sender en faktura til en ny kunde og ikke vet hva du skal skrive i e-posten, bruk denne malen:

Hei [klient],

Takk for at du valgte [firmanavnet ditt] for dine behov. Vedlagt denne e-posten finner du fakturaen din for arbeidsvarene levert på/under [leveringstidspunkt for arbeid].

Gi oss gjerne beskjed hvis du er i tvil eller trenger avklaring på noe, vi vil gjerne hjelpe. Ser frem til fremtidige samarbeid.

Lag en minneverdig faktura

Du tenker kanskje at det ikke er verdt det å bruke tid på å designe en faktura, fordi du tross alt ikke får betalt for det. Så hvorfor bry deg med å lage en egendefinert mal når du bare kan bruke en ferdig?

Selv om det er sant, vær oppmerksom på at en tilpasset faktura er et subtilt, men sterkt markedsføringsverktøy. Ikke bare signaliserer det kompetanse og profesjonalitet, men setter også merkevarens preg på hver ny kunde – noe som gjør deg minneverdig.

Hvordan bli en vellykket frilanser: 8 essensielle ferdigheter

Vil du vite hvordan du kan bli en vellykket frilanser? Her er noen nøkkelferdigheter du trenger!

Les Neste

Om forfatteren