Hvordan organisere mapper, kategorier og etiketter for maksimal effektivitet

Så ditt oppgaveorganiseringssystem trenger hjelp. Kanskje mappestrukturen din har blitt så dyp at den er i ferd med å komme ut på den andre siden av planeten. Kanskje du er lei av å skrive tusen tagger for hver gjenstand. I så fall er denne artikkelen for deg.

Å vite hvordan du bruker mapper, kategorier og koder er avgjørende. Dette er nøkkelverktøyene i de fleste oppgavebehandlingsprogramvare. Uten denne ferdigheten risikerer du å miste viktige filer, gå glipp av tidsfrister og kaste bort dyrebar tid.

Slik blir du en effektiv, organisatorisk mester med mapper, kategorier og tagger.

1. Bruk mapper til å kontrollere lagringsplassering

"Mapper" er et fleksibelt begrep. I OneNote er notatbøkene dine som mapper. I Outlook-kalender representerer forskjellige kalendere forskjellige mapper. Tenk på mapper som bokser.

Du kan ganske enkelt se på alle tingene i én boks. Men hvis du skal bruke ting fra forskjellige bokser samtidig, blir det mer rotete. Plutselig trenger du en tredje boks, eller et bord eller noe. Det kan være vanskelig å huske hva som ligger i hvilken boks etterpå.

Smart mappestruktur løser dette problemet.

Mapper representerer den bredeste organisasjonsgruppen. De forhindrer at ikke-relaterte ting blandes sammen. For eksempel, hvis du er frilanser, er det praktisk å ha en mappe for hver klient. Separasjonen sikrer at du ikke blander sammen viktig informasjon som fakturaer eller fremdrift.

I slekt: De beste teknikkene for frilansere for å prioritere oppgaver gratis

På den annen side, ikke skille elementer som du trenger å bruke sammen. Unngå for eksempel å oppbevare kvitteringer, fakturaer og prosjektene de representerer i separate mapper. Dette gjør det vanskeligere å sjekke dem opp mot hverandre.

Den gylne regelen for mapper er at du vil ha så få som mulig. Dette sparer deg for å kaste bort tid på å bla mellom dem.

Eksempel på mappestruktur

Dette er en enkel mappestruktur du kan bruke. Den lar deg administrere personlige anliggender så vel som arbeidsbehov, noe som gjør den ideell for frilansere.

• Arbeid, med valgfrie undermapper for forskjellige klienter.
• Husstand, med valgfrie delte undermapper for å samarbeide med romkamerater eller familiemedlemmer.
• Personlig, en privat mappe for personlige behov og interesser.

Med mapper alene kan du bruke smart struktur for å sortere og identifisere informasjon. Men hvis du har ekstra verktøy som kategorier, forbedres alternativene dine.

2. Bruk kategorier for å sortere innhold

Kategorier hjelper deg med å sortere innholdet i en mappe. De har en tendens til å være fargekodet. I enkelte programvarer fyller egendefinerte ikoner eller etiketter denne rollen. I Trello er listene som kategorier. Hvis programvaren din ikke tilbyr kategorier, kan du bruke undermapper. Men dette er ikke optimalt.

En enkel, strømlinjeformet kategoristruktur er viktig. Hvis du blir for spesifikk, må du legge til flere kategorier per vare, noe som gjør det vanskelig å sortere.

På samme måte må du ikke lage catchall eller diverse kategorier. Dette er en oppskrift på tapte gjenstander og forvirring.

Dine egne kategorier vil variere i henhold til ditt arbeid og livsstil. Her er noen eksempler på kategoristrukturer for inspirasjon.

Kanban-stil

Kanban-kategorier hjelper deg med å spore fremgang på oppgaver. Under dette systemet håndterer tagger mer spesifikke data som prosjekt-ID-er eller klientnavn.

Det fungerer bedre som kategorier enn tagger fordi kategorier generelt er mer synlige.

• Ideer for idédugnad og inspirasjon som ikke er helt utformet ennå.
• Å gjøre for oppgaver du ikke har begynt på ennå.
• Gjør for pågående oppgaver.
• Ferdig for fullførte elementer som du oppbevarer for registrering. Noen programvare har en arkivfunksjon som kan erstatte dette.

Arbeidsplassbasert

Hvis du ønsker å administrere arbeidsrelaterte oppgaver, kan du bruke et enkelt system med kategorier. Det ville fungere bra for Arbeid mappe i mappestrukturen ovenfor.

• prosjektnavn for komplekse prosjekter med mange tilhørende elementer.
• Henvisning for ikke-oppgaveelementer som du fortsatt må beholde, for eksempel tidsplanen din.
• Arbeidsgruppe for distinkte team eller avdelinger i arbeidsstyrken din.

Behovsbasert

Behovsbaserte strukturer fungerer godt for å håndtere personlige anliggender. Den lar deg raskt identifisere hvilken del av livet ditt og helsen en vare gjelder.

• Økonomiske behov for regninger, budsjettering, shopping, betalingsplaner, IOUer og lignende.
• Fysisk helse for mat- og treningsjournaler, medisinkvitteringer m.m.
• Mental Helse for hobbyer, men også meditasjonsguider og terapeutiske ressurser.
• Sosiale behov for tiden du bruker på sosialt samvær, for eksempel arrangementsplaner og datoideer.

Timing-basert

Hvis programvaren din lar deg endre et elements kategori med bare et klikk eller to, bør du vurdere en tidsbasert struktur. Denne strukturen sorterer oppgaver etter hvor lang tid de tar å fullføre.

• 10 minutter eller mindre.
• 30 minutter eller mindre.
• 1 time eller mindre.
• Lang oppgave for langsiktige prosjekter.
• Ubestemt for referansemateriale.

Tagger er et verktøy du kan bruke til å spesifisere ting innenfor en kategori, slik at du lettere kan finne dem. Noen programvare kan bruke dem som hashtags. Annen programvare, som OneNote, tilbyr tag-forhåndsinnstillinger og andre tag-administrasjonsfunksjoner.

Tag-strukturer kan ligne mye på kategoristrukturer. Den viktige forskjellen er at tagger kan overlappe mye mer enn kategorier. De fyller også en annen funksjon enn kategorier.

I slekt: Apper du kan bruke for å ta etiketter til neste nivå på din Mac

Tagger sørger for at du kan finne et spesifikt element basert på identifiserende nøkkelord. De er et søkeverktøy, mens kategorier er et sorteringsverktøy. De er også vanligvis ute av syne, mens kategorier er synlige.

Hvis programvaren din ikke har begge deler, sørg for at den i det minste har et robust søkesystem for å kompensere for det.

Du kan ha mange forskjellige tagger, men prøv å ikke gjøre dem overflødige. Det er bedre å slå seg til ro med et tag-system for hyppige identifikatorer enn å improvisere en ny tag hver gang.

Her er et eksempel på et kodesystem som vil fungere godt for en prosjektbasert kategoristruktur.

Dwight Eisenhower laget dette systemet for å håndtere sin overveldende arbeidsmengde. Du kan bruke den til å prioritere oppgavene dine.

• Gjør nå for toppprioriterte oppgaver og ting du ikke kan utsette.
• Gjør senere for ting som kan vente minst en dag.
• Delegat for de tingene som faller utenfor din kapasitet eller ferdighetssett.
• Henvisning erstatter Eisenhowers "ikke gjør" for unødvendige oppgaver. Den markerer nyttige verktøy og lenker.

Bli en Master of Organization

Ved å optimalisere disse verktøyene oppnår du effektivitet. Mappestrukturen og kategoriene holder innholdet sortert uten mikroadministrasjon. Med tagger kan du fortsatt finne et bestemt element raskt, selv fra en lang liste.

Hvis oppgavebehandlingen din ikke støtter disse verktøyene, bør du bytte til en som gjør det.

9 Oppgavebehandlingsprogramvare for å administrere og fullføre oppgavene dine

Leter du etter oppgavestyringsprogramvare for å få ting gjort? Her er noen av de beste du kan bruke.

Les Neste

Om forfatteren