Hvordan overholde tidsfrister og fullføre oppgaver i tide: 8 tips

For mange er frister en forferdelig sak. Du kan utsette til fristen nærmer seg og mislykkes i å fullføre oppgaven i tide til tross for innsatsen i siste øyeblikk.

Tapte tidsfrister kan ha en negativ innvirkning på produktiviteten og inntrykket ditt både i privat og yrkesliv. Sjekk ut punktene som er forklart her for å finne ut hvordan du enkelt kan overholde alle frister.

1. Lag mange små milepæler

Fører komplekse og tidkrevende oppgaver deg til å utsette? Hvis ja, så er du ikke alene. Noen ganger føles sinnet ditt overveldet og demotiverer deg til å jobbe til siste øyeblikk.

Det er derfor du må bryte ned dine ambisiøse mål i mindre milepæler. For eksempel, hvis målet ditt er å fullføre en 50-siders oppgave, kan du dele den inn i små kapitler og jobbe med ett kapittel hver.

Når du gjør dette, vil ikke underbevisstheten din føle seg overbelastet. I stedet vil de små fristene virke overkommelige og motivere deg til å komme i gang med arbeidet. Når du fortsetter å oppnå alle de små milepælene etter hverandre, vil det ikke være vanskelig å nå det store målet.

2. Finn en motiverende partner

Å jobbe alene er vanskelig - spesielt når det involverer en kompleks oppgave. Selv om det å jobbe alene gir deg frihet, kan du også ende opp med å bli noen uten motivasjon til å fullføre arbeidet. Siden du ikke er ansvarlig overfor noen om dine personlige tidsfrister, kan manglende milepæler bli vanlig.

Hvis du har problemer med å administrere de selvpålagte fristene dine, kan du alltid involvere noen andre. Det ville vært fint å ha noen som vet om fristene dine. Denne ansvarlighetspartneren kan være noen fra din familie eller venner.

For å fullføre å lese et kapittel, kan du gå inn i en klassekamerat og studere sammen. Hvis du ikke finner en partner, vil det være inspirerende å vite om noen som har oppnådd samme milepæl.

3. Hold alltid oversikt over fremdriften

Å gjøre fremgang ved å spore en daglig vane vil hjelpe deg med å fullføre en oppgave i tide. Selv om du setter en frist, betyr ikke det at du fullfører den siste dagen. Dette betyr at du vil jobbe med prosjektet i flere dager for å fullføre det før fristen.

Du er kanskje ikke like produktiv i løpet av alle disse arbeidsdagene. Regelmessig sporing av fremdriften vil imidlertid hjelpe deg med å identifisere hullene og la deg gjøre opp for dine svake punkter.

Du kan bruke MeisterTask for å spore hvor mye fremgang du har gjort på en oppgave. Du kan legge til et hvilket som helst antall oppgaver og spore fremgangen deres mens du jobber med dem hver dag.

4. Unngå å etterlate smutthull i planleggingen

Før du kommer med en frist for personlige oppgaver, må du ha gått gjennom en detaljert planprosess. Å kjenne til målene, arbeidsprosessen og tilgjengelig tid er noen ting du bør vurdere før du fastsetter en tidsfrist. Å ha problemer med planleggingen kan koste deg tidsfristen.

Det er ingen vits å klandre deg selv for å gå glipp av en frist hvis du hadde feil i planleggingsprosessen. Du må for eksempel låne noen bøker fra et bibliotek for å fullføre et prosjekt innen mandag. Du gjorde planleggingen for fredagen, men biblioteket holder stengt lørdag og søndag.

Som du kan se, er det et smutthull i denne ordningen. På grunn av dette er du nødt til å gå glipp av fristen her. For å unngå slike omstendigheter, sørg for at arbeidsplanen din ikke har noen feil.

5. Hold distraksjoner i sjakk

Distraksjoner er en av de største grunnene til at du ikke klarer å fullføre oppgaver i tide. Lange e-poster, sosiale medier-varsler, presserende, men mindre viktige oppgaver, et familiemedlem som er innom for å chatte – alt dette distraherer deg fra målene dine og hemmer arbeidsflyten din.

Når tankene dine er omdirigert til noe annet, er det vanskelig å bringe tilbake den samme konsentrasjonen og oppmerksomheten til det originale arbeidet ditt. Når du er i gang med en oppgave, prøv å gjøre så mye fremgang som mulig på en gang.

Du kan dempe mobil- og datamaskinvarslene til unngå distraksjon. Å bruke antidistraksjonsapper er også nyttig for å holde deg fokusert i arbeidstiden.

Hvis du har for mange ting på tallerkenen din, kan det skje å miste tidsfristene og ventende oppgaver av syne. Den beste måten å være klar over oppgavene og tidsfristene på er å bruke et kalenderverktøy. Slike apper vil hjelpe deg med å planlegge oppgaver, arrangementer og møter.

Å holde oversikt over tidligere og fremtidige tidsfrister og milepæler blir enkelt med kalenderprogramvaren. Disse appene lar deg visualisere kommende tidsfrister på en sortert måte. Sjekk disse verktøyene daglig for å holde oversikt over oppgavene dine for dagen.

Google Kalender er en kalenderplanleggingsapp som du kan bruke til din personlige og profesjonelle oppgaveplanlegging. Den støtter også integrasjon med forskjellige prosjektstyringsverktøy som gjør tidsfristvisualisering uanstrengt.

7. Bruk en myk frist

En myk frist er en tentativ frist du setter foran den opprinnelige. I tilfelle du lurer på om en myk frist kan hjelpe deg, er svaret ja. Det er ikke bare nyttig for profesjonelle prosjekter. Myke tidsfrister er like effektive for personlige milepæler.

Selv de best lagte planene kan oppleve hikke. Du kan bli syk eller ha tekniske problemer. Ikke la disse tvinge deg til å gå glipp av en frist. Ha en myk deadline på plass og prøv å fullføre arbeidet før det.

I tillegg til å redde ryggen din under eventuelle uventede hendelser, vil det sikre rettidig fullføring av en oppgave.

8. Unngå utsettelse for enhver pris

De fleste av dere vil være enige om at utsettelse er grunnen til at dere stadig mangler tidsfrister, selv de selvpålagte. Selv om oppgavekompleksitet er ansvarlig for dette i de fleste tilfeller, kan noen ganger folk utsette siden det ikke er noen belønning for å fullføre en oppgave.

Utsettelse blir mer vanlig i personlige oppgaver som ikke involverer noen veileder eller belønning. Men du kan alltid unne deg selv etter at du er ferdig med arbeidet i tide. Det vil inspirere deg til å unngå utsettelse neste gang.

I slekt: De beste tipsene for å unngå utsettelse og overholde tidsfrister

Rettidig fullføring av oppgave øker produktiviteten

Tidsfrister skal ikke være stressende og demotiverende. I stedet skal det motivere deg til å fullføre oppgavene i tide. Du kan følge tingene som er nevnt her for å overholde dine selvlagde tidsfrister.

Du bør også unngå forsinkelser i yrkeslivet for enhver pris ved å finne ut mulige årsaker og deres løsninger.

9 grunner til at prosjekter blir forsinket og hvordan du unngår dem

Finn ut hvorfor prosjektene dine kan bli forsinket og hvordan du taktfullt kan unngå dem.

Les Neste

Om forfatteren