Hvordan bruke Microsoft Outlook for prosjektledelse

Hvis du eller din bedrift allerede bruker Microsoft Outlook som e-postapplikasjon, er det lurt å bruke det som et fullverdig verktøy for prosjektledelse. Hvorfor bruke en annen heftig programvare med et ukjent grensesnitt når du kan tildele oppgaver, angi påminnelser og forfallsdatoer til oppgavelistene dine i Microsoft Outlook?

Å maksimere produktiviteten er en enkel affære med Microsoft Outlook. Den kommer innebygd med en rekke nyttige verktøy som hjelper deg med å kategorisere prosjekter, merke dem og gjøre så mye mer. La oss ta en titt på alt du kan gjøre med Microsoft Outlook som et prosjektstyringsverktøy.

1. Tilordne oppgaver

Hvis du jobber med et lite team, er det enkelt og uanstrengt å tildele oppgaver når du bruker Microsoft Outlook. Gå til Å gjøre på venstre panel og fortsett til Legg til en oppgave.Når du har lagt til oppgaven, høyreklikker du og velger Opprett ny liste fra denne oppgaven.

Etter at du har laget oppgavelisten, høyreklikker du og velger Del liste. Du har muligheten til å

Opprett invitasjonslenke for folk å la folk bli med og redigere denne oppgavelisten. Denne funksjonen er utrolig nyttig for å sortere prosjekter innenfor et lite eller mellomstort team.

2. Legg til et e-postalias

Arbeidsoppdateringer og prosjektkommunikasjon kan gå seg vill i mengden av hverdagslige e-poster du mottar, selv når du er for forsiktig. Én ubesvart e-post kan føre til forsinkelser og alle slag. En enkel måte å håndtere dette problemet på er å lage et e-postalias i Microsoft Outlook.

Det er en ekstra e-postadresse som bruker samme kontaktliste og innstillinger for å motta e-poster. Du kan gjøre det ved å gå til Legg til et alias og opprette en ny e-postadresse, eller bruke en eksisterende til å fungere som ditt alias. Alle e-poster mottatt på denne adressen vil som standard bli plassert i en spesiell prosjektstyringsprogramvare.

3. Opprett en gruppe

Hvis du prøver å holde alle prosjektmedlemmene informert om alle prosjektoppdateringer, kan du enkelt opprette en gruppe. Dette gjør også oppgaven med å dele kalendere enklere (mer om det senere).

Gå til Mennesker på venstre panel, og se etter Grupper og lage en. Du vil bli bedt om å legge til medlemmer, og når du har gjort det, vil du få vist en gruppe-e-post-ID der du kan sende all prosjektrelatert e-post og få tilgang til gruppekalenderen. Du kan sette inn nye arrangementer, bli oppdatert på de kommende, og ligge i forkant av fristene.

4. Del kalendere

Det er ikke noe bedre enn å være på samme side når du jobber med et prosjekt. Prosjektsynlighet er avgjørende for prosjektsuksess. En god måte å sikre det på er ved å dele en prosjektkalender som er tilgjengelig for alle medlemmer av prosjektet.

I SLEKT: Hvordan gjøre Outlook mindre distraherende med disse raske tipsene

Du kan ikke bare se hva andre jobber med, men også fokusere på hendelsesmilepæler og viktige prosjektbegivenheter som kommer. Med en slik kalenderintegrasjon vil du garantert aldri gå glipp av viktige oppdateringer. Nå kan du dele kalenderen din med kontaktene dine.

Du finner delingsalternativet øverst til høyre, og du kan også velge å reflektere prosjektgruppens kalenderaktiviteter for å vises i kalenderen din for å holde deg oppdatert.

5. Bruk regler for å drive et prosjekt

Hvis du ønsker å automatisere noen få hverdagslige prosesser og ta kontroll over e-postinnboksen din så vel som prosjektet ditt, er det ingen bedre måte å gjøre det på enn å bruke regler. For å komme i gang kan du ganske enkelt høyreklikke på en e-post og gå til Avanserte handlinger.

Klikk på en Opprett regel fra rullegardinmenyen. Du kan enten velge å flytte den eksisterende e-posten til en mappe du ønsker, og hvis du vil gjøre mer, velg Flere valg.Du kan også legge til en handling og bestemme hva som skjer hver gang du mottar en e-post fra denne mottakeren.

6. Kategoriser alt

Når arbeidet ditt er eksternt og mye kommunikasjon skjer via e-post, er det best å kategorisere og merke forskjellige prosjekter slik at du ikke går glipp av viktig korrespondanse. Du kan høyreklikke på en e-post og velge Kategoriser fra rullegardinmenyen. Nå kan du enten velge fra kategoriene som allerede er tilgjengelige eller fortsette å opprette en ny.

Hvis du må innføre endringer i en eksisterende kategori, kan du gjøre det i Administrer kategorier.

7. Bruk søkefeltet

Hvis du ikke tror på å kategorisere alt eller sette etiketter på e-postene dine, kan du bare bruke søkefeltet til å se etter prosjekt-e-poster. Gi et relevant søkeord, og det vil finne akkurat det du leter etter, hver eneste gang.

I SLEKT: Hvordan fargekategorisere Outlook-kalenderen din

Søkefeltet lar deg søke spesifikt i en mappe du ønsker, eller en undermappe, og gjør oppgaven din mye enklere. Det sparer både tid og mye krefter. Dessuten kan du også søke i slettede e-poster, samtalehistorikk eller spesifisere andre detaljer som emne, nøkkelord og mottaker for å finne det du leter etter.

8. Lag nye mapper for å skille prosjekter

Du kan alltid sette opp en ny mappe for å inneholde informasjon om et prosjekt. Når du gjør det, vil sjansene for å blande sammen prosjekter eller gå glipp av viktige e-poster og tidsfrister reduseres til et minimum. Klikk på tre linjer øverst til venstre på skjermen, og gå til slutten av rullegardinmenyen.

Der finner du Ny mappe, og det vil ta deg mindre enn et sekund å lage en ny mappe.

9. Bruk Excel, PowerPoint, Word og OneNote

Microsoft Outlook eller webversjonen Outlook.com leveres innebygd med Excel, PowerPoint, Word og OneNote. Du kan enkelt få tilgang til Microsofts pakke med produktivitetsprogramvare fra hjemmesiden. Du finner dem på venstre panel, og du kan komme i gang på et blunk.

Disse integrasjonene hjelper deg med å gjøre presentasjoner, legge til notater, lage regneark og dokumenter på et blunk – alt fra bekvemmeligheten av én enkelt skjerm.

Microsoft Outlook gjør prosjektledelsen enklere

Perfekt for eksterne team som jobber online, Microsoft Outlook er ekstremt nyttig for å tildele oppgaver og automatisere hverdagslige oppgaver. Når du har muligheten til å opprette nye mapper, undermapper, e-postaliaser og sortere alt i kategorier, kan ingenting gå galt.

Microsoft Outlook kan være nyttig for prosjektledelsen din ved å la deg lage oppgaver fra en e-post, lage klistrelapper og lage tavler, slik at du kan se alt på et øyeblikk. Med et prosjektstyringsverktøy som følger med e-postapplikasjonens kjente grensesnitt, kan du holde deg oppdatert på produktivitetsverktøyene dine hvor som helst, når som helst.

De 5 beste verktøyene for Microsoft Outlook

Mangler du en funksjon i Microsoft Outlook? Her er flere Outlook-verktøy som legger til nyttig funksjonalitet til innboksen din!

Les Neste

Om forfatteren