Hvordan fargekategorisere Outlook-kalenderen din

Det er velkjent at bruk av farger for å merke forskjellige deler av informasjon forbedrer minneoppbevaring og i sin tur produktiviteten. Du kan ha brukt farger for å fremheve notater på skolen eller i møter, eller brukt farger for å plotte grafer. Uansett, det er en grunn til at folk bruker det.

Når du planlegger timeplanen eller bestiller møter, kommer Outlook-kalenderen utstyrt med mange verktøy for å holde deg organisert. Et av disse verktøyene er kategorier-funksjonen, som lar deg kategorisere avtaler etter farge. Her ser vi på hvordan du bruker kategorier i Outlook effektivt.

Hvordan sette opp kategorier på Outlook-kalenderen

Det er to forskjellige måter å sette opp kategorier på Outlook-kalenderen din. Dette avhenger av om du bruker nettversjonen eller applikasjonen, men begge skaper det samme resultatet.

For applikasjonsversjonen er den enkleste måten som følger:

1. Enkeltklikk på en avtale på Outlook-kalenderen din.
2. På båndet Avtale fanen skal åpnes.
3. Klikk Kategoriser.
4. Velg fra rullegardinmenyen Alle Kategorier for å åpne Fargekategorier vindu.
instagram viewer
5. Plukke ut Ny for å opprette en ny kategori.
6. Gi kategorien et navn og velg en farge du velger.
7. Gjenta for så mange kategorier du vil, og klikk OK på begge vinduene for å bruke den.

I slekt: Hold Outlook-e-post og Microsoft-kontoer sikre

Deretter kan du kategorisere alle avtalene dine ved å klikke på allerede eksisterende kalenderhendelser og velge kategorien fra den samme Kategoriser fall ned. Når du oppretter en ny avtale, vil Kategoriser alternativet vises i Ny avtale rute.

For nettversjonen av Outlook-kalenderen:

1. På den blå verktøylinjen øverst på skjermen klikker du på Cog ikon for Innstillinger.
2. I søkefeltet skriver du "Kategorier" og velg Kategorier fra resultatene.
3. I Kategorier innstillingsvindu, klikk Opprett kategori.
4. Gi kategorien et navn og velg en farge fra valgene på skjermen.
5. Gjenta etter behov og klikk Lagre.
6. Klikk X for å gå ut av innstillingene.

Du kan deretter klikke og Redigere eventuelle eksisterende eller nye avtaler, og hvor det står Kalender med en farget sirkel ved siden av, kan du velge kategori fra rullegardinmenyen. Du kan slette eller redigere kategoriene dine ved å gå gjennom de samme trinnene for hver versjon, og ganske enkelt klikke på Redigere eller Slett alternativer etter behov.

Velge de riktige fargene

Som nevnt tidligere har det sine fordeler å kategorisere kalenderen din med farger. Alt du trenger å gjøre er å se på kalenderen din for uken som kommer, så får du en rask oversikt over hva du kan forvente. Du vil automatisk vite hva som skjer uten å måtte lese hele teksten og skille den selv.

Forskning har vist at farger påvirker vår atferd, følelser og læring, og noen farger er bedre enn andre når det kommer til produktivitet. Disse er:

• Rødt, oransje og gult for detaljer og minneinnhenting.
• Grønt for konsentrasjon og fokus.
• Lilla for kreativitet.
• Blues for beroligende effekter.

Du bør imidlertid unngå å bruke farger som du har negative assosiasjoner til.

I slekt: Synkroniser Microsoft Outlook med Google Kalender

Hvordan kategorisere Outlook-kalenderen din effektivt

Når du fyller ut Outlook-kalenderen, bør kategoriene dine tilføre verdi i stedet for bare å være en avkrysningsboks. Å være smart med hvordan du kategoriserer avtalene dine vil ha optimal effekt på produktiviteten din.

For det første, for å holde det enkelt og effektivt, sikte på rundt seks separate kategorier for å unngå å ha for mange. Du må kanskje ha mer, men ikke gå over bord.

I slekt: Slik bor du i kalenderen din for oppgavebehandling

For det andre bør de være utpreget forskjellige typer arbeid. Dette vil variere avhengig av jobbansvaret ditt, men det kan se omtrent slik ut:

• Møter
• Samarbeid eller prosjektarbeid
• Klientarbeid
• Administrasjon
• Opplæring og ferdigheter

Det vil selvfølgelig være arrangementer som ikke alltid passer inn i hver etikett, men velg den som er mest tilpasset. Gjør det som gir mening for deg, og hvis du finner ut at du egentlig ikke bruker en, slett den.

Kalenderkategorisering fungerer

Outlook-kalenderen din er et av de viktigste verktøyene du vil bruke i løpet av en vanlig arbeidsuke. Den lagrer alle dine møter og oppgaver som du trenger tilgang til, så det er fornuftig å bruke det til sitt fulle potensial.

Lek deg litt med forskjellige farger og kategorityper, og hold deg til det. Du vil føle deg mer organisert og bedre i stand til å lese timeplanen din, noe som kan være en stor tidsbesparelse i de travle periodene.

Hvordan forbedre tidsstyringen med Outlooks Delay Delivery-funksjon

Utsettelse av levering av e-poster kan hjelpe deg med å administrere arbeidsmengden din samtidig som du får ting gjort.

Les Neste

Om forfatteren