10 ting du ikke visste du kunne gjøre med Microsoft SharePoint

For mange er SharePoint en plattform med begrensede funksjoner. Men det er ikke tilfelle. Du kan gjøre mange ting på denne plattformen, noen av dem kan ha vært ukjente for deg til nå.

I denne artikkelen vil vi avsløre slike funksjoner i SharePoint som helt sikkert vil forbløffe kollegene dine.

1. Behandling av fakturaer

Hvis organisasjonen din jobber med tredjepartskunder, er fakturagenerering og -behandling de avgjørende delene av arbeidsprosessen din. De fleste organisasjoner er avhengige av eksterne verktøy for fakturahåndtering. Derimot, Delingspunkt brukere kan utføre de fleste trinnene fra sin opprinnelige plattform.

Du kan bruke Microsoft Forms til å samle inn fakturadata og importere dem til SharePoint. Det er også mulig å lage en faktura og utføre inntektsanalysen samtidig på SharePoint.

I slekt: Google Forms vs. Microsoft Forms: Hvilken bør du bruke?

Disse prosessene krever involvering av færre personer. Derfor er det mindre sjanse for feil under datainntasting. Inkludering av automatiserte trinn gjør også fakturering raskere. Du kan også enkelt finne ut om prosessens fremdrift.

2. Bruk under onboarding

Det er en tung oppgave å rekruttere og introdusere nye mennesker i en bedrift. Alt bør være på plass for å sikre en positiv opplevelse for det nye teammedlemmet.

Ved å integrere Microsoft Forms og Power Automate med SharePoint kan du samle all informasjon på ett sted og lage en arbeidsflyt for alle avdelinger. Etter å ha satt opp integrasjonen og arbeidsflyten, trenger HR-sjefen bare å overvåke hvert trinn.

Å bruke SharePoint i onboarding-prosessen gir en vinn-vinn-situasjon for både de nyansatte og HR-ledere. Mens den ferske rekrutten kan starte umiddelbart med alt tilgjengelig, vil rekruttererne trenge å legge mindre krefter på ombordstigningen.

3. Administrer varelager

Lagerstyring er en hektisk prosess ettersom den involverer en rekke oppgaver og deloppgaver som anskaffelsesplan, kostnadssporing og vedlikehold. Oppgaveavhengighetene kan også gjøre prosessen lang og kompleks.

Hvis du bruker SharePoint, kan du integrere det med Power Automate, Microsoft Lists og Microsoft Teams for sømløs administrasjon av beholdningen din. Den lar deg administrere alle prosessene, inkludert oppføring av produkter, planlegging av operasjoner, visualisering av data fra en enkelt plattform.

I tillegg til å redusere tiden som trengs for utstyrsadministrasjon, eliminerer disse integrasjonene betraktelig sjansen for feil og dupliserte dataregistrering.

4. Del dokumenter med hvem som helst

Hvis du jobber med en klient eller leverandør, er fildeling med personer utenfor teamet ditt en uunnværlig del av arbeidsprosessen din. Ved å bruke SharePoint kan du enkelt dele filer eller dokumenter med andre. Tillatelsesfunksjonene sikrer at du har de nødvendige sikkerhetstiltakene på plass.

Avhengig av hvilken type sikkerhet du ønsker, kan du la andre se eller redigere dokumentet. Du kan også kontrollere hvem som har tilgang til filen med riktig type tillatelse.

SharePoint lar deg lage fil- og mappemaler med forskjellige tillatelser. Det sparer deg for å manuelt sette opp tillatelser for hver nye fil eller mappe du lager.

5. Opprett Wiki-side

Med det stadig økende informasjonsvolumet, må organisasjoner ha sin Wiki-side. Slike nettsteder kan lagre og administrere all slags informasjon, som kunnskapsartikler, generell serviceinformasjon, vareinformasjon og forretningsdiskusjoner.

Du vet kanskje ikke at i SharePoint kan du få et element kalt Wiki Site. Den kan håndtere alle kravene til en organisasjon angående Wiki som en generisk Wikipedia ikke kan håndtere.

Det er også enkelt å bruke SharePoint Wiki-nettstedet. Legg til innholdet og del det etter godkjenning fra administrasjonen. Du kan også bruke SharePoint-liste til å sortere og konvertere data i en Excel-fil og bruke den i andre formater i Wiki.

6. Integrer med Microsoft Teams

Mens Microsoft Teams er det ultimate verktøyet for samarbeid, vil integrering av det med SharePoint ta teameffektiviteten til neste nivå. Denne integrasjonen vil være spesielt nyttig for organisasjoner der ansatte må håndtere flere prosjekter samtidig.

SharePoint og Teams vil sammen tilby robuste funksjoner ved å sentralisere informasjonen. Samarbeid og kommunikasjon mellom kolleger vil også finne sted, i henhold til regelverket.

I slekt: De beste måtene å administrere teamet ditt i Microsoft Teams

7. Bruk som en avansert innholdsredigerer

Siden SharePoint er en dokumentadministrasjonsplattform, kommer den med avanserte innholdsredigeringsfunksjoner. Men vet du at det ikke er nødvendig å bruke webdesignverktøy som SharePoint Designer eller DreamWeaver for å redigere et dokument?

Ved hjelp av en innholdsredigeringswebdel kan du gjøre nødvendige endringer på en side. Noen av de uthevede funksjonene er å legge til formatert tekst, bilder, tabeller og hyperkoblinger til en side. Dessuten kan du gjøre alt dette uten å åpne dokumentet i det avanserte redigeringsprogrammet.

8. Synkroniser tidsplan for teammedlemmene

Mange SharePoint-brukere vet ikke at plattformen tilbyr en delt kalender. Alle SharePoint-teammedlemmer kan legge til, redigere og se deres kommende tidsplaner og hendelser. Faktisk kan du også definere forskjellige grupper i denne kalenderen og senere legge til hendelser deretter.

Bortsett fra de vanlige kalenderfunksjonene, støtter denne kalenderen å tildele separate farger for hver type hendelse som møter, webinarer, helligdager. Dermed kan du enkelt finne en hendelse i en kalender.

9. Automatiser oppgaver

Arbeidsautomatisering hjelper folk med å fokusere på viktige oppgaver. Ettersom denne prosessen automatiserer vanlige, dagligdagse oppgaver, øker produktiviteten til et team mangfoldig. Ved å bruke SharePoint Workflows kan du automatisere arbeidsprosessene dine i stor grad.

I SharePoint får du fem forhåndsprogrammerte arbeidsflyter: tilbakemeldingsinnsamling, godkjenning, publiseringsgodkjenning, signaturinnsamling og tre-stats arbeidsflyter. Hver av arbeidsflytene reduserer tiden og arbeidskraften du trenger for å legge i et prosjekt.

I tillegg gir plattformen deg også muligheten til å utvikle skreddersydde arbeidsflyter i henhold til forretningskravene dine.

10. Behold eldre versjon av et dokument

Versjonsbehandling er en viktig del av dokumenthåndtering, spesielt hvis dokumentet er en del av et samarbeidsprosjekt som involverer flere redaktører. Vanligvis kan tillatte redaktører gjøre endringer i et dokument når de vil.

SharePoint viser den nyeste versjonen av et dokument med alle de siste redigeringene til alle som har tilgang til det. Det er imidlertid ikke alt. Den lagrer også alle versjonene siden opprettelsen av den filen i Versjonshistorikk. Alle kan få tilgang til versjonsloggen for å se hvem som har gjort hvilke endringer i dokumentet.

Overrask alle med ukjente SharePoint-funksjoner

SharePoint er ikke bare for elektronisk dokumenthåndtering. Du kan bruke den til forskjellige andre formål. Her har du blitt kjent med noen uvanlige funksjoner på denne plattformen.

Selv om mange av disse kan overraske deg, vil alle disse SharePoint-funksjonene tillate deg å utføre oppgaver uten å bytte verktøy.

Hva er Microsoft SharePoint? 4 funksjoner og fordeler ved å bruke den

Microsoft SharePoint er et samarbeids- og filbehandlingsverktøy som hjelper din profesjonelle og personlige produktivitet. Her er det du trenger å vite!

Les Neste

Om forfatteren