3 tilgjengelige skrivetips for kontoret

På kontoret må folk kunne forstå hva som blir kommunisert til dem, slik at arbeidet blir utført ordentlig. For det meste er dette gjort bra, men med økningen av mangfold på arbeidsplasser, er det ingen tid som nå for å øke nivået.

Hvis du vil vite hvordan du kan forbedre tilgjengeligheten til dine e-poster, dokumentasjon og andre skriftlige kontormedier, ser vi her noen tips om hvordan du gjør det.

Grunner for å ha tilgjengelig materiale

Hvis du leser dette, kan grunnen til å forbedre tilgjengeligheten i skriftlig materiale være å bli mer inkluderende og er en av hovedgrunnene til at de fleste bedrifter tar det i bruk. Et inkluderende arbeidsområde tiltrekker seg mangfoldig rekruttering og støtter ansatte som trenger det.

Det er velkjent at når omgivelsene er riktige, er mennesker med spesifikke læringsbehov i stand til å tenke kreativt og ofte utmerke seg. Å starte med hvordan du kommuniserer er grunnlaget for dette.

I slekt: Slik bruker du læringsstilen din for å maksimere produktiviteten

Imidlertid er tilgjengelighet også et utrolig smart forretningstrekk. Bare fordi du vet hva du mener, betyr det ikke at det oversettes på den måten. Hvis alle forstår hva de trenger å gjøre og ting gir mening, betyr det:

• Færre feil
• Forbedret tillit hos ansatte
• Du når et bredere publikum
• En mer engasjerende arbeidsplass
• Du sparer tid når du forklarer ting

Det viktigste er at det er utrolig enkelt å gjøre, og det kan faktisk forbedre arbeidsresultatet ditt underveis.

1. Bruker enkelt språk

Enten du sender ut en e-post til et stort publikum, skriver et nyhetsbrev eller lager ny dokumentasjon for en ny prosedyre på jobben, er intensjonen at andre skal ta det med. I disse tilfellene er det nødvendig å bruke enkelt språk.

For det første bør du unngå å bruke akronymer og sjargong i teksten din. Noen mennesker vet kanskje ikke hva de mener og kan være en barriere for nybegynnere. De kan også få ansatte til å føle seg ekskludert og ta bort fra den generelle effekten av arbeidet ditt. Skriv i stedet ut akronymene i sin helhet og velg ord som alle kan forstå.

Når du skriver til et publikum, er et godt tips å skrive for noen som ikke aner hva jobben din er. Mye skriftlig kommunikasjon går over viktige detaljer og går glipp av nødvendige trinn. Dette skjer når forfatteren skriver fra et kunnskapssted, og de mentalt fyller hullene i, i stedet for å skrive dem ned.

I slekt: Nyhetsbrev for aspirerende entreprenører

Ved å være grundig og vurdere hvert trinn med omhu, kan du skrive en mer dyptgående forklaring, og det er mindre sannsynlig at ansatte ber om avklaring. For eksempel kan det å fortelle noen hva de skal gjøre være ganske åpent, mens det å fortelle dem hva de ikke skal gjøre holder instruksjonen spesifikk.

Du kan bruke eksempler hvis du sliter med å forenkle noe, for å gi arbeidet ditt noen virkelige applikasjoner også.

2. Bruke tilgjengelig skrift

Det er en grunn til at de fleste nettsteder, applikasjoner og sosiale medier bruker samme type skrift, og det er fordi de vet at den når et bredere publikum. E-post- og digitale meldingsapplikasjoner har allerede en standardfont som er lett å lese, som vanligvis er Arial eller Calibri, og er ideelle tilgjengelige fonter for all skriftlig dokumentasjon.

Små bokstaver er også lettere for øyet, så avstå fra å bruke store bokstaver, for eksempel når du skriver titler eller prøver å understreke noe. I stedet kan du modig ordene for å trekke personens oppmerksomhet til det, eller bryte opp teksten.

I tillegg kan skriftstørrelse være viktig for ansatte som sliter med å se mindre tekst. Tekst som er 12px eller høyere er ideell, og er ofte standarden for offentlig materiale. Hvis du er mindre enn dette, risikerer du at folk ikke kan lese den ordentlig. Selvfølgelig kan de bruke Zoom funksjon på datamaskinene deres hvis det er en digital fil, men hvis den er skrevet ut kan dette by på problemer.

I slekt: Verktøy for å synkronisere Microsoft Outlook med Google Kalender

Til slutt bør skrift og bakgrunn være svart og hvit, og hvis du må bruke farger, er blått det beste fordi det er den de fleste med fargeblindhet kan se. Ikke bare det, det er en enkel farge som ikke er kontrasterende.

3. Bryte opp blokker med tekst

Har du noen gang mottatt en e-post eller et dokument som inneholder kontinuerlige tekstblokker? Hvis du har det, vet du at det kan være skremmende, og det kan også være vanskelig for mange å lese. Heldigvis er det noen raske og enkle måter å gjøre detaljerte tekststykker mer tilgjengelige på.

Punkter og nummererte lister er gode verktøy å bruke for å liste opp ideer, fordeler, trinn og andre deler av informasjon. Sørg for at punktene er konsise og spesifikke, og du vil kunne kondensere flere avsnitt til en lettlest del. Det holder på leserens oppmerksomhet og sparer deg for tid.

I slekt: Team Wiki-verktøy du kan bruke for å forbedre produktiviteten

En annen måte å dele opp tekst på er å bruke bilder. Du må imidlertid være forsiktig med bildene du bruker. Ethvert bilde du bruker bør utfylle teksten; hvis bildet ditt inneholder viktig informasjon som ikke er inkludert i det du skriver, kan du ekskludere eller forvirre folk. Bilder bør også bruke enkle farger, og unngå kontrastfarger som kan være vanskelig for andre å se.

Du trenger kanskje ikke å gjøre dette hvis det bare er en e-post du sender ut, men i så fall kan det være verdt vurderer om den ene e-posten kan deles opp i separate e-poster hvis den inneholder mange forskjellige ideer og emner. Å beholde ett emne per e-post er ideelt hvis det er mye å komme gjennom.

Å være tilgjengelig hjelper alle

Alle har forskjellige måter å jobbe på, og noen mennesker kan trenge flere ting som ikke vurderes her. Det viktige er å få tilbakemeldinger og finne ut hva som fungerer for folk; jo mer du kan forbedre tilgjengeligheten til din skriftlige kommunikasjon, jo flere fordeler vil du se.

Ikke overtenk det; bare sett i gang og prøv det. Med disse tipsene vil du være godt på vei til en tilgjengelig arbeidsplass, og andre vil sette pris på din oppmerksomhetstilnærming.

4 tips for å fullføre en profesjonell jobboverlevering

Hvordan skal du overlate når du forlater en jobb? Her er noen raske og enkle trinn for å overlate arbeidsmengden din før du begynner på den nye jobben.

Les Neste

Om forfatteren