Google Dokumenter-veiledningen du trenger for alle forretningsdokumentene dine

Annonse

Du har mange verktøy for å lage og dele dokumenter. Rapportbyggere, dokumentredigerere og e-postapplikasjoner spiller alle en rolle i dine daglige oppgaver.

Men har du noen gang vurdert Google Dokumenter for alvor?

Googles egen kontorproduktivitetspakke har funksjoner som kan hjelpe deg med å opprette, redigere og dele dokumentene dine raskt og enkelt. Uansett hvor du er og uansett arbeid, Google Dokumenter kan spare deg for tid 10 Google Docs-tips som tar sekunder og sparer tidLær noen hemmeligheter som vil øke produktiviteten i Google Dokumenter ved hjelp av disse raske og enkle tipsene. Les mer – og du trenger ikke å bruke en krone.

La oss se de nyttige Google Dokumenter-funksjonene som kan fungere for deg og teamet ditt.

Bruk Google Docs for Business Collaboration

Når du jobber i et teammiljø er samarbeid nøkkelen. Google Dokumenter har innebygde verktøy som gjør samarbeid om ethvert dokument til en lek.

Grunnleggende dokumentdeling

Hvis du vil dele et dokument med kollegaen eller teamet ditt, gjør Google Dokumenter det enkelt med to forskjellige metoder.

Del fra Google Disk. Bare klikk på Dele knappen øverst til høyre for å starte. Hvis du ikke har navngitt dokumentet ditt, vil du se en melding om å gjøre det før du deler det.

Deretter kan du skrive inn navn fra Google-kontaktene dine eller e-postadressene deres for å sende dem dokumentet direkte. Men før du sender den, bør du velge rettighetene ved å klikke på Rediger filer knapp. Delingsvalgene vil tillate andre å redigere, kommentere eller se dokumentet ditt. Klikk når du er ferdig Ferdig.

Del med en lenke. Hvis du heller vil dele en lenke til dokumentet ditt, klikker du Få delbar lenke i popup-vinduet i stedet for å skrive inn kontaktene dine. Du vil da se lignende alternativer for å la andre redigere, kommentere eller se dokumentet. Deretter er det bare å kopiere lenken og legge den inn i en melding eller chattevindu der du vil dele den.

Avanserte delingsinnstillinger

Du har flere alternativer når du har et dokument med sensitiv informasjon eller et du virkelig vil begrense tilgangen til.

Klikk på i popup-vinduet for deling Avansert i nedre høyre hjørne.

Du kan deretter begrense redaktører av dokumentet fra å endre tilgang eller invitere andre. Du kan også hindre kommentatorer og seere fra å skrive ut, kopiere eller laste ned dokumentet ditt. I tillegg kan du endre tilgangen du anga opprinnelig.

Hvis du bestemmer deg for å dele dokumentet ditt via e-post, kan du gjøre det fra dette vinduet, klikk Lære mer hvis du har spørsmål, eller bare trykk Ferdig når du er ferdig.

Kommentarfunksjoner

Kommentarer er det sanne drivstoffet for samarbeid. Du kan bruke kommentarer til å legge til notater til bestemte deler, bilder eller ord i dokumentet. Dette er gunstig for bedre redigeringer fordi du kan ha en faktisk diskusjon om innholdet før du gjør endringer.

For å legge til en kommentar, velg delen, bildet eller ordet som kommentaren refererer til. Deretter klikker du enten på Plus knappen som vises på siden av dokumentet eller Kommentarer knappen øverst. Skriv inn notatet ditt og trykk på Kommentar knapp.

Når du legger til en kommentar, forblir den på siden av dokumentet som uløst. Dette er nyttig fordi når en avgjørelse er tatt for varen, kan du klikke på Løse knappen og kommentaren forsvinner fra skjermen.

Hvis du vil se løste kommentarer eller åpne dem på nytt, klikker du bare på Kommentarer knappen øverst. Eventuelle kommentarer som du åpner på nytt, vil vise disse handlingene på både dokumentskjermen og Kommentarseksjonen.

Ytterligere kommentarhandlinger lar deg redigere, slette eller få en direkte lenke til notatet. Og når du klikker på Kommentarer knappen fra toppen, har du muligheten til å motta e-postvarsler. Du kan få et varsel for hver kommentar eller bare de som involverer deg. Varslene er en stor tidsbesparelse fordi du ikke trenger å bekymre deg for å gå glipp av noe.

Versjonshistorikk

Dokumentversjon er en nødvendig funksjon for å dele og samarbeide om et dokument i sanntid. Dette er spesielt viktig når teamet har muligheten til å redigere dokumentet.

Klikk Fil > Versjonslogg fra menyen. Du kan deretter navngi gjeldende versjon separat fra hoveddokumentnavnet eller bare se versjonshistorikken.

Hvis du velger Se versjonshistorikk, vil et sidefelt åpnes og vise dokumentets historie. Du kan klikke på knappen for å vise bare navngitte versjoner eller se alle. For en navnløs versjon kan du klikke på mer (tre prikker) ikon for å legge til en hvis du vil.

For hver versjon i listen vil du se datoen og klokkeslettet den ble redigert. Du kan klikke på en for å se den versjonen som gir deg muligheten til å gjenopprette den øverst. Navngitte versjoner er svært nyttige for lange dokumenter eller de med mange samarbeidspartnere.

Bruk nyttige Google Dokumenter-maler

En av de beste måtene å få et forsprang på å lage et forretningsdokument er å bruke en mal. Heldigvis har Google Dokumenter mange innebygde maler som du kan bruke. I tillegg kan du finne mange flere Google Doc-maler 24 Google Docs-maler som vil gjøre livet ditt enklereDisse tidsbesparende Google Dokumenter-malene hjelper deg med å fullføre dokumentene dine i stedet for å slite med å sette dem sammen. Les mer fra eksterne kilder. Her er flere som kan hjelpe deg med å lage godt formaterte og profesjonelle forretningsdokumenter.

Innebygde maler

For å se alle de innebygde malene i Google Dokumenter, klikker du bare på pilene øverst ved siden av Malgalleri etter at du har logget på. Du kan deretter se de for arbeid som forslag og møtenotater, de som er spesifikke for din bransje, for eksempel salg eller menneskelige ressurser, og de for forretningsbrev og CV.

Velg en av malene, og den åpnes i redigeringsvinduet. Så er det bare å bytte ut malteksten med din egen og du er klar.

Ytterligere maler

Hvis du ikke ser en mal innebygd i Google Dokumenter som passer til det du trenger, kan du sjekke ut eksterne alternativer. Her er bare noen for å komme i gang.

Komplett med en innholdsfortegnelse for hva du bør inkludere, denne forretningsplanmalen er ryddig og ren. Og hvis du trenger ytterligere hjelp, følg disse trinnene for å lage din egen forretningsplan Hvordan skrive en forretningsplanSkal du starte din egen bedrift? Start med en plan! Følg vår forretningsplan eller bruk en av malene vi har satt sammen. Les mer .

Når et formelt oppsigelsesbrev er det du trenger, er denne malen nyttig. Den inkluderer et sted for firmalogoen øverst og nyttige spørsmål om detaljene du bør inkludere.

Hvis du ser etter en enkel møteagenda med tabellformatering, er denne perfekt. Det inkluderer også plasser for ting deltakerne bør lese eller ta med, noe som er nyttig.

Legg til Google Docs Business-tillegg

Hvis du ikke er kjent med Google Docs-tillegg, er dette verktøy som ligner på nettleserutvidelser som du kan legge til i applikasjonen. De spenner fra virksomhet til produktivitet til verktøy. For å få tilgang til tilleggsbutikken, åpne et Google Docs-dokument, klikk Tillegg fra toppmenyen, og deretter Få tillegg.

Her er flere tillegg som kan være ideelle for dine forretningsoppgaver:

Til flytskjemaer, prosessdiagrammer og lignende bilder Lucidchart er Visio-alternativet du har ventet påDu har kanskje ikke hørt om Lucidchart før, men jeg vedder på at du har hørt om Microsoft Visio. Les mer , Lucidchart Diagrams er et flott verktøy. Og hvis du allerede bruker nettapplikasjonen, logger du deg bare på og får tilgang til diagrammene dine rett fra Google Dokumenter. Eller opprett en gratis konto for å prøve den.

HelloSign [Ikke lenger tilgjengelig]

Hvis du jobber med kontrakter, avtaler og andre dokumenter som krever signatur, ta en titt på HelloSign. Registrer deg for en gratis konto for å prøve den med tre dokumenter per måned, og sjekk deretter den betalte versjonen for ubegrensede signaturer.

Når du oppretter dokumenter som inneholder inkonsekvenser, kan det være dårlig for virksomheten. Consistency Checker er et tillegg som skanner dokumentet ditt og se etter elementer som orddeling, forkortelser og stavevariasjoner.

Er du en tankekartlegger Gjør idédugnaden om til et tankekart for maksimal innsiktÅ registrere idédugnaden din i et tankekart kan hjelpe deg med å få dypere innsikt. Og det er enkelt. Vi viser deg hvordan du kombinerer begge strategiene for forskning, planlegging og innovasjon. Les mer ? I så fall er MindMeister verktøyet for deg. Selv om du absolutt kan bruke et tillegg som Lucidchart Diagrams for tankekartene dine, gjør MindMeister det enkelt. Bare velg teksten i dokumentet ditt, åpne tillegget, så opprettes et tankekart for deg og settes inn i dokumentet automatisk.

Bkper [Ikke lenger tilgjengelig]

For å lage og oppdatere økonomiske data fra bøkene dine, er Bkper et kult verktøy. Du kan enkelt legge til en ny bok på Bkper-nettstedet som en hovedbok, postbok eller utgiftsrapport. Deretter legger du detaljene inn i Google Docs-dokumentet med tillegget.

Andre nyttige tillegg

• Utskriftsfletting: Slå sammen dokumenter til e-poster og brev
• Supermetrics: Sett inn bedriftsberegningene dine i et dokument

Bruker du Google Docs for Business?

Som du kan se, har Google Docs funksjoner innebygd sammen med verktøy du kan få for å lage det nyttig for forretningsdokumenter 10 maler for å spare tid på kontoretEr det dokumenter du skriver om og om igjen? Enten det er møteagendaer, fakturaer eller statusrapporter, kan maler gjøre arbeidet ditt enklere. Vi har samlet 10 malideer for å spare tid. Les mer . Du kan enkelt opprette, redigere, dele og samarbeide om ditt neste forretningsdokument.

Bruker du allerede Google Dokumenter for bedrifter? I så fall, har du verktøy, tips eller triks som gjør det enda mer fordelaktig i næringslivet? Del dine tanker nedenfor!