Cutting Edge yaM setter standarden for online møteadministrasjonsverktøy

Annonse

Hvis du holder møter uten agendaer, eller fører referater på vanlige gamle Word-dokumenter, er møtene og referatrapportene sannsynligvis ikke så nyttige som de kunne vært. Selv om de fleste av oss ikke ser frem til å delta på møter, er det likevel fantastiske nettverktøy 10+ flotte nettverktøy for gruppekoordinering og møterHvordan administrerer du et team av mennesker som er spredt geografisk? Hvordan koordinerer du internasjonale tidssoner? Konseptet med å jobbe via Internett har begynt å snike seg inn på den daglige arbeidsplassen,... Les mer som kan bidra til å gjøre møter mer produktive og mindre tidkrevende for de som planlegger og tilrettelegger dem.

Jeg snublet nylig over en banebrytende nettapplikasjon for møteadministrasjon kalt yaM (som står for Yet Another Meeting). yaM er som en virtuell assistent for å produsere profesjonelt utseende agendaer og minuttrapporter, samtidig som det gir verktøy som hjelper til med å møtes deltakerne brainstormer ideer, gjør produkt- og kostnadsanalyser og integrerer med nettskykontoer, inkludert Dropbox, Google Kalender og Evernote.

yaM kan brukes med begge online møteplasser Nettmøteguide: Programvare og strategiModerne videokonferansetjenester er enkle å bruke og tilgjengelige for nesten alle som har en datamaskin eller smarttelefon. Muligheten til å koble til og møte mennesker på nettet betyr at vi ikke lenger er begrenset av geografisk plassering. Les mer som Google Hangouts Tips om å planlegge og holde effektive møter med Google HangoutsMed dagens Internett-teknologi kan det å holde nettmøter være både effektivt og kostnadseffektivt, spesielt hvis du forhåndsplanlegger dem og benytter deg av tidsbesparende verktøy. De siste par månedene har jeg deltatt på nettmøter... Les mer , eller i tradisjonelle frakoblede innstillinger. Som en nettapplikasjon ligner den på Enig Enig: Skriv og administrer forretningsmøtereferatene dine gratis på nettetI flere uker nå har jeg lett etter en brukervennlig nettside eller applikasjon som lar meg oppbevare og lagre møtereferatene. Den tradisjonelle tekstdokumenttilnærmingen er ikke lenger en produktiv... Les mer , men det er mye mer avansert uten å være komplisert.

Lage agendaer

Etter å ha registrert en konto hos yaM, kan du umiddelbart begynne å utvikle en agenda for ditt neste møte. Du legger ganske enkelt til agendapunkter på venstre side av arbeidsområdet, sammen med varigheten av tiden og navnet på personen som er ansvarlig for det elementet.

Du kan enkelt tildele navn til agendapunkter, men deltakerne må registrere en konto hos yaM, som du kan sende dem en invitasjon til å gjøre fra arbeidsområdet. Å ha registrerte deltakere gjør yaM til et mye mer samarbeidende møtestyringsverktøy, fordi hver deltaker samtidig kan legge til notater i arbeidsområdet under møtet. Selv om det er mer effektivt å ha én person tildelt som minutttaker, er det andre nyttige verktøy i yaM som gjør det flott for samarbeid.

Når agendaen din er opprettet, kan du skrive den ut eller sirkulere den til møtedeltakerne. Hver registrerte deltaker vil motta en møterapport via e-post, som selvfølgelig inkluderer medielogistikk, listen over agendapunkter og en lenke til det elektroniske yaM-arbeidsområdet. Det beste av alt er at din sirkulerte agenda er profesjonelt formatert og lett å lese. Agendapunkter kan også kopieres og legges til et nytt møte. Det ville imidlertid vært enda bedre hvis utviklere kunne lage en måte å lage standard agendapunkter som automatisk er en del av hvert nye møte.

Minutttaking

Å legge til notater og handlingspunkter i yaM er like enkelt som å lage agendaer. Referater består av fire typer innhold: notater, handlingselementer, vedlagte filer og sanntids samarbeidsverktøy.

Måten yaM er satt opp kan faktisk hjelpe møtedeltakerne med å holde fokus, spesielt hvis alle har arbeidsområdet åpent på datamaskinen sin under møtet. Minutttakeren kan enkelt legge til et handlingspunkt, med forfallsdato og navnet på den ansvarlige. Merkelig nok kan imidlertid bare én person stå oppført som ansvarlig for hvert handlingspunkt.

Der yaM også skinner er samlingen av innebygde samarbeidsverktøy som lar medlemmer ta Pro/Con-analyse, produktanalyse, brainstorme ideer eller stemme på viktige avgjørelser. Det er også et verktøy for det som kalles en SWAT-analyse, som innebærer å diskutere og registrere styrker, svakheter, muligheter og trusler ved et bestemt prosjekt, idé eller beslutning.

Du vil se at disse samarbeids- og møtestyringsverktøyene kan være svært nyttige for å holde deltakerne engasjert, og muligens hjelpe dem med å ta bedre analyser og beslutninger. Du kan også skrive ut eller e-poste innholdet i individuelle samarbeidsverktøy til deltakerne under møtet. (Merk: ideer til andre nettbaserte samarbeidsverktøy er anmeldt her De 6 beste gratis online møteverktøyene for å samarbeide med teamet dittSmå team trenger ikke dyre bedriftsapper for samarbeid. Her er seks fantastiske verktøy som du kan bruke til å administrere teamets data, kommunikasjon og mer. Gratis. Les mer ).

Som med agendaer, kan yaM minuttrapporter også skrives ut eller sirkuleres via e-post. Referatet er så godt formatert at møtedeltakerne ikke har noen unnskyldning for ikke å gå gjennom dem. Agendaer og referater arkiveres også på yaM, slik at deltakerne kan logge seg på kontoen sin og se dem når som helst.

Andre verktøy

yaM inkluderer tilleggsverktøy for å spore tid under møter, angi møtedatoer i the innebygd kalender (som integreres med Google Kalender-, Exchange- og Outlook/iCal-feeder), og en adressebok.

Utviklerne av yaM har inkludert flere nyttige funksjoner i sin webapplikasjon, men de har gitt spesielt oppmerksomhet på å sørge for at brukergrensesnittet er tilgjengelig og enkelt å lære seg innen få minutter etter registrering regnskap.

yaM har en grunnleggende gratis konto som inkluderer alle kjernefunksjonene, og muligheten til å holde opptil 10 møter per måned, med opptil fem deltakere per møte. En premium-konto gir mulighet for ubegrensede møter og deltakere, tilpassbart grensesnitt og SSL-kryptering.

yaM setter etter mitt syn standarden for online møteadministrasjonsverktøy. Men la oss få vite hva du synes om denne nettapplikasjonen. Er det flere funksjoner du vil se lagt til?