Hvordan få et forsinket prosjekt raskt tilbake på sporet

Hvert prosjekt starter med gode intensjoner og beste innsats, men mange av dem går av sporet med lavt engasjement og går glipp av milepæler. Men det er ingen grunn til å bli skuffet, siden noen korrigerende handlinger kan få det forsinkede prosjektet tilbake på rett spor på kort tid.

Her er noen effektive prosjektgjenopprettingsteknikker du bør prøve for å få ting til å gå i riktig retning.

1. Ring til teammøte

Teamet ditt kan ha møttes på mange virtuelle teammøter for dette prosjektet. Men når du vet at du er i ferd med å gå glipp av en frist, er det obligatorisk å la alle sitte sammen en gang til. Dette teammøtet bør utvikle en ny strategi om hva som skal gjøres videre.

Vurder prosjektleveranser, budsjett og tid (gjenstående eller ekstra) du har for å fullføre prosjektet. Sjekk innvirkningen av forsinkelsen din på hvert av disse aspektene. Finn ut hva teamet kan levere samtidig som det opprinnelige budsjettet og tidsfristen beholdes.

Bortsett fra disse, se hvor lang tid det vil ta å fullføre prosjektet. Snakk deretter med klienten din om å velge et av alternativene ovenfor.

2. Finn ut årsaken til forsinkelsen

I tillegg til å velge levedyktige alternativer for kundene dine, bruk møtet til å bestemme problemet med prosjektet. Bare ved å vite årsaken bak prosjektforsinkelsen kan du ta skritt for å fikse problemet.

Det kan være ulike årsaker til forsinkelser i prosjektet, inkludert budsjettmangel, mangel på ressurser, endringer i organisatoriske prioriteringer, omfangskrypning, teamineffektivitet, etc. Finn ut hvem som er ansvarlig for forsinkelsen og hvordan den har påvirket prosjektet. Finn også ut hvordan du kan fikse problemet på raskest mulig tid.

3. Sett en ny, men realistisk frist

Hvis du har gått glipp av den opprinnelige fristen, er det på tide å gå videre og sette en ny i stedet. Gå gjennom den opprinnelige tidsplanen for å identifisere hvor mange oppgaver i prosjektet som fortsatt venter. Sett utfordrende, men gjennomførbare milepæler for hver av de gjenværende oppgavene, og finn en ny forfallsdato for prosjektet.

Målet ditt er å levere prosjektet innen den nye fristen. Vurder derfor teamets kapasitet, ressurser og tilgjengelighet før du setter opp den nye forfallsdatoen.

4. Vurder prosjektets omfang på nytt

Hvis et urealistisk prosjektomfang har ført til at prosjektet ditt har blitt forsinket, bør du vurdere å revidere skissen slik at det vil være oppnåelig på kort tid. Diskuter omfanget med oppdragsgiver eller interessentene og sjekk hvilke områder av prosjektene du kan fjerne.

La aldri omfangskrypning skje når du faktisk ber om omfangsreduksjon. En endring i omfang vil gjøre prosjektet vanskelig å fullføre. Det kan også være nødvendig å flytte fokuset til teamet ditt til en helt ny retning.

5. Del opp i små oppgaver og prioriter

Når du får et nikk fra klienten om det reviderte prosjektomfanget, kan du begynne å jobbe med det. Først av alt, del opp det gjenværende arbeidet i små deler av oppgaver. Finn deretter om det er noen avhengigheter mellom oppgavene. Hvis ja, vurder dem før du prioriterer oppgavene.

Be teamet om å jobbe med de prioriterte oppgavene først. Noen ganger kan en klient be deg om å levere en del eller del av et prosjekt først under en prosjektforsinkelse. I slike tilfeller, sett det segmentet i prioritet.

I slekt: De beste teknikkene for frilansere for å prioritere oppgaver gratis

6. Bekreft eller tilordne ansvar på nytt

Du må jobbe med hele teamet for å bestemme rollene deres for gjenværende prosjektomfang eller -oppgaver. Gjennomgå oppgavene som er fullført for å identifisere eventuelle konflikter eller ineffektivitet i arbeidet som er utført så langt på dette prosjektet. Det kan være nødvendig å bekrefte eller omfordele oppgaver basert på tidligere ytelse.

Løs eventuelle tvil om den opprinnelige planen under omfordeling av oppgaver. Sørg for at den nylig tildelte personen har ferdighetene som trengs for å fullføre denne oppgaven og ikke har noen andre prioriteringer.

7. Fokus på sanntidskommunikasjon

Det er ikke rom for flere forsinkelser i et prosjekt som allerede har gått av sporet. Noen ganger gjenstår avgjørende avgjørelser på grunn av det forsinkede svaret. Derfor bør teamet ditt ikke kaste bort tid på asynkron kommunikasjon der de ikke vet når de vil få noe svar.

I slekt: Tips og verktøy for å kommunisere med kunder og team i sanntid

I forsinkede prosjekter, legg vekt på synkronisert kommunikasjon som øyeblikkelig chat. Kolleger kan også delta i lyd- eller videosamtaler for å avklare tvil eller stille viktige spørsmål. Uansett hva du gjør, vær aldri avhengig av forsinkede kommunikasjonsmoduser som e-post i slike situasjoner.

8. Spor og administrer oppgaver nøye

Du ønsker ikke å bli forsinket to ganger på et enkelt prosjekt. For å unngå dette er det viktig å administrere oppgavene og følge fremgangen deres på daglig basis. Gjør ytelsessporing til en del av din daglige rutine med dynamisk prosjektledelsesapper hvor medlemmer kan sjekke oppgave- og prosjektfremdrift.

Det er ikke nok å spore prestasjoner, siden du må sammenligne dem med de anslåtte prestasjonene. Når du merker at noen henger etter, kontakt dem umiddelbart for å finne ut av problemet og fikse det så snart som mulig.

9. Ha en risikostyringsplan på plass

En revidert disposisjon for et forsinket prosjekt inkluderer ofte ekstra arbeidsbelastning, nye ressurser og en streng tidsplan. Selv om det er stor sjanse for at du skal fullføre prosjektet, innebærer det også en viss risiko. Derfor må du utarbeide en risikostyringsplan.

For det, identifiser risikofaktorene. Du bør også analysere dem for å utvikle en plan for å dempe deres negative effekter. Gjør en innsats for å redusere sjansen for forekomsten av disse risikofaktorene. Gjør hele teamet oppmerksom på risikostyringsplanen og oppdater den kontinuerlig etter hvert som prosjektet skrider frem.

10. Legg ekstra innsats

Unødvendig å si at du må legge ekstra innsats i å raskt levere et forsinket prosjekt. Det kan også bety å jobbe overtid for mange teammedlemmer. Avhengig av prosjektets omfang vil tiden variere. Dette kan imidlertid demotivere laget dersom overtiden blir omfattende.

Av denne grunn bør ledere gi en klar idé til lagkameratene om hvor lenge overtiden vil fortsette. Hvis noen ikke kan gi mer tid til et forsinket prosjekt, må du sette ut oppgaven deres.

Effektive tips for forsinkede prosjekter

Det er ikke uvanlig at et prosjekt mister fokus. Når det først skjer, er det nødvendig å identifisere og gjenkjenne smertepunktene i prosjektet.

For å få prosjektet tilbake på sporet, følg tipsene nevnt ovenfor. Du kan også bruke prosjektstyringsapper for vellykket og rettidig prosjektgjennomføring.

De 11 beste funksjonene til MeisterTask for smidig prosjektledelse

Ønsker du å implementere smidig – den dynamiske prosjektledelsesmetoden som øker produktiviteten? MeisterTask kan hjelpe deg.

Les Neste

Om forfatteren