9 grunner til at prosjekter blir forsinket og hvordan du unngår dem

Prosjektforsinkelse er en realitet, og til tross for den beste innsatsen, klarer mange team ikke å fullføre prosjektene innen fristen. Hvis du ikke ønsker noen forsinkelser i dine nåværende og fremtidige prosjekter, må du være klar over faktorene som spiller en stor rolle i prosjektforsinkelser.

Å vite årsakene til et forsinket prosjekt vil hjelpe deg med å finne ut hvordan du kan unngå dem. Her er årsakene til og løsningene på et av de største prosjektledelsesproblemene – prosjektforsinkelse.

1. Scope Creep

Prosjektomfanget refererer til den fullstendige oversikten over prosjektet, og scope creep betyr enhver plutselig endring i dette omfanget uten riktige endringsforespørsler. Tenk deg at teamet ditt er midt i et prosjekt, og plutselig skjer omfangskryp. All innsatsen du har lagt ned til nå vil gå forgjeves, og en forsinkelse i prosjektgjennomføringen vil bli uunngåelig.

For å unngå dette problemet, utform en prosjektplan og få kundene til å signere en avtale som sier at de vil følge skissen. Behold også alle

oppfølgingskommunikasjon på ett sted for å unngå å følge opp flere kommunikasjonskilder for referanse.

2. Teamet er ikke klar over prosjektets mål

Å være en del av den travle bedriftsverdenen betyr at du kanskje ikke vet årsaken bak hver oppgave du gjør. Det kan imidlertid være en årsak til demotivasjon for lagkamerater, noe som resulterer i prosjektforsinkelser.

Ved å vite sammenhengen mellom oppgaven deres og prosjektmålene kan teamet hente inspirasjon. Derfor er det en god idé å involvere alle teammedlemmene fra planleggingsfasen av et prosjekt. Be om deres tilbakemelding slik at du kan planlegge prosjektet når det passer dem.

Sørg for at de ser hvordan deres bidrag påvirker prosjektet og organisasjonen. Det vil motivere dem til å fullføre prosjektet innen fristen på en vellykket måte.

3. Urealistiske leveranser og tidsfrister

Tro det eller ei, å ha urealistiske tidsfrister er muligens hovedårsaken bak en prosjektforsinkelse. Hele teamet kan legge ned ekstra innsats, men det er umulig å fullføre et prosjekt i tide hvis fristen ikke er gjennomførbar.

Uansett hvor fristende det er å sette ambisiøse leveranser, er underløfting og overlevering den beste måten å imponere kundene på. Sett av denne grunn mål som er realistiske, oppnåelige og målbare.

Mange prosjekter inkluderer flere oppgaveavhengigheter. I så fall utform prosjekttidslinjen med tanke på ressurstilgjengelighet, estimert tid og oppgavesekvens.

I slekt: Slik øker du produktiviteten din ved å bruke SMART-kriterier

4. Utilgjengelighet av ressurser

Hvis de nødvendige økonomiske, menneskelige og materielle ressursene ikke er tilgjengelige, vil prosjektet bli forsinket. Når det gjelder økonomiske ressurser, vurder om det opprinnelige budsjettet kan dekke prosjektkostnaden. Hvis ikke, få ytterligere midler så snart som mulig for å unngå at prosjektet blir forsinket på grunn av mangel på midler.

For menneskelige ressurser, se om teammedlemmene har den nødvendige ferdigheten og erfaringen. Ellers, tren dem eller outsource oppgavene. Vær forsiktig med materielle ressurser som infrastruktur. Tilgjengelighet av disse ressursene er ikke garantert, og det er greit å ha en sikkerhetskopi for disse.

5. Feil fremdriftssporing og oppfølging

Kontinuerlig innsamling av data om oppgavefremdriften er avgjørende for prosjektsuksess. Hvis du ikke gjør det, kan det føre til forsinkelser i prosjektet. I tillegg til å sette opp mål, må du spore om det er noen forsinkelser i en oppgave. Dermed kan du se om teamet er i rute for å nå målet.

Du kan bruke verktøy for oppgavebehandling for å måle fremdriften for hver oppgave. Etter å ha lagt merke til en forsinkelse i en oppgave, kan du også delegere oppgaven til noen andre. Hvis det er nødvendig, hjelper disse appene deg også enkelt å tildele alle oppgavene til et prosjekt.

6. Feilkommunikasjon blant interessentene

Alle parter som er involvert i et prosjekt bør være på samme side; ellers kan de ikke fullføre et prosjekt innen forfallsdatoen. Feilkommunikasjon fører til misforståelser, som til slutt hemmer prosjektets fremgang.

Derfor bør hvert teammedlem umiddelbart vite om omfangsendringer, kundens forventninger og enhver forsinkelse fra enhver involvert part. Det bør være regelmessige teammøter for å formidle oppdateringer om prosjektet.

Lag bør også bruke prosjektstyringsverktøy å vite om forfallsdatoer og store frister. Disse appene holder også all teamkommunikasjon på ett sted for å sikre klarhet.

7. Uvilje til å jobbe som et team

Et vellykket prosjekt er en laginnsats. Hvert medlem, inkludert lederen, må spille sin rolle effektivt for å nå målet. Noen ganger samarbeider ikke teammedlemmer, og det resulterer i prosjektforsinkelser. Selv ledere i dag har en tendens til ikke å mikrostyre.

Men alle må huske at det endelige målet er å fullføre prosjektet i tide. Du bør ikke sette prosjektet i fare bare for å unngå konflikt.

Mens teammedlemmer krever sin egen plass og beslutningskraft for å yte sitt beste, bør ledere gripe inn når det er nødvendig for å stoppe prosjektet fra å gå av sporet. Ledere bør også ta umiddelbare skritt for å løse enhver teamkonflikt.

I slekt: Hva er ekstern arbeidskonflikt? Måter å forhindre det på

8. Tredjepartsfaktorer

Ofte trenger organisasjoner tredjepartsinvolvering i visse stadier av prosjektet. Eksterne leverandører kan også være ansvarlige for prosjektforsinkelser hvis de ikke leverer ressurser eller oppgaver i tide. Det skjer vanligvis fordi disse tredjepartspersonene ikke vet om milepælene eller målene for prosjektet ditt.

Teamene følger heller ikke opp med leverandørene om de tildelte oppgavene og får problemer når det er en forsinkelse fra tredjeparten. For å unngå slike problemer, gi dem en streng frist og hold kontakten med dem frem til levering. Du kan også inkludere en bøtebestemmelse i kontrakten for forsinkelsen. Dermed vil de ta rettidig levering på alvor.

9. Uventede omstendigheter

Sist, men ikke minst, kommer du til å møte noen uforutsette situasjoner som kan føre til prosjektforsinkelser. Naturkatastrofer, værforstyrrelser, politisk ustabilitet, global resesjon, problemer med å få investeringer – alt dette kan forsinke prosjektet ditt.

Selv om disse årsakene ikke kan forebygges, kan du absolutt redusere virkningen ved riktig planlegging. Hvert medlem av teamet bør alltid være forberedt på det verste. Å ikke forlate oppgavene for siste øyeblikk er et sterkt skritt for å bekjempe dette problemet.

Teammedlemmer bør også samarbeide når det er ekstra arbeidsbelastning etter katastrofene for å fullføre prosjektene i tide.

Lagre prosjekter fra å bli forsinket

Et prosjekt kan gå av sporet når som helst. Ved å kjenne til de vanlige årsakene som er ansvarlige for prosjektforsinkelser og løsningene for å unngå dem, kan du oppfylle målet om vellykket prosjektleveranse i tide. Dermed blir det også enklere enn noen gang å nå produktivitetsmål.

De 7 beste appene for å hjelpe deg med å nå produktivitetsmålene dine

Vil du utmerke deg innen tidsstyring? Bruk disse funksjonsrike timeboxing-appene for å nå produktivitetsmålene dine.

Les Neste

Om forfatteren