8 funksjoner ved Workplace fra Facebook for samarbeidsprosjektledelse

Å administrere kommunikasjonen og innholdet i et prosjekt er en utfordrende oppgave. Uten en felles kilde for data er det en overveldende oppgave. Workplace fra Facebook har en løsning på dette! Uavhengig av størrelsen på arbeidet eller prosjektet ditt, er det et ideelt verktøy for å administrere ulike oppgaver og innholdet i prosjekter.

Dessuten er teammedlemmene dine allerede kjent med brukergrensesnittet (UI), siden det ligner Facebook-plattformen. Les videre for å finne ut hvordan det kan bli et kraftsenter for prosjektledelse.

1. Opprett en dedikert gruppe for hvert prosjekt

Styre flere prosjekter på samme tid kan være hektisk og forvirrende. Hopp over forvirringen med den dedikerte gruppefunksjonen til Workplace. I denne plattformen kan du opprette separate grupper for hvert prosjekt for å holde oppgavene fra hverandre.

Gruppene du oppretter forblir hemmelige, siden bare gruppemedlemmer har tillatelse til å bidra. Du kan legge til så mange grupper du vil og legge til et hvilket som helst antall medlemmer til en gruppe.

Hvis du jobber i samarbeid med en annen organisasjon, vil en flerbedriftsgruppe komme godt med. En flerbedriftsgruppe i Arbeidsplass lar deg jobbe med mennesker utenfor bedriften din med lik effektivitet.

2. Del filer med lagkamerater

Enten du jobber eksternt eller jobber fra samme kontorplass, må du dele filer med kollegene dine via nettkanaler. Som alle andre effektive kontorpakker lar Workplace deg dele filer med lagkameratene dine uten problemer.

Du kan legge til filer fra ditt lokale system i gruppen. Alternativt kan du også bruke fildelingsintegrasjonene som er godkjent av systemadministratoren til organisasjonen. Gruppeadministratorer kan legge til godkjente integrasjoner til en gruppe som medlemmene kan bruke.

Sjekk kategorien Integrasjoner for å finne fildelingsverktøyene. For øyeblikket støtter den fildelingsapper som Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint, etc.

3. Samarbeid om filer og tilbakemeldinger

Ved å bruke merknadsfunksjonen i denne arbeidsområdepakken kan teamet ditt dele tilbakemeldinger på ulike filer som deles i gruppen. På denne måten blir det enklere enn noen gang å spore kommentarer og tilbakemeldinger.

Dessuten er alle filene som er delt med gruppemedlemmene tilgjengelige i Filer-fanen. Så du trenger ikke å bla gjennom feeden for å finne filen du trenger.

Denne suiten lar deg også opprette en åpen tilbakemeldingsgruppe. Her kan også andre teammedlemmer gi tilbakemelding. Ved å dele mer om prosjektet, som dokumentasjonsstil, design, målgruppe osv., kan du få flere tilbakemeldinger fra andre og få nye perspektiver.

4. Sporing av prosjekt- og oppgavefremdrift

Det er enkelt å holde oversikt over prosjektfremdriften i Workplace. Ved å legge ut ukentlige oppdateringer om fremgang, preferanser og andre eksepsjonelle problemer i gruppen, kan lagkameratene informere hverandre om oppgavene sine.

I tilfelle noen må dele lange rapporter eller forskningsresultater, kan de bruke Merk-funksjonen på denne plattformen. For å spore gjøremålsoppgaver kan du dele handlingselementer i gruppen som mottakeren kan merke som fullført når den er ferdig.

Du kan bruke omtalefunksjonen til å tilordne en oppgave til et teammedlem. Du kan til og med integrere Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly, etc. apper for bedre oppgavehåndtering og produktivitet gjennom Workplace.

I slekt: Gratis Zapier-alternativer for å redusere arbeidsbelastningen og øke produktiviteten

5. Sikker og felles lagring av filer

Filer-fanen i Workplace-gruppene organiserer alle prosjektfilene på ett sted. Du kan spare tid ved å la Workplace administrere prosjektressursene dine som bilder, PDF-er, Excel-ark osv. Hvis du bruker Workplace, trenger du ikke å holde styr på teammedlemmer som deler prosjektrelaterte sensitive dokumenter gjennom forskjellige plattformer, noe som setter konfidensielle data i fare.

Teamet ditt kan laste opp filer til en gruppe gjennom flere kanaler som innlegg, chat, emner, læring, media, etc. Men alle filene går rett inn i Filer-fanen. Herfra kan du enkelt administrere filtilgang, versjonskontroll og slette filen hvis det er unødvendig.

Det er viktig å vite at du bare kan laste opp opptil 50 MB med filer via en annen kanal enn Workplace Chat. Fra Workplace Chat kan du laste opp filer som er opptil 75 MB store. Filstørrelsesgrensen hjelper teamet til å holde seg produktivt ved å dele små filer uten problemer uten problemer med opplastingshastighetsbåndbredde.

Dette kan virke som en lav filopplastingsgrense. Workplace støtter imidlertid opplasting av massive videofiler på opptil 4 GB. Så når du trenger å lage en videoopplæring for seksjonen Lærings- eller kunnskapsbibliotek, kan du alltid laste opp lange HD-videoer.

6. Sanntidsmeldinger gjennom Workplace Chat

Når et team jobber med et prosjekt fra avsidesliggende steder, er det ikke noe alternativ til sanntidskommunikasjon. Det er imidlertid ikke alltid mulig å koble til via lyd- eller videosamtaler mens du jobber hjemmefra. Det er derfor du må ha et øyeblikkelig chat-alternativ i samarbeidsarbeidsområdet ditt.

Workplace tilbyr også denne funksjonen til sine brukere gjennom Workplace Chat-appen. Last den ned på Android- eller iOS-telefonen din og hold kontakten mens du er på farten. Bruk den til å få et øyeblikkelig svar på et viktig spørsmål. Grupper med 250 eller færre medlemmer kan bruke dette alternativet.

7. Lyd- eller videoanrop for sømløs kommunikasjon

For et eksternt eller hybrid team er samarbeid umulig uten lyd-/videosamtaler. Hvis du bruker Workplace From Facebook for prosjektledelse, trenger du ikke bruke noen ekstra app for disse formålene. Med Workplace er det bare et klikk unna å ringe lagkameraten din.

Opptil 50 teammedlemmer kan delta i et lyd- eller videomøte gjennom Workplace fra Facebooks møtefunksjon. Du kan bruke denne funksjonen til ukentlige teammøter eller gruppediskusjoner.

Du kan også delta i raske en-til-en-samtaler med gruppemedlemmene. Integrasjon av virtuelle ringeapper som Zoom, BlueJeans og Cisco Webex Meetings er også tilgjengelig.

8. Innleggsfestefunksjon for hurtigreferanse

Du kan også feste et innlegg eller innhold på gruppesiden, som ligner på en Facebook-side eller -gruppe. I hver gruppe er det viktige prosjektinstruksjoner, mål, tidsfrister og ressurser. Innholdsfesting sikrer at teammedlemmene enkelt finner innholdet som trengs for å jobbe med et prosjekt.

Hvis du vil, kan du feste flere innlegg uten problemer. Du kan også bestemme hvilket festet innlegg som skal ligge på toppen av de andre. Husk at bare gruppeadministratoren kan feste et innlegg i Workplace-gruppen.

Det er enkelt å administrere flere prosjekter

Funksjonene du så ovenfor er grunnleggende behov for ethvert prosjekt. Workplace fra Facebook tilfredsstiller alle disse funksjonene effektivt gjennom et enkelt brukergrensesnitt.

Hvis prosjektdataene dine som gjøremålslister, arbeidsflyter, produkt-/tjenestemodeller, referanseinnhold osv. finnes på mer enn ett verktøy, ta dem med til ett sentralt verktøy som Workplace gratis. Det er også smart å vite hvordan Workplace konkurrerer med andre prosjektledelsesarbeidsområder før du tar den endelige avgjørelsen.

Google Workspace vs. Arbeidsplass fra Facebook: Hvilken er bedre?

Slik bestemmer du hva som er best for eksterne eller hybride team: Google Workspace eller Facebook Workplace.

Les Neste

Om forfatteren