5 måter å overvinne de vanligste utfordringene for oppgavestyring

Hvert prosjekt består av en rekke oppgaver du trenger for å fullføre i tide. Riktig oppgavestyring betyr å administrere prosjekter fra unnfangelse til ferdigstillelse. Enten du er en del av et team som jobber fra kontoret eller hjemme, kan oppgavebehandlingsprosessen få deg til å møte noen vanlige utfordringer.

Finn ut de fem vanlige utfordringene du og teamet ditt kan møte, og hvordan du kan overvinne dem med verktøy.

1. Ingen synlighet på oppgavefremdrift

En av forutsetningene for rettidig oppgavegjennomføring og vellykket samarbeid er synlighet av oppgavefremdrift. Uten det blir det en utfordring for ethvert team å administrere oppgavene. Du kan forvente å raskt løse ethvert problem bare ved å sikre åpenhet i oppgavefremdriften.

Med Kanban-tavler kan du etablere en visuell oversikt over prosjektarbeidsflyten. Trello er en Kanban-brettapp som lar deg strømlinjeforme alle oppgavene ved å identifisere flaskehalser i prosessen. Denne appen gjør ikke bare oppgavefremdrift tilgjengelig, men lar deg også ta avgjørende handlinger for å holde de lenge ventende oppgavene i bevegelse.

Å bruke Gantt-diagramverktøyet er en annen nyttig måte å spore oppgavefremdriften. Med Agantty app, kan teammedlemmene synkronisere oppgavene sine deretter. Den lar deg også tildele og delegere oppgaver til de tilgjengelige ressursene.

I slekt: De beste gratis Gantt-diagramappene for prosjektledelse

2. E-postavhengighet hindrer arbeid

Tydelig kommunikasjon er avgjørende for at ethvert team skal fullføre oppgavene innen den fastsatte tiden og med full effektivitet. Selv om e-post er en populær kommunikasjonsmåte blant teammedlemmer, kan fullverdig avhengighet av e-post virke kontraproduktivt og hemme produktiviteten.

Når det gjelder et team, er en av de største oppgavehåndteringsutfordringene å holde alle på samme side ved å kommunisere de nødvendige meldingene. Her blir det avgjørende å kommunisere hva og hvordan – begge deler. Hvis noen bruker mer tid på å sjekke, skrive og svare på e-poster enn produktive oppgaver, vil hensikten med e-postkommunikasjon mislykkes.

Med MeisterTask, kan du sentralisere informasjonsdelingsprosessen for teammedlemmene. Du kan legge til rette for bedre teamkommunikasjon ved å legge til oppgavebeskrivelsen, vedleggene, endringsloggen for oppgaven og kommentarer i selve oppgaven. Disse funksjonene gjør en oppgave interaktiv og sporbar.

Ved å spore et prosjekt kan du holde deg oppdatert og få all nødvendig informasjon. Du kan raskt svare på alle oppgaveendringer med emojier og få varsler via e-post for slike endringer.

3. Mangel på strukturerte resultatrapporter

For å vite om effektiviteten og produktiviteten til teamet ditt, er det nødvendig å få en fullstendig oversikt over hvert teammedlems ytelse. Uten riktig innsikt kan ingen vite om oppgavens fremdrift. Bare en strukturert rapport kan generere innsikt om hele prosessen teamet har vært gjennom.

Slike rapporter gir ikke bare verdifull innsikt i oppgaver og prosjekter. De presenterer også innsamlingsinformasjonen på en lett forståelig måte. Når du har det komplette bildet på ett sted, blir det sømløst å iverksette tiltak for å forbedre oppgaveeffektiviteten.

Strukturerte rapporter lar deg også generere forskjellig statistikk ved å bruke de avgjørende beregningene og tilpasse hvordan du vil se detaljene. Du kan bruk Universal Reporting-funksjonen til Asana for å få grafiske diagrammer og grafer over ytelsen til teamet ditt. Med noen få klikk kan du få tak i sanntidsproduktivitetsstatusen til teamet ditt.

Hvert teammedlem kan lage produktivitetsdashbordet sitt med dette verktøyet som visuelt vil representere ytelsesberegningene. Enkeltpersoner kan dele de skrivebeskyttede rapportene med interne og eksterne samarbeidspartnere. Det er også enkelt å tilpasse rapportene ettersom du kan legge til ulike filtre, velge diagramtyper og tilordne en egen farge for hvert prosjekt.

4. Fravær av uanstrengt automatisering

I den moderne forretningsverden er viktigheten av oppgaveautomatisering av største betydning. Uten det vil det være vanskelig å administrere oppgavene dine og fullføre prosjektet i tide. Fraværet av automatisering kan også føre til produktivitetsproblemer i teamet ditt og treg utførelse av oppgaver.

Derfor bør du bruke forskjellige verktøy for å automatisere oppgaver og spare teamet ditt fra å bruke tid på å utføre disse oppgavene manuelt. Mens du velger automatiseringsverktøyene, sørg for at disse har flere fordeler enn ulemper som bratt læringskurve, nedbremsing av systemet og overdreven tidsforbruk.

Når det gjelder automatisering, kan du bruke et hvilket som helst antall verktøy avhengig av arbeidsomfanget ditt. I tillegg til å ta av teamarbeidet, lar intelligent automatisering deg fokusere på oppgavene som betyr noe. Mens du bruker flere automatiseringsverktøy, kan du ta hjelp fra Zapier for enkel integrasjon mellom appene.

Noen av de populære integrasjonene som Zapier støtter er:

• Google Sheets og Toggl: Brukes til å administrere prosjekter for eksterne og hybride team.
• ClickUp og TimeDoctor: Brukes til å spore produktive timer og administrere oppgaver.
• Trello og Jira: Brukes til å spore problemer mens du administrerer oppgaver gjennom verktøyet i Kanban-stil.
• Asana og HubSpot: Brukes til å synkronisere CRM-programvare med et prosjektstyringsverktøy.
• ClickUp og Jira: Brukes til å spore og løse problemer mens du overvåker oppgaver.

I slekt: Zapier-integrasjoner som vil automatisere arbeidsflyten din for oppgavebehandling

5. Håndtere Scope Creep

Scope creep er en vanlig oppgavehåndteringsutfordring som team står overfor. Det refererer til endringene i prosjektkrav fra det du bestemte ved prosjektstart. Disse endringene har innvirkning på både formålet og leveransene til prosjektet.

Du må være bevisst på omfangskryp mens du planlegger et prosjekt og tildeler oppgaver til medlemmene. Uavhengig av bransje kan du forebygge det ved å risikovurdering og være bevisst under prosjektkartlegging.

Hvert prosjekt har en viss grad av risiko, og å ha en beredskapsplan på plass fra begynnelsen kan redde deg fra enhver uventet situasjon. Kontinuerlig evaluering av risikoer i løpet av prosjektets livssyklus vil også hjelpe deg med å håndtere risikoene. Ved bruk av monday.com, kan du taktfullt håndtere omfangskryp i prosjektene dine.

Prosjektrisikoregisteret til denne appen lar deg lokalisere, evaluere og planlegge for en mulig hendelse slik at du kan redusere risikoen. Bruker sin Scrum sprint planleggingsmal, kan du få teamet ditt til å holde fokus på spesifikke oppgaver og mål. De Change Management Tracker av dette verktøyet lar deg skissere og spore endringsplaner.

Oppgavestyringsproblemer løst

Oppgavestyringsproblemer kan føre til forsinkede prosjekter og misfornøyde kunder. Vær klar over de potensielle problemene du kan møte angående oppgavehåndtering.

Ettersom denne artikkelen diskuterte utfordringene og deres levedyktige løsninger, kan du nå iverksette nødvendige tiltak for å unngå slike problemer for å sikre sømløs prosjektledelse.

De 8 beste gratis Asana-alternativene for prosjektledelse

Ser du etter alternativer til Asana? Sjekk ut disse gratisverktøyene som lar deg administrere prosjektene dine effektivt.

Les Neste

Om forfatteren