Hvis arbeidet ditt er dypt integrert i Microsofts økosystem, er To Do og OneNote sannsynligvis de mest populære verktøyene for din daglige arbeidsflyt. Når du bruker OneNote til å planlegge et prosjekt, vil du ende opp med handlingsrettede elementer som vil fullføre det du jobber med.
Å bruke OneNote og Microsoft To Do sammen betyr at du vil bruke tid på kontekstbytte, kopiering eller gjennomgang av data fra en app til en annen. Som et resultat kan du miste fokus, gjøre feil, eller enda verre, redusere kvaliteten på arbeidet ditt. Vi viser deg metoder for å integrere OneNote og To Do sømløst slik at du bruker tid på å prioritere arbeidet som betyr noe.
Legge til en oppgave fra OneNote til Microsoft To Do
Av alle Office-apper har OneNote 2019 den tetteste integrasjonen med Outlook. Det er fordi begge appene deler lignende mål og operasjoner. Du kan gjøre hvilken som helst notattekst i OneNote til en automatisk gjøremålslisteoppgave i Outlook. Men vent, hvor passer Microsoft To Do inn i dette systemet?
Vi kommer til denne diskusjonen senere, men sørg først for at både OneNote 2019 og Outlook er installert på datamaskinen din. Du må også ha opprettet en notatbok og en seksjon der handlingsobjektene dine ligger. Hvis du kommer i gang, følg vår veiledning om hvordan du organiserer notatbøker i OneNote.
Velg teksten du vil gjøre om til en Outlook-oppgave. Klikk på Hjem fanen og deretter Outlook-oppgaver. Velg en tidsramme for oppgaven fra rullegardinmenyen. Et flagg markerer teksten, og OneNote legger til notatteksten som en oppgave i Outlook. Du kan fortsette å legge til flere notater som oppgaver om nødvendig.
Bytt til Outlook for å se oppgaven Mine oppgaver.
Nå, når du bytter til "Microsoft To Do"-appen, vil du se den samme oppgaven under Oppgaver med forhåndsutfylte forfallsdatoer og lenke til OneNote-siden for å vite hvor oppgavene dine befinner seg.
På samme måte kan du velge Tilpasset og fra det nye vinduet som vises, skriv inn Tidsfrist, den Startdato, og viktigheten av oppgaven ved å bruke Prioritet felt. Du kan også sjekke Minne om boksen for å få Outlook til å minne deg på oppgaven, og legg til et kort notat.
Bytt nå til "Microsoft To Do"-appen, men du vil ikke se datoen da oppgaven ble startet eller prioritetsfeltet her.
Bakgrunnsmekanisme for oppgavesynkronisering
"To Do"-appen er avhengig av Exchange Online for å lagre og synkronisere oppgaver, enten du bruker en personlig konto eller Microsoft 365. Begge kontoene følger de samme protokollene, inkludert datakryptering, overholdelse og dataopphold. Hvis du fullfører en oppgave i "To Do"-appen, vil den oppdateres i Outlook Tasks og OneNote.
Merk: "To Do"-appen har ingenting å gjøre med "To Do"-taggen i OneNote, til tross for at du bruker samme store bokstaver. Dette er viktig fordi folk kan bli forvirret av terminologien og erklære at denne funksjonen ikke ser ut til å fungere som den skal.
Et poeng å merke seg er at du bare kan ha én forfallsdato, i stedet for separate start- og sluttdatoer. Den støtter ikke oppgavestatuser som pågår eller prosentvis fullført, og heller ikke viktigheten av oppgaven på forskjellige prioritetsnivåer. Du kan ikke gjenopprette en slettet oppgave i "To Do", men du kan se dem i OneNote og Outlook.
Hvis du vet hvordan Microsoft To Do-appen fungerer, er det mulig å lage flere oppgavelister. Så det er fornuftig å flytte en oppgave fra Oppgaver til en liste etter eget valg. Men når du flytter en oppgave til en annen liste, gjenspeiles endringen i mappekolonnen til Outlook-oppgaver, men når du holder musen over flagget, vil du se en melding om at "oppgaven eksisterer ikke."
Krysssynkroniser oppgavene dine mellom To Do og OneNote
Det er mulig å krysssynkronisere oppgavene dine mellom OneNote og To Do med en enkel app kalt Pleexy. Den bringer oppgavene dine fra e-poster, notater, prosjektledelse og samarbeidsverktøy inn i oppgavebehandleren din.
Du kan til og med sette opp en toveis synkronisering mellom verktøyene du bruker, slik at endringer som gjøres på den ene siden vil umiddelbart kopieres på den andre. Hvis teamet ditt bruker Jira og OneNote til å administrere prosjektene, kan Pleexy kanalisere alle relevante oppgaver fra disse appene til "Å gjøre". Og når du fullfører en oppgave i "To Do", blir den sjekket i kildeapplikasjonen også.
Komme i gang med Pleexy
Registrer deg på Pleexy-nettstedet ved å bruke "Microsoft To Do" som oppgavebehandling. Når du har autentisert den med Microsoft-kontoen din, blir du bedt om å velge en app du vil koble til med "Å gjøre". Velg OneNote og autoriser Pleexy til å få tilgang til OneNote-kontoen din.
Gi forbindelsen din et navn. La oss for eksempel si "Gjøremål med OneNote."
Det første trinnet er å fortelle Pleexy hvilke notatbøker og seksjoner den vil søke etter notater. Du kan filtrere notatene dine etter type som gjøremål, diskusjon med person, oppgaveprioritet 1 og 2, klientforespørsel og avtale møte. Og ignorer eldre notater i området fra 1 til 180 dager. Pleexy vil søke etter notater som oppfyller alle de spesifikke kriteriene og opprette dem i "Microsoft To Do."
I neste trinn definerer vi tittelmalen for oppgavene dine i "Microsoft To Do." Du kan følge a mønster som «{section}: {page} - {todo}» der «{page}» er din OneNote-side og «{todo}» er OneNote todo tag.
Nå må du spesifisere listen der Pleexy skal lage oppgaver. I dette eksemplet velger vi En liste, og destinasjonen er Arbeid.
Til slutt velger du hva som skal skje når du gjør endringer i Microsoft To Do- eller OneNote-oppgaver. Til OneNote til Microsoft To Do, kan du kontrollere hva du skal gjøre med en oppgave når den er fullført eller slettet i OneNote. Og for Microsoft To Do til OneNote, velg hva du vil gjøre når du fullfører en oppgave i «Å gjøre»-appen.
Lagre endringene og aktiver tilkoblingen. I skjermbildet nedenfor sjekker du integrasjonen, redigerer eller pauser tilkoblingen og sletter dem.
Bytt til "Microsoft To Do"-appen for å se endringene. Når du fullfører en oppgave her, blir den også sjekket i OneNote.
Opprett flere OneNote-tilkoblinger med å gjøre
I Pleexy kan du opprette flere forbindelser mellom disse to appene. Her er årsakene:
- Hvis du bruker en egen OneNote-konto til personlige og arbeidsmessige formål.
- Sett opp forskjellige synkroniseringsregler for spesifikke prosjekter i OneNote.
Det kan for eksempel være lurt å synkronisere oppgavene for blogginnlegg i begge appene, men du kan la oppgaven være umerket i OneNote, selv om du har krysset av for dem i "To Do" for et annet prosjekt. Vi oppretter to forskjellige tilkoblinger i Pleexy ved å følge prosedyren som beskrevet ovenfor.
Ta med alle oppgavene dine til Microsoft To Do
Både OneNote og To Do er kompliserte apper, men fungerer til sammen i forskjellige arbeidsflytforhold og dine behov. I enkle tilfeller kan du legge til en oppgave fra OneNote til To Do, men de er ikke sømløse og går i stykker hvis du flytter oppgaven til en annen liste.
Pleexy lar deg synkronisere oppgaver på begge måter uansett hvilken oppgaveliste du har og intuitiv å sette opp. Sjekk ut integrasjonsside for en liste over apper den støtter. Når du begynner å bruke dem, følg våre tips og triks for å bruke Microsoft To Do effektivt.
Ta en nærmere titt på Microsoft To Do og sjekk ut noen tips om hvordan du kan gjøre den om til en kraftig oppgavebehandling.
Les Neste
- Produktivitet
- Microsoft
- Microsoft Office-tips
- Microsoft OneNote
- Microsoft To-Do
- Oppgavestyring
Med sin M.Optom Degree in Eye Care Speciality jobbet Rahul som foreleser i mange år på høgskolen. Å skrive og lære andre er alltid hans lidenskap. Han skriver nå om teknologi og gjør den fordøyelig for lesere som ikke forstår den godt.
Abonner på vårt nyhetsbrev
Bli med i vårt nyhetsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis e-bøker og eksklusive tilbud!
Klikk her for å abonnere
