Hvordan lage Excel-skjemaer for regneark for dataregistrering

Å legge inn data på Excel er en skremmende oppgave, spesielt hvis du har mange kolonner og tonnevis med oppføringer. Det kan også være forvirrende for andre brukere, spesielt hvis de ikke er kjent med regnearket ditt.

Men visste du at du kan lage skjemaer for å gjøre denne oppgaven enklere? Microsoft lar deg eller noen andre legge til data i regnearket ditt via et skjema i et nytt vindu. På den måten blir det mindre forvirring om hvilken informasjon de skal legge inn i Excel-filen.

Les videre og lær hvordan du lager et skjema for ditt eget Excel-regneark.

Forbereder dataene dine

Før du begynner å bygge skjemaet ditt, må du først forberede dataene du trenger. Hvis du for eksempel lager en studentoppmøteliste, må du først skrive ned informasjonen du trenger fra dem i kolonner.

Du må for eksempel ha fornavn, etternavn, studentnummer, e-postadresse og kurs; deretter bør du liste disse langs den øverste raden. Disse elementene vil antyde kolonnene der dataene elevene dine skriver inn vil bli kompilert under.

Hvis du skal be elevene om å legge inn detaljene deres manuelt, må de rulle ned til bunnen av Excel-filen for å finne en tom rad. Og hvis du ber om mye informasjon, for eksempel for en årbok, ville det være lett for noen av elevene å hoppe over en celle, noe som fører til ufullstendige data.

Sette inn et enkelt skjema

Når du har forberedt alle kolonnetitlene dine, kan du nå begynne å lage et skjema. For å gjøre det, velg en av kolonneoverskriftene. Gå til Søkelinje øverst i Excel-vinduet og skriv inn Skjema. I søkeresultatene, under Handlinger, klikk på Skjema.

EN Microsoft Excel advarselsvindu vil dukke opp, som bekrefter om du vil bruke den valgte raden som skjemaetiketter. Hvis du allerede har gjort det, klikk på OK. Ellers klikk Avbryt, velg kolonneoverskriftene du vil bruke som skjemaetiketter, og gjenta trinnene som er skissert i forrige avsnitt.

Etter å ha trykket OK, vil et skjemavindu vises, og det er det! Du er nå fri til å begynne å legge inn data.

Hvis du skal bruke dette verktøyet ofte, kan du legge til en snarvei til denne funksjonen i hurtigtilgangsverktøylinjen. Gå tilbake til Søkelinje og skriv inn Skjema en gang til. Men i stedet for å venstreklikke på Skjema resultat, Høyreklikk på den i stedet for å få opp kontekstmenyen.

Plukke ut Legg til verktøylinjen for hurtigtilgang, og du vil se Skjemaikon vises i den. Så neste gang du trenger å trekke opp skjemaverktøyet, er alt du trenger å klikke på snarveisknappen.

Legger til nye data

Med det åpne skjemavinduet vil du se informasjonen du trenger for å legge inn i databasen. Fyll ut alle de tomme feltene, og klikk på når du er ferdig Ny. Dataene du skrev inn vil automatisk fylle ut den nederste delen av tabellen, og du får et nytt tomt skjema klar til bruk.

I tilfelle du ved et uhell har lagret feil data, kan du gå tilbake og endre dem. Bla til oppføringen du ønsker å endre ved å trykke på Finn forrige eller Finn neste knapper. Når du har kommet til elementet du vil redigere, endrer du bare informasjonen i det aktuelle feltet.

Når du er ferdig med rettelsene, klikker du Ny eller trykk Tast inn på tastaturet for å utføre endringene. Men hvis du har gjort en typografisk feil og ønsker å gjenopprette den forrige oppføringen, klikker du Restaurere i stedet. Vær imidlertid oppmerksom på at du ikke kan angre endringene med Restore når du først har forpliktet endringene.

Bla gjennom oppføringer med skjemavinduet

Nå som du har flere oppføringer i regnearket ditt, kan du bruke selve skjemavinduet til å bla gjennom dataene dine. Nær det øverste høyre hjørnet av vinduet ser du serienummeret til gjeldende data.

Hvis du ønsker å se oppføringene før eller etter gjeldende valg, kan du bruke de tidligere nevnte Finn forrige og Finn neste knapper. Alternativt kan du bruke rullefeltet til å hoppe raskt gjennom flere oppføringer.

For å finne spesifikke resultater kan du bruke skjemavinduets søkefunksjon. For å få tilgang til den, klikk på Kriterier knappen rett under, Finn neste. Skriv inn informasjonen du ønsker å søke i det aktuelle feltet, og trykk deretter Tast inn på tastaturet ditt.

I slekt: Hvordan bruke Finn og erstatt søkefunksjonen i Excel

Vinduet vil da vise deg neste rad med relevant informasjon. For å bla gjennom andre resultater, klikk på en av dem Finn forrige eller Finn neste.

Du kan også bruke formler og modifikatorer for et mer avansert søk. Du kan bruke jokertegnet stjerne for å søke etter en del av posten. På samme måte kan du også bruke større enn eller mindre enn tegn for å søke etter numeriske verdier eller datoverdier.

Hvis du for eksempel vil se etter studenter som tar et BA-kurs, kan du skrive inn BA* i det aktuelle feltet. Skjemavinduet vil kun vise studenter fra regnearket ditt som tar opp en BA-grad.

Unngå tomme oppføringer

Du kan også forhindre utilsiktet tomme oppføringer ved å legge til ved hjelp av datavalideringsfunksjonen. For å gjøre dette, må du først velge tabellen der du skal legge inn data. Du bør da gå til Data > Datavalidering.

De Datavalidering vinduet åpnes da. I Innstillinger fanen, under Tillate rullegardinmenyen, velg Tekstlengde. Så under Data rullegardinmeny, velg større enn. Til slutt, under Minimum felt, input 1. trykk OK.

Denne funksjonen forhindrer brukere i å skrive inn bare ett tegn i et felt, og sikrer at dataene dine blir fullstendig fylt ut.

I slekt: Slik importerer du data fra Microsoft Word-skjemaer til et Excel-regneark

En rask og enkel måte å fylle ut store databaser på

Hvis du ofte savner informasjon på regnearket ditt eller legger inn feil data i kolonner, er det på høy tid at du lager et skjema for deg selv. Denne raske og enkle løsningen vil sikre at du får en nøyaktig database.

Selv om eksemplet ovenfor bare viser fem oppføringer, vil du sette pris på denne funksjonen på Excel, hvis du jobber med mange oppføringer, som for eksempel en ansattdatabase. Ved å gi deg et uavhengig vindu for å legge inn informasjon, kan du unngå å bli overrasket med hundrevis, om ikke tusenvis, av oppføringer samtidig som du sikrer nøyaktige og presise datainndata.

Slik slår du sammen Microsoft Excel-filer og -ark

Lær alt om hvordan du slår sammen ark i Excel, pluss hvordan du kombinerer flere Excel-filer til én.

Les Neste

Om forfatteren