De 9 beste måtene å administrere teamet ditt i Microsoft Teams

Med Microsoft Teams kan eksterne teammedlemmer jobbe sømløst sammen og øke produktiviteten.

En teamleder må imidlertid overvåke bruken av denne plattformen for å forhindre uventede omstendigheter som datalekkasjer og uautorisert tilgang. Finn ut hvordan du administrerer Microsoft Teams for eksterne team.

1. Lagopprettelse og navngivningsstrategi

Alle de store interessentene bør kunne opprette et nytt team Microsoft Teams. Men denne funksjonen bør ikke være tilgjengelig for alle. Begrens teamopprettelsestillatelsen til administratorer, ledere eller personer som trenger tilgangen.

Med mindre du kjenner formålet eller funksjonen til et lag, blir det vanskelig å administrere dem. Ha derfor en effektiv navnekonvensjon i Azure Active Directory.

Navnekonvensjonen refererer til en konsekvent stil eller struktur for navngivning som hvert lag vil følge. Denne navngivningsstilen hjelper deg med å kjenne teambeskrivelsen, funksjonen, geografiske regionen, skapers navn, etc.

2. Definer en livssyklus for data og meldinger

Å ha en skreddersydd politikk for lagring av data er avgjørende for hvert team. Dermed kan du lagre meldingene for et bestemt tidsintervall, og tekstene forsvinner automatisk etter den tiden når du ikke trenger dem. Analyser prosjektene dine og angi tidspunktet for lagring av meldinger deretter.

Du bør bruke den samme prosessen på teamdataene dine ved å definere livssyklusen. I henhold til Microsoft starter syklusen når du oppretter et team og setter opp en kanal. Midten av syklusen er når teamet aktivt samarbeider. Slutten av syklusen betyr at et lag har nådd slutten av livet etter å ha fullført de tiltenkte oppgavene.

3. Reguler ekstern tilgang

Standardinnstillingen for Microsoft Teams gir teammedlemmer i andre organisasjoner tilgang til kommunikasjonsdata. Den lar deg også sette opp møter med eksterne parter som bruker Teams eller Zoom.

I slekt: Den beste zoom virtuelle bakgrunnen for ethvert møte

Bruk denne innstillingen nøye for å kontrollere hvem som kan få tilgang til organisasjonsdataene dine. Du kan sette et bestemt domene i blokkeringslisten eller fjerne blokkeringen av noen domener for å kontrollere tilgangen.

Selv om ekstern tilgang er for andre medlemmer av organisasjonen din, refererer gjestetilgang til å la folk utenfor bedriften få tilgang til teamdata. Hvis arbeidet ditt innebærer å jobbe tett med kunder eller tredjepartspartnere, kan du aktivere denne funksjonen i begrenset grad.

4. Kom med en møte- og tekstpolicy

Microsoft Teams er en plattform for profesjonell kommunikasjon, og jo mindre personlig det blir, desto bedre. Lag retningslinjer for meldinger og møte i tråd med organisatoriske standarder.

Kontroller eller forbud mot bruk av klistremerker, GIF -er og memer som ikke er profesjonelle. Du kan også la et innholdsvurderingssystem finne alt irriterende innhold.

Du kan også tillate brukere å redigere eller slette alle sendte meldinger, men husk at du kan trenge å gå tilbake til den opprinnelige meldingen. Innspilling og transkripsjon av Teams -møter er også mulig.

Vurder imidlertid disse funksjonene i henhold til selskapets retningslinjer, og informer alle deltakere om du bestemmer deg for å utføre disse handlingene. Du bør også gi teammedlemmene direkte tilgang til møtene, og gjestene bør bli med etter godkjenning.

5. Regulere tredjeparts appintegrasjoner

Som teamleder bør du være glad for den sømløse integrasjonsfunksjonen fra tredjeparter i Microsoft Teams. Men det faktum at ethvert medlem kan integrere en støttet app kan bli bekymringsfullt for deg. Du må holde Microsoft Teams -kanalene rene og sikre.

For det bør du bare tillate en spesifikk liste over tredjepartsapper for integrering. Du kan besøke Administrer appsiden i administrasjonssenteret for Microsoft Teams for å administrere Teams -appene du vil tillate for kollegene dine. Der kan du også endre tredjeparts appopplevelse for individuelle brukere.

6. Revider samtaler og meldinger

Microsoft Teams -administratorer kan kontrollere og kontrollere samtalehistorikken til ethvert medlem de siste 30 dagene. Du kan bruke samtalehistorikkdataene til den enkelte, trafikk, headset, nettverkskvalitet osv. For å løse kommunikasjonsproblemer de står overfor.

I slekt: Microsoft Teams vs. Arbeidsplass fra Facebook: Hvilken bør du bruke?

Du kan også få tilgang til data om samtalekvalitets trender fra de siste 90 dagene i Skype for Business eldre portal for å få en oversikt over nettverksytelsen.

7. Sett en regel for dataklassifisering

Datakategorisering er metoden som gir deg avgjørende informasjon om datafølsomhetsnivået. Med denne klassifiseringen kan du kjenne plasseringen av sensitive data, risikofaktorer og hvordan teammedlemmer bruker dataene. For å vite denne informasjonen enkelt gjennom kategorisering, sett et dataklassifiseringsskjema.

Dette settet med regler vil tydelig forklare de tilgjengelige alternativene for sluttbrukerne. Sett derfor reglene på et lettfattelig språk. Bruk klassifiseringsreglene for alle Microsoft -teamene.

Etter at du har klassifiseringsskjemaet på plass, kan du også opprette og implementere datatapforebygging (DLP), oppbevaringsetiketter, etc.

Teammedlemmene dine trenger friheten til å inkludere nye ressurser, men dette bør ikke risikere datasikkerhet for enhver pris. Du kan tilby en levedyktig løsning på dette problemet ved å tilpasse sikkerhetsinnstillinger for Microsoft Teams i henhold til prosjektets konfidensialitetsnivå.

Avhengig av formålet med dataene, kan du til og med legge til flere begrensninger, for eksempel å deaktivere koblingsdeling. Siden Teams er en enhetlig plattform som er integrert med andre Microsoft 365 -apper, må du gå gjennom forskjellige autorisasjonsnivåer for å utføre konfigurasjoner i flere administrasjonssentre.

Mens du administrerer innstillingene, bør du vurdere kritikken til hvert lag for å komme med de riktige innstillingene.

9. Tren teamet ditt i retningslinjene for MS Teams

Det er usannsynlig at ett teammedlem alene finner ut den beste måten å få mest mulig ut av Microsoft Teams. Derfor må du samarbeide for å utforske og vokse ved hjelp av denne plattformen. Enten teamet ditt er i ferd med å bruke Teams for første gang, eller om det har vært en stund, vil en vanlig trening være nyttig.

Der kan folk dele sine erfaringer med Microsoft Teams med andre. De kan også snakke om tidligere problemer med Teams og hvordan de håndterer disse problemene effektivt. Du kan også notere forslagene deres og implementere de gjennomførbare.

Uanstrengt teamsamarbeid

Riktig bruk av verktøy er nøkkelen til suksess for ethvert team eller prosjekt. Derfor er det teamlederens ansvar å håndheve et sett med regler som organiserer måten medlemmer kommuniserer og samarbeider på.

Tipsene ovenfor hjelper deg med å sikre at teamet ditt bruker Teams -appen til produktiv teamkommunikasjon.

7 tips og verktøy for å kommunisere med klienter og team i sanntid

Uansett om du er en heltidsarbeider eller frilanser, hjelper det å opprettholde balansen mellom arbeid og liv å vite hvordan du kommuniserer arbeidsrelaterte saker. Finne ut mer!

Les neste

Om forfatteren