De 6 beste dokumenthåndteringsprogramvarene for bedrifter

Hvis du fremdeles bruker fysiske måter å oppbevare filer og papir på, går du glipp av mye. Fysisk lagring av filer tar for mye lagringsplass. Du trenger alltid skap, noe som gjør søk og sporing av en bestemt fil ganske utfordrende.

Alternativt lar dokumenthåndteringsprogramvare deg enkelt administrere et ubegrenset antall filer. I tillegg er de relativt mer sikre og fleksible, noe som gjør det lettere for flere teammedlemmer å jobbe sammen om et enkelt dokument.

Så la oss finne ut hvilken programvare for dokumenthåndtering du kan bruke til å administrere filene dine.

1. Bitrix24

Det er en sikker plattform for å lagre dine personlige og samarbeidende filer. Over 5 millioner brukere stoler på dem over hele verden og bruker denne programvaren til å administrere filene sine.

Den tilbyr tre forskjellige typer lagring for dokumentene dine:

• Min kjøretur: Du kan lagre dine personlige filer her.
• Gruppedrev: Det er best for studenter og småbedrifters teamsamarbeid.
• Firmastasjon: Denne er best for selskaper med flere ansatte.

I tillegg kan du velge å lagre dokumentene dine på skyen eller lokal lagring, avhengig av dine behov. Og naviger gjennom flere filer ved å skrive navnet eller en kort beskrivelse om dem. De er alle lagret i dokumentbiblioteket.

Du kan også like dokumentene for å beholde dem øverst i søkeresultatene for rask tilgang. Verktøyet lar deg også legge til kommentarer til dokumentene og beholde flere dokumentversjoner med redigeringshistorikk. Det gjør det lettere å spore endringer i fremtiden. I tillegg kan du også bruke forskjellige apper til å redigere dokumentet ditt.

Av sikkerhetsmessige årsaker lar Bitrix24 deg låse dokumentet ditt ved å klikke på låseknappen. Det gjør dokumentet utilgjengelig for andre mennesker. Programvaren har både gratis og betalte versjoner. Du kan få en basert på dine behov.

2. eFile -kabinett

Enten du er student, en liten entreprenør eller har et stort selskap med flere ansatte, kan du bruke dette verktøyet til å beholde og organisere dataene og filene dine. Den lar deg søke i filene bare ved å skrive navnet deres i søkefeltet.

Du kan også få rask tilgang til bestemte filer ved å beholde dem i porteføljen og automatisere arbeidsflyten med denne programvaren, ettersom den automatisk arkiverer dokumentene du laster opp. Det tillater både lokal og skybasert lagring.

Videre trenger du ikke beholde applikasjonen på alle enhetene dine. Du kan få tilgang til filene dine fra hvor som helst i verden ved å bruke en nettleser. Imidlertid er det bare visse personer med passord som kan få tilgang til dataene av sikkerhetsformål. Tillatelser gis til ansatte basert på deres roller.

Alle filene du delte er kryptert, og du må gå igjennom tofaktorautentisering. For mer bekvemmelighet kan du også angi IP- eller stedsbasert autentisering.

Dessuten, hvis du er et selskap eller en solo entreprenør, vil du gjerne vite at denne programvaren også tillater signering av kontrakter. For å lette arbeidet kan du integrere programvaren med tredjepartsapper som DocuSign, Salesforce og Microsoft Office.

3. Google Disk

Med over 1 milliard aktive brukere hver måned og 6 millioner betalte brukere, er Google så langt den mest populære fillagringsløsningen. Folk bruker det til personlig, lagring og selskapslager.

Det tillater sømløs integrasjon med skybaserte apper. I tillegg støtter den flere formater, slik at du kan lagre filen din uten å bytte type - for eksempel PDF, Word og andre. Det er også praktisk å søke i dokumenter på Google Disk. Bare skriv navnet, og det er det!

Det gir delt plass for teammedlemmer. Dataene er fortsatt utilgjengelige for utenforstående på grunn av funksjonen for datatapforebygging (DLP).

Programvaren lar deg lagre dokumentene dine og opprette, vise og redigere dem også. I tillegg, hvis du redigerer disse dokumentene ved hjelp av dette verktøyet, vil det beholde historien til endringene som er gjort. På denne måten trenger du ikke beholde flere versjoner av filen. De er alle lagret i ett dokument.

Google Disk gir gratis lagring på opptil 15 GB for alle brukerne. Hvis du trenger mer lagringsplass enn dette, må du få en premiumplan.

4. Samløpet

Dette er et annet flott, skybasert fildelingsverktøy som lar deg beholde og organisere filene dine. Over 130 000 brukere verden over stoler på denne plattformen med sine dokumenter og filer.

Du kan organisere dokumentene dine på to måter med denne programvaren:

• Sider: Du kan opprette og redigere sider og diskutere dem med dine ansatte.
• Plasser: Alle sidene dine er lagret her. Enten de er for enkeltpersoner, teammedlemmer eller andre prosjekter.

Dette verktøyet tilbyr avanserte funksjoner for å søke og hente dokumenter, over 75 tilpassbare maler og kommentere og redigere funksjoner. I tillegg, hvis noen på laget tildeler en oppgave til et annet teammedlem, får de beskjed om handlinger i tide.

I tillegg kan du kontrollere tillatelsene til dokumentene og administrere hvem som har tilgang til dem i teamet. Det er gratis for opptil 10 brukere. For alt over det må du kjøpe premiumversjonen.

5. SharePoint Online

Med over 190 millioner mennesker som har tilgang til SharePoint Online -funksjoner, er det et Microsoft -verktøy som lar deg organisere dokumenter, team og arbeidsflyt.

Bortsett fra å lagre filene dine, kan du opprette og redigere dokumenter ved hjelp av dette verktøyet og bruke det til å samarbeide med flere teammedlemmer. Den lar deg oppdatere metadata for filer, noe som muliggjør et raskt søk.

På denne måten, hvis du glemmer et filnavn eller har flere filer med nesten samme navn, kan du finne dokumentet ved å skrive inn noen ord skrevet i metadataene. Verktøyet er også tilgjengelig for mobilapper. Du må imidlertid få et abonnement på $ 5 per måned for å bruke det.

6. Papirspor

En annen dokumenthåndteringsprogramvare på listen er Paper Tracer. Den er laget for små, mellomstore og bedriftsnivå.

Det hjelper deg med å automatisere kontraktene dine, digitalisere dokumenter og spore og rapportere alle lagrede filer. I tillegg er den HIPAA-kompatibel, noe som betyr at den følger sikkerhetsloven og forhindrer datalekkasje. Det tilbyr også en e-signatur. Derfor er det et flott verktøy for helse, juridisk eller enhver virksomhet som fullfører prosjekter på kontraktsbasis.

Programvaren tilbyr end-to-end arbeidsflytløsninger og tilbyr skybasert implementering. Det er et godt verktøy for små bedrifter med opptil 10 ansatte og mellomstore selskaper med 100 ansatte eller flere.

Velg din dokumenthåndteringsprogramvare

Hvis du fortsatt lagrer filene dine fysisk og går gjennom alle problemene, er det på tide å stoppe.

Listen tilbyr flere programvarer som gir rikelig med gratis lagringsplass. Start med disse, og gjør det enklere å beholde, organisere og administrere filene dine i samarbeid med mange teammedlemmer.

De 10 beste verktøyene for å transkribere videomøter til dokumenter som kan deles

Ved å transkribere apper kan du konvertere lyd- og videofiler til tekst som du kan dele. Her er noen av de beste verktøyene du kan bruke til det.

Les neste

Om forfatteren