De 10 beste fremgangsmåtene hver SharePoint -bruker bør vite

SharePoint er en del av Microsoft 365 som lar deg håndtere dokumenter og innhold profesjonelt. Enten du er en administrator eller en sluttbruker, vil det å vite og implementere de beste fremgangsmåtene sikre at alle kan bruke innholdet uten problemer.

I denne artikkelen lærer du hvordan du bruker SharePoint mest effektivt.

1. Gi konsistens til filnavn

Konsistens er nøkkelen til suksess, og det er sant selv i tilfelle av Delingspunkt. Siden SharePoint kan lagre mange dokumenter, må du ha konsistens i filnavnet.

Du har kanskje lagt merke til at noen søkeresultater inneholder uklare filnavn. Som et resultat må du åpne hver fil for å finne ønsket fil. Dette er en møysommelig jobb og gjør deg uproduktiv. Videre kan det være nesten umulig å finne den riktige filen fra tusenvis av dokumenter hvis forskjellige lagkamerater følger forskjellige navnestiler.

I slekt: Hva er Microsoft SharePoint? Funksjoner og fordeler ved å bruke den

Siden SharePoint er en delt plattform, så diskuter med andre for å velge en navnekonvensjon. Derfor kan du og lagkameratene finne hvilken som helst fil eller dokument raskt.

2. Merk dokumenter

Til tross for at du følger en enkelt navnekonvensjon, kan du ha problemer med å finne det nødvendige dokumentet. Hvis Microsoft Search skal vise deg mer spesifikke og relevante resultater, må du merke dokumentene dine. Merking fungerer som sjangeren til en film eller kanal i en TV -serie.

Det hjelper deg med å finne alle filer som tilhører samme kategori. For å legge til en tag, gå til et bibliotek og legg til et nytt kategorifelt som opprettelsesdato, sist endret osv. Nå, for hvert dokument, inkluder de tilhørende dataene som vil fungere som taggen. På denne måten får du presise resultater fra SharePoint.

3. Sikre dokumenter ved hjelp av låsefunksjon

Sikkerheten til SharePoint -data er ikke bare avhengig av IT -infrastrukturadministratorer. Som sluttbruker kan du også spille din rolle ved å låse dokumenter. Denne funksjonen sikrer at ingen uautoriserte personer kan gjøre endringer i delte filer eller dokumenter.

Ved å aktivere den innebygde posthåndteringsfunksjonen kan du låse og låse opp et dokument. SharePoint vil også vise et ikon ved siden av navnet, slik at alle vet om sin spesielle status. Du kan legge denne innstillingen til arbeidsflyten som automatisk låser dokumentet etter godkjenning.

4. Kopier lister og biblioteker raskt

Å lage en liste eller et bibliotek, legge til metadata, lage visninger - hele prosessen med å lage et bibliotek eller en liste i SharePoint tar mange timer. Denne hektiske oppgaven kan være dagligdags hvis du må bygge disse listene eller bibliotekene flere ganger.

Derfor bør du vite at det er mulig å kopiere listen fra et hvilket som helst SharePoint -nettsted med riktig tilgang. Dessuten er kopieringsprosessen enkel, og du kan kopiere nesten hele konfigurasjonen. Ved å kopiere formateringen for biblioteker eller lister kan du spare tid på det nye prosjektet.

5. Lær å gjenopprette tapte biblioteksdata

Utilsiktet sletting av viktige data kan forårsake uopprettelig skade på teamet ditt. Derfor må du kjenne det grunnleggende for å gjenopprette slettede og tapte data fra SharePoint -biblioteket.

I slekt: Måter å fikse OneDrive på når du ikke kan åpne filene dine

Hvis du vet dette, trenger du ikke være avhengig av noen andre for datagjenoppretting. Dermed sparer du tid og andre personer som kan jobbe med deg på denne ikke-produktive oppgaven.

Opprett først en datarestaureringspolicy for SharePoint og bruk den riktig. Gjenopprettingsprosessen lar deg gjenopprette data for en viss periode. Husk at gjenoppretting av data fra et tidligere tidspunkt betyr at du mister endringene du har gjort etter den tiden.

6. Administrer tilgangsforespørsel

Tenk deg at du delte en lenke med en kollega via e -post og dro for dagen. Når personen prøver å åpne lenken, finner de ut at de ikke har tilgang til filen. Selvfølgelig kan de be om filtilgang, men de har ingen anelse om hvem som kan dele godkjenning og behandlingstid. Noen ganger kan flere team -nettstedseiere få varsler om forespørsler om filtilgang.

Det er også mulig at hver og en av dem vil tro at andre vil godta forespørselen. Som et resultat kan det hende at personen som ba om tilgang aldri vil få svar. For å unngå slike problemer kan du konfigurere en spesifikk e -post for støtte for å behandle slike forespørsler.

7. Begrens bibliotekstillatelse

Massetillatelse for å få tilgang til biblioteket er skadelig for datasikkerhet. For å unngå slike scenarier må du begrense tilgangen til biblioteket på et hvilket som helst SharePoint -nettsted.

Hvis du har biblioteker som bare HR -teamet trenger tilgang til, kan du begrense andre fra å få tilgang til det SharePoint -nettstedet. For det, navngi biblioteket og nevne dets spesielle status i beskrivelsen.

8. Bruk Hub -nettsteder til å kategorisere teamnettsteder

Det kan være utfordrende å finne nettsteder i lignende kategorier fra hele samlingen av SharePoint -nettsteder. Du kan imidlertid gruppere lignende eller beslektede nettsteder gjennom en virtuell gruppe kalt hub -nettsteder.

For eksempel, hvis du trenger å dele ett nettsted fra hvert prosjekt med kundene dine, kan du opprette et hub -område og gruppere alle nettstedene på det. Dermed blir lokalisering og deling av lignende nettsteder sømløs og mindre tidkrevende for alle.

9. Vet når du skal bruke forskjellige typer nettsteder

Når du bruker SharePoint, kommer du over to store nettstedsmaler. Disse kalles teamstedet og kommunikasjonsstedet. Begge typer har forskjellig bruk, og du må velge en av disse basert på prosjektet ditt.

Hvis du vil dele en kunngjøring eller kampanje med lagkameratene dine, er det en god idé å bruke et kommunikasjonsnettsted. Det er ideelt når du har flere lesere/ansatte sammenlignet med bidragsyterne.

Teamnettstedet er egnet for prosjektsamarbeid med et lite team. Bruk den også når du har mange bidragsytere.

10. Sette opp personlige visninger

En SharePoint -funksjon som du kanskje er klar over er å lage personlige visninger basert på ditt valg. I tillegg tilbyr SharePoint flere filtre og veksler for dokumentbehandling. Den lar deg vise ekstra metadatadetaljer, filtrere filer du ønsker, sortere filer i forskjellige ordrer, gruppefiler i en eller flere grupper, etc.

Hvert teammedlem kan lage en personlig visning som bare er tilgjengelig for dem. Det hemmer ikke bibliotekvisningen for alle. Videre kan du opprette en offentlig visning hvis du har lagkamerater med lignende krav til visning.

SharePoint gjort enkelt

SharePoint handler om innholdshåndtering, og det bør ikke være komplisert og dagligdagsk. Du og teamet ditt kan få det beste ut av SharePoint ved å følge ovennevnte standardpraksis.

Hvis du er nybegynner, er dette de ideelle tipsene for deg å begynne å bruke verktøyet på en produktiv og rotfri måte. Videre hjelper de beste fremgangsmåtene i SharePoint deg med å få ting gjort uten problemer.

Produktivitet 101: Hvordan bruke metoden Getting Things Done (GTD)

Getting Things Done av David Allen er en av stiftene i personlig og profesjonell produktivitet. Slik kan du bruke den.

Les neste

Om forfatteren