De 10 beste tipsene for å effektivt administrere et eksternt team

Ekstern teamledelse er virkelig utfordrende. Når teammedlemmene dine jobber fra forskjellige steder, er det ofte vanskelig å ha alle i synkronisering og inspirere dem til å jobbe mot et felles mål.

Du kan imidlertid følge disse utprøvde tipsene for å lede teamet ditt på en bedre måte.

1. Sett opp en felles arbeidstidssone

Eksterne lag, bestående av medlemmer fra forskjellige tidssoner, sliter ofte med tidssonehåndtering. Et slikt lag må finne en tidssone som passer for alle. Det er avgjørende ikke bare for ukentlige teammøter, men også for sanntidskommunikasjon for presserende beslutninger.

Hvis teammedlemmene dine bor i tidssoner med et mellomrom på en eller to timer, kan du angi en standard tid når alle medlemmer skal være tilgjengelige. Imidlertid er Romtid app vil være nyttig for lag spredt over hele verden. Den lar deg hoppe over den manuelle tidssonekonverteringen og finne den vanlige tidssonen som passer for alle.

2. Tillat fleksibel timing for arbeid

Når noen jobber hjemmefra, må de utføre husarbeid som å oppdra barn og ta vare på eldre. Vurder disse punktene og håndter teamet med empati. Det er en god idé å la dem jobbe til en passende tid og dag. I stedet for å fokusere på når de jobber, må du flytte fokuset til den faktiske mengden arbeid de gjør.

Hvis du bare presser dem til å arbeide på det angitte tidspunktet, kan de bli presset og redusere produktiviteten. Tidshåndteringsverktøy som Time Doctor lar deg spore hvor mye tid et medlem investerer i en oppgave eller et prosjekt. Dermed vil du vite hvem som investerer tilstrekkelig tid til å fullføre den tildelte oppgaven.

3. Sett opp SMART -mål

Eksterne lag kan ikke fungere uten spesifikke mål eller mål. Du kan bruke SMART (spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsbundne) kriterier for å sette opp mål for teamet ditt. Ettersom teamet ditt er klart om målet sitt, blir det enkelt å jobbe mot det.

Mens du implementerer denne metoden, kan du prøve målsettingsappen Uke å velge oppnåelige mål ved å bruke funksjoner som måloversikt og målhierarki.

4. Tilordne oppgaveansvar

Siden fjernarbeid mangler personlig veiledning, kan du se mangel på ansvarlighet. For å unngå dette problemet må du gjøre folk ansvarlige for oppgavene de utfører. Dessuten kan du tilby dem den autonomien de trenger for å fullføre et prosjekt.

Denne handlingen vil ha en positiv effekt på teammedlemmene og få dem til å utføre arbeidet sitt oppriktig. Klikk opp lar deg tildele oppgaver til ansvarlige mennesker og spore ytelsen deres.

5. Gjennomgå prosjektfremgang som et team

Selv etter en god start, kan prosjekter gå av stabelen halvveis. Noen prosjekter mislykkes til og med med å bli fullført. Sporing av fremdriften i et prosjekt kan hjelpe deg med å unngå slike uhell. Se på fremdriften som et team jevnlig og lytt til hva alle har å si om det.

Med bidrag fra alle, blir det enkelt å følge veikartet mot vellykket og rettidig prosjektgjennomføring. Hibox lar deg administrere oppgaver og delta i et virtuelt gjennomgangsmøte fra den samme plattformen.

6. Sett av tid til trening og tilbakemelding

Å jobbe fra fjerntliggende steder tar bort muligheten for å lære av kolleger og deres tilbakemeldinger under arbeidet på kontoret. For å kompensere for det, arranger separate treningsøkter der teammedlemmene vil lære av sine ansatte. Be folk om å frivillig lære andre om temaene de utmerker seg i.

Dermed vil hvert teammedlem tjene på ettersom treningsøktene skjerper den teoretiske kunnskapen og de praktiske ferdighetene. Har en ukentlig treningsøkt på Zoom vil være svært effektivt i dette tilfellet. Gi også tilbakemeldinger fra personer og team regelmessig, slik at kollegene dine kan finne smertepunktene sine og improvisere deretter.

7. Sett opp åpenhet i prosjektene

For å gjøre eksternt teamarbeid effektivt, må du sikre et miljø med åpenhet og tillit. Du kan bli et forbilde ved å kommunisere med dem regelmessig. I tilfelle en stor avgjørelse eller potensiell endring, send en e -post som sender alle ansatte i CC.

Informer teamet ditt med klarhet hvis det er noen vesentlige endringer på trappene. Når det gjelder prosjektledelse, bruk apper som Asana for å logge hver deloppgave i et prosjekt. Dermed vil alle som er involvert i prosjektet ha en klar ide om oppdragsgiverne og fremdriften.

8. Implementere retningslinjer for åpen dør

Selv om det er lett å snakke direkte med noen om klager eller bekymringer, kan det praktisk talt være vanskelig for noen teammedlemmer å diskutere slike saker. Du må imidlertid oppmuntre teamet ditt til å ta opp bekymringer og stille spørsmål uten frykt eller nøling. Det er viktig å skape et trygt rom i den virtuelle verden. Dermed kan andre fritt diskutere sensitive saker.

Avtal en en-til-en-økt med teamet, hvor de kan be om avklaring om enhver beslutning eller ta opp problemer som har plaget dem. Bortsett fra det, nevner du eksplisitt at de kan kontakte HR eller noen fra administratoren for å snakke om hva som helst. Du kan også bruke Google -skjema for at folk skal dele sine bekymringer anonymt.

9. Løs WFH -konflikter raskt

Ja, konflikter kan også skje blant eksterne teammedlemmer. Hvis du ikke løser det umiddelbart, vil produktiviteten til den aktuelle fjernarbeideren lide. For å forhindre at det oppstår tvister, må du lære mer om problemene og løse dem uten forsinkelse.

Mangel på initiativ for å løse konflikter kan tvinge ansatte til å slutte og ta juridiske skritt.

10. Planlegg teambyggingsaktiviteter

Teambinding er et avgjørende element for å motivere et team til å jobbe for et felles mål. Medlemmer av et eksternt team blir fratatt ansikt til ansikt-interaksjoner, noe som ofte fører til en følelse av isolasjon. Ved å arrangere online team-building aktiviteter, er det mulig å styrke teambåndet.

Hvis du kan planlegge slike arrangementer når noen nye blir med på laget, kan du få dem til å gå lett med hverandre. Populære teambyggingsaktiviteter inkluderer triviaquiz, historiefortelling, teamtrening, virtuelt mordmysterium, komedieverksted, spøkelsesjakt, etc. Enten kan du arrangere dem gjennom personlig initiativ eller ta hjelp fra plattformer som TeamBygging.

Administrer eksterne lag med påviste tips

Når ditt eksterne team innser at de får den fortjente verdien, jobber de for å nå målet. Du kan implementere metodene nevnt i denne artikkelen for å administrere det eksterne teamet riktig og fullføre prosjektene i god tid før tidsfrister.

De 11 beste tipsene for å unngå utsettelser og overholde frister

Utsettelse forsinker prosjekter eller etterlater deg med unødvendige oppgaver. Her er noen tips for å overvinne det!

Les neste

Om forfatteren