5 tidsbesparende apper for bedre møter både online og offline

Arbeidende fagfolk kan ikke unnslippe å komme inn på møter. Enten du er virtuell eller personlig, kan du bruke tiden mer effektivt og produktivt hvis du bruker de riktige verktøyene for å organisere og administrere møter.

Prinsippene for hvordan et møte kjøres forblir de samme enten du gjør det i et konferanserom eller ved hjelp av Zoom for online møter. Du må sette en agenda, ha en klar handlingsplan, ha en flyt for interaksjoner eller spørsmål og svar, og ta minutter for oppfølging. Disse gratisappene hjelper deg med å gjøre alt dette, online og offline.

1. Hyperkontekst (Internett): Gratis møtemaler og samtalestartere

Hvis møtene dine går for ofte utenfor, trenger du Hypercontext. Det er en møte-app for ledere som tilbyr gratis maler og samtalestartere for både en-til-en-møter og teammøter. Følg manuset, så går du aldri off-track eller går glipp av noe viktig.

Når du er logget inn, synkroniserer du kalenderen og oppretter et nytt arbeidsområde. Hvert arbeidsområde har flere maler for en-til-en eller teammøter, for eksempel ukentlige og månedlige anmeldelser, ekstern én-til-en eller teammøter, ytelsesanmeldelser, innsjekkinger, standup-møter, scrum, prosjektledelse, kvartalsplanlegging og så videre på.

I hver mal ser du en rekke spørsmål eller dagsordenspunkter med planlagte tidsluker. Rediger disse etter eget skjønn. Mens møtet er i gang, kan du legge til "Neste trinn" til hvert element, og lage en huskeliste for deg selv. Du kan også invitere kolleger til arbeidsområdet for å samarbeide om disse handlingselementene. Det er litt som å ta møtereferater.

Med Pro -kontoene får du flere funksjoner som å spore de neste trinnene over tid, legge til mål, sjekke inn på tidligere møter, etc. Alle disse gir verdi hvis du vil betale for tjenesten. Når det er sagt, er gratisversjonens maler grunn nok til å bruke Hypercontext.

2. Utsette (Web): Gratis Meeting Notes -app for enkelt å organisere og dele

Å sette en agenda og deretter ta referater fra et møte er viktige deler for å sikre fruktbare møter. Ellers vil du ofte finne folk som sier at de ikke husker da noe ble diskutert. Adjourn er en av de beste gratisappene for å føre oversikt over møtene dine.

I hvert nytt møte kan du lage separate kort for hver lapp. Agendaen din er for eksempel ett kort, mens andre kan være tilbakemelding, neste trinn, minutter, forslag og så videre. Hvert kort er en enkel rik tekstredigerer som støtter Markdown og tabeller. Du kan bruke prinsippene for beste møteminuttmaler i noen av disse.

I et panel til høyre finner du de andre deltakerne i dette møtet og inviterer dem til å se eller redigere Adjourn -brettet. I Action Items kan du angi gjøremålslister og tildele dem til folk og legge til beskrivelser. Til slutt hjelper et samlet panel med Agendum Details med å holde møtet på sporet. Adjourn lar deg også laste opp filer for andre å få tilgang til under møtet.

Når møtet er gjort, kan du sende notatene på e -post til alle deltakerne eller laste dem ned som en PDF -fil. Gratisversjonen av Adjourn begrenser antall ganger du kan sende en e -post, men PDF -nedlastinger er for alltid gratis.

3. Vingård (Web): Enkle asynkrone møter over videosamtaler

Etter et tidspunkt begynner de daglige og ukentlige møtene å virke som et ork i stedet for en nødvendighet. Pluss, hvis det er et eksternt team, er det også en vanskelig oppgave å få alle sammen. En voksende trend til håndtere overbelastning av møter er å velge asynkrone møter i stedet, som du fortsatt kan gjøre over videosamtaler.

Hvis du ikke visste det, kjøres et asynkront møte akkurat som et vanlig møte, men ikke samtidig. Først starter møtelederen møtet og legger ut agendaen, alt innspilt på en videomelding, og sender den til gruppen. Deretter står en andre deltaker fritt til å svare på den med videomeldingen når de velger det. Deretter kan andre deltakere se disse meldingene og svare i henhold til vertens fastsatte ordre eller svare på en person i mellom. Tanken er å la folk jobbe i sitt eget tempo og ikke bli fanget opp i møter hele tiden.

Ganske mange elektroniske apper muliggjør enkle asynkrone møter over videosamtaler. Grapevine er en av de enkleste vi har sett, og lar deg ta opp 15-minutters meldinger via webkameraet ditt eller et skjermopptak. Du kan også legge igjen kommentarer og legge til filer i noens innlegg. Alle meldingene vises i en enkel kronologisk tidslinje. Gratisversjonen tillater opptil fem brukere, og du kan oppgradere for større grupper.

4. Dory (Web): Best for å administrere spørsmål og svar og live publikumsinteraksjoner

Dory er laget av tidligere Googlers og er en helt gratis webapp (ingen annonser, ingen skjulte kostnader) for å administrere spørsmål og svar-økter og live publikumsinteraksjoner, både online og offline. Du kan også bruke det til virtuelle møter i hele selskapet som et sted for lyttere å stille spørsmålene sine.

Appen har et enkelt grensesnitt for å lage et nytt arrangement og invitere samarbeidspartnere som har de samme redigeringsrettighetene som deg. Arrangementer kan være offentlige eller private for bare de som har en lenke. I hovedpanelet kan deltakerne deretter stille spørsmål, som en moderator kan rangere for foredragsholderne å svare på. Spørsmål kan festes, arkiveres og oppstemmes for mer synlighet.

Dory inkluderer også et hendig Notes -panel, som har to deler. Den ene er et delt notatrom hvor alle arrangører eller redaktører kan legge til notater som de alle kan se. Den andre er en privat notisblokk, redigerbar og bare synlig for deg. Det er et fint tillegg for å beholde minutter, legge til og dele tanker, og til og med gi instruksjoner om nødvendig.

5. Viskelær (Web): Whiteboard, Writing Board og Readymade Meeting Templates

På fysiske møter har du ofte et konferanserom med en felles tavle og skriveblokk for hver person. Eraser bringer det til den virtuelle verden, og gir deg en notatblokk med to ruter og en gratis digital tavle.

Begge verktøyene er ganske enkle å bruke, og du kan dele lenken med andre på nettet for å komme i gang. Notisblokken støtter Markdown for formatering, mens tavlen kommer med vanlige tegneverktøy for former, tekst og diagrammer. Eraser inkluderer også lydchatt hvis du ikke vil bruke en tredjeparts videosamtaleapp med den.

Den kule delen er de forhåndslastede malene. Eraser vil raskt tegne ut et helt Agile Sprint-brett, flytdiagram, svømmebane-diagram eller en stand-up-møteøkt, slik at du deretter kan fylle ut verdiene i henhold til møtet ditt. Det fungerer bra og kommer til å gjøre deg mer effektiv.

Ikke kjemp mot det hele tiden

Disse verktøyene og appene vil gjøre mange av møtene dine mer effektive, men ikke alle. Og det er greit. Ikke prøv å maksimere produktiviteten og effektiviteten i hvert møte, noen ganger vil de være kjedelige og virke som bortkastet tid. Selv om du gjør halvparten mer effektiv, finner du en stor forandring. Og for den andre halvdelen, underhold deg selv ved å spille Møter Hell Bingo.

6 enkle måter å gjøre møtene dine mer produktive

Hvis du vil vite hvordan du gjennomfører et vellykket teammøte, sjekk ut disse 6 viktige tipsene du bør følge.

Les neste

Om forfatteren