Slik automatiserer du oppgavene dine enkelt: 5 nyttige verktøy

Du bruker timer på å gjøre hverdagslige oppgaver på arbeidsplassen din. Du tror det er delen av jobben din. Men hva om det kunne gjøres på egen hånd, og du kunne investere den viktige tiden din i kreativ tenkning eller løse andre store problemer? Ville det ikke vært flott?

Den ultimate løsningen på dette problemet er automatisering av oppgaver. La oss finne ut hvilke daglige oppgaver du kan automatisere, prosessen og hvilke verktøy som kan hjelpe.

Hvilke typer oppgaver bør automatiseres

Du bør automatisere alle de rutinemessige oppgavene du utfører daglig som bruker mye tid, men ikke nødvendigvis gir noe verdifullt til arbeidet ditt.

Her er noen av eksemplene på oppgaver du kan automatisere. Noter dem som er inkludert i oppgavelisten.

1. Planlegge avtaler

En av største tidsledere å gi ingen verdi er å planlegge avtaler. Så slutt å snakke frem og tilbake med kundene dine for å finne den beste tiden som fungerer for dere begge. I stedet åpner du noen få spor i kalenderen din og deler listen med dem.

På denne måten kan du krysse av alle planleggingsoppgavene fra gjøremålslisten din og fremdeles få avtalene til rett tid. Automatiseringsverktøy kan hjelpe deg med integrering av planlegging av apper og kalendere.

2. Kjedelige oppgaver

Mange oppgaver krever ingen høyere ordens tenkning. Slik som å sortere og svare på e-post, sikkerhetskopiering av data, fakturering og fakturering, kundeservice og engasjement, oppdatering av kontaktinformasjon, etc.

Så i stedet for å legge dem til din gjøremålsliste hver dag, bør du vurdere å automatisere dem. Og se hvor mye tid du gjør tilgjengelig for deg selv.

3. Overføre informasjon blant flere apper

Ingen arbeidsplass er fri for denne oppgaven. Du trenger alltid data, og deretter må du overføre disse dataene fra en applikasjon til en annen. Men vær smart, ikke bruk tid på å kopiere eller lime inn og eksportere tonnevis av data som kommer til deg regelmessig på forskjellige måter. Automatiser denne handlingen.

4. Oppgaver som spiser din viktige tid

Bortsett fra å sette tidsplaner, sende e -post og fakturaer, overføre data og andre, kommer en annen oppgave som faktisk virker viktig - publisering på sosiale medier. Du må absolutt markedsføre merkevaren din og engasjere deg med publikummet ditt, og derfor være aktiv på disse plattformene.

Men det kan koste deg tid når du havner i den uendelig gjentatte syklusen av å like, kommentere og dele. Så, automatiser denne ekstremt tidkrevende oppgaven.

5 trinn for oppgaveautomatisering

Listen over automatisering av oppgavene dine kan være uendelig. Noen ganger kan det til og med avhenge av hvilken type arbeid du gjør, så vi kan ikke dekke dem alle her.

Likevel ønsker vi å gjøre hele ideen lettere for deg å følge. Så her er prosessen for oppgaveautomatisering.

Trinn 1: Skriv ned daglige oppgaver

Når du lager en liste over oppgavene du bør automatisere, starter du med:

• Skrive ned oppgavene du utfører daglig.
• Oppgi tiden du bruker på hver oppgave.
• Legg til frekvensen for hvor mange ganger du trenger for å utføre disse oppgavene - hver time, daglig, ukentlig, månedlig, årlig, etc.

Når det er gjort. Sjekk hvilken av følgende kategorier de faller inn i. Er det oppgavene som er:

• Utført regelmessig eller på en tidsplan?
• Kjedelig og kan gjøres uten tenkning av høyere orden?
• Overføre informasjon i applikasjoner?
• Spiser du den viktige tiden du kan investere i verdifulle prosjekter?

Etter å ha listet dem alle, plukk opp de som du virkelig tror bør være automatisert fra nå av.

Trinn 2: Forskning

Det neste trinnet inkluderer å undersøke de riktige verktøyene du kan bruke til å automatisere oppgavene dine. Baser forskningen din på dine nåværende behov og budsjett. For eksempel, hvis du er soloprenør, trenger du ikke et automatiseringsverktøy laget for bedrifter. Så velg deretter.

Trinn 3: Finn ut den nye arbeidsflyten

Etter å ha valgt hvilket verktøy du vil bruke til å automatisere oppgavene dine, finner du et nytt arbeidsflytsystem som fungerer for deg, og beskriver hvordan ting vil bevege seg fra nå av. Sørg for at alle i teamet vet om de nye endringene, slik at alt fungerer sømløst.

For eksempel kan du beskrive for teamet ditt hvordan du planlegger møter fra nå av:

1. Lag din profil på Calendly, og gå til hjemmesiden.

2. Planlegg det nye møtet ved å klikke på Skape.

3. Velg varighet møtet ditt fra menyen til venstre.

4. Velg tilgjengelighet av tid ved å legge til forskjellige spor.

5. Publiser møtet ditt ved å klikke på Neste knapp.

6. Kopier møtelinken fra denne siden.

7. Legg til lenken til e -posten din til klienten.

Når alle i teamet er komfortable med prosessen, kan de krysse av for å planlegge regelmessige møter fra den daglige gjøremålslisten for hver klient. De kan bare dele den samme møtet/hendelseslinken med dem alle. Basert på hvor mange spilleautomater som er tatt, kan man velge de gratis.

Trinn 4: Gjennomfør planen

Når alt er gjort, implementer du den nye planen effektivt. Sjansen er stor for at du kan ha en rekke oppgaver å automatisere, og planen din kan ha blitt litt mer kompleks enn du trodde. Ta i så fall hjelp av IT -avdelingen med å lage og utføre den nye planen med automatiseringsverktøyet du har valgt.

Trinn 5: Evaluer og test

Etter å ha automatisert de nødvendige oppgavene, tester du jevnheten i den nye arbeidsflytplanen. Finne ut:

• Effektiviteten av oppgavene som utføres.
• Dens innvirkning på produktiviteten til ansatte eller teammedlemmer.
• Er alle komfortable med å bruke de nye verktøyene?
• Har den sparte tiden noen effekt på økningen i inntekten din? (Denne er for gründere, frilansere og entreprenører.)

Her er noen flotte automatiseringsverktøy med sine korte detaljer for å spare deg for forskningstid når du har listet oppgavene som skal automatiseres.

Det er en populær automatiseringsprogramvareløsning som lar deg integrere annen programvare. Du kan overføre dataene fra ett verktøy til et annet ved å kombinere dine daglige apper som Gmail, Dropbox, Slack, Google Kalender, Mailchimp, etc.

Med dette verktøyet kan du automatisere tusenvis av oppgaver som å tweeting alle blogginnleggene dine, lagre vedlegg fra Gmail til Google Disk, sikkerhetskopiere alle G-stasjonsfilene til Dropbox og mer.

Dette verktøyet er som Zapier når det gjelder automatisering. Det hjelper deg med å overføre data mellom forskjellige applikasjoner og utføre andre nevnte oppgaver. Men gratisversjonen av IFTTT er bedre enn Zapier.

Selv om sistnevnte programvare tar minst 10-15 minutter å få ting til å skje, tar IFTTT umiddelbar handling når utløseren er plassert.

Men ulempen med dette verktøyet er at det bare er bra for enmannsbedrifter. De har ingen versjoner for team eller flere ansatte. Og hvis det er ditt krav, gå med Zapier. Du kan bruke den til å angi handlinger blant flere programvarer basert på den betalte versjonen du bruker.

Det er et flott verktøy når det gjelder å automatisere og administrere innleggene dine på sosiale medier. De gir gode planleggingsalternativer og blir anbefalt av toppmerker.

Hvis du vil håndtere tusenvis av potensielle kunder som kommer din vei uten å rekruttere et komplett salgsteam, bør du vurdere LeadFormly. Det hjelper deg med å automatisere salgsprosessen, øke konverteringsfrekvensen, segmentere potensielle kunder direkte fra nettsiden.

På denne måten kan du bare fokusere på å avslutte avtalene i stedet for å kaste bort tid i de tidlige lederprosessene.

Dette er et annet enkelt automatiseringsverktøy for små bedrifter. Det hjelper deg med å bestille avtaler, arrangere møter og telefonsamtaler, etc.

For å få dette til å fungere er alt du trenger å gjøre å angi tilgjengelighetspreferanser i Calendly og legge til lenken i møteinvitasjonens e -post. Kundene dine kan deretter velge tidspunktet som passer deres behov fra listen. Til slutt, uansett tid de velger, blir det automatisk planlagt i kalenderen din, og du vil bli varslet deretter.

Automatiser dine rutineoppgaver nå

Slutt å bruke timer på viktige, men ensformige oppgaver.

Ta deg tid til å automatisere alle slike oppgaver, bla gjennom kategoriene du nettopp har lest, undersøk verktøyene som kan hjelpe, og lagre flere timer daglig.

5 måter automatisering kan øke produktiviteten din

Ved å automatisere noen av de gjentagende oppgavene du gjør hver dag, kan du spare mye tid. Her er noen automatiseringsideer for å få gjort mer arbeid!

Les neste

Om forfatteren