Hvorfor kontekstbytte saboterer produktiviteten din (og hva du kan gjøre med det)

Når var siste gangen du hadde mer enn 30 minutter med uavbrutt fokus mens du jobbet med en oppgave? Faktisk er det sannsynlig at vi kan miste deg på en e -post, Slack -melding, nyhetsvarsel eller YouTube -video før du leser denne artikkelen.

Når du fragmenterer energien din og fokuserer på så mange forskjellige oppgaver, kan du ikke være ditt mest produktive jeg. I denne artikkelen vil vi utforske kontekstbytte og hvordan vi kan overvinne det.

Hva er kontekstbytte?

Kontekstbytte, oppgavebytte eller multitasking skjer når du hopper fra en oppgave eller aktivitet til en annen uten å fullføre den forrige, skifter oppmerksomhet og mister tid i prosessen.

Men i praktisk forstand tror vi at kontekst eller oppgavebytte er det mer nøyaktige begrepet for å beskrive det mange anser som multitasking. Dette er fordi vi i de fleste tilfeller bare raskt bytter oppmerksomhet fra en oppgave til en annen i stedet for å fokusere på flere oppgaver samtidig, da dette studere avslører at hjernen vår ikke kan gjøre det.

Oppgavebytte kan virke upassende på overflaten. Det kan til og med lure deg til å tro at det hjelper deg å bli mer effektiv, men kontekstbytte er som en ødeleggende ball som får fart til å ødelegge produktiviteten din, da dette forskning viser.

Dette skjer fordi hjernen din går gjennom en ildfast fase før du går tilbake til den forrige oppgaven eller start den neste, mens den prøver å huske hva du jobbet med eller tilpasse seg den nye aktivitet.

Derfor skifter oppgavebytte ved flere anledninger mye på dine kognitive evner. Dessuten er det sammensatte stresset fra påtrengende tanker om de uferdige oppgavene du la igjen som Zeigarnik -effekt sparker inn kan føre til mental overbelastning og utbrenthet.

Det er tiden, konsentrasjonen, energien og kreativiteten du kan bruke til å jobbe produktivt med prosjektet som strømmer ned i avløpet. Skatten du betaler for bytte av oppgaver er lengre sluttider for prosjekter og økt sannsynlighet for feil.

Hvorfor faller vi på bytte for kontekstbytte

Å forstå hvorfor det er så enkelt å hoppe fra en oppgave til en annen og så utfordrende å holde fokus, er nøkkelen til å lage en effektiv plan for å slå tilbake. Her er noen grunner til at du bytter kontekst:

1. Rask tilgang til et stort hav av informasjon.
2. Hjernen din krever nyhet og liker å vandre.
3. Digitale verktøy er designet for å konkurrere om oppmerksomheten din.
4. Avbryter varsler fra datamaskinen og smarttelefonene.
5. "Always-on" -kulturen skaper overdrevne arbeidskrav og øker forventningene til å svare på e-post eller andre meldinger umiddelbart, etc.

Hvordan overvinne kontekstbytte

Ved å lage en plan for å håndtere bytte av oppgaver kan du gå inn i en flyttilstand som fremmer dypt arbeid, nyte kortere sluttider for oppgaver og en lavere margin for feil, og redusere arbeidet hjemmefra brenne ut.

Når det er sagt, her er noen tips og digitale verktøy for å hjelpe deg med å bli flinkere til å strukturere dagen din for å overvinne oppgavebytte:

1. Bruk en digital oppgavebehandling

En av grunnene til at du har en tendens til å bytte kontekst, er at du fysisk jobber med et prosjekt, men fokuserer mentalt på et annet, noe som øker sannsynligheten for å hoppe til det. Ved å lage en plan kan du imidlertid bygge fokusmuskulaturen for å konsentrere deg om oppgaven foran deg.

Du kan bruke en digital oppgavebehandling som Trello for å få alle oppgavene du planlegger å jobbe med senere, så du kan fokusere utelukkende på den som er tilgjengelig. Det vil være utfordrende å få alle oppgavene helt unna tankene dine i starten, men du vil bli bedre på det med tiden.

Nedlasting: Trello for Android | iOS (Gratis, premiumversjon tilgjengelig)

2. Velg riktig prioriteringsteknikk

Prioriteringsteknikker er de mest effektive verktøyene for å hjelpe deg med å fokusere på de viktigste oppgavene dine før du går videre til den neste. De lar deg vurdere alle oppgavene dine, og organisere dem etter prioritet.

Du kan bruke MoSCoW metode, eller disse andre prioriteringsteknikkene, for å overvinne kontekstbytte og øke produktiviteten. Å innlemme dem i rutinen din vil hjelpe deg med å skille mellom høyverdige oppgaver-de du bør fokusere på nå, og oppgaver med lav verdi-de du kan delegere til andre eller ignorere.

3. Utnytt tidsblokkering og oppgavebatching

Etter å ha etablert gjøremålslisten din og organisert oppgavene dine etter prioritet, kan du legge til mer struktur i arbeidsdagen din ved å utnytte oppgavesamling og tidsblokkering.

Oppgavebatching betyr å organisere oppgavene dine ved å gruppere dem basert på likhet og adressere dem i en bestemt tidsblokk, i stedet for å gjøre dem sporadisk gjennom dagen. Velg for eksempel en tidsblokk i løpet av dagen for tilbakevendende eller enkle oppgaver som å svare på e -post.

Videre kan du opprette tidsblokker for fritidsaktiviteter eller oppgaver som ikke er relatert til arbeidet ditt, for eksempel å bla gjennom Twitter -feed eller se YouTube -videoer. Denne teknikken vil hjelpe deg med å spare tid, redusere distraksjoner og unngå kontekstbytte.

4. Ta regelmessige pauser

Mange anser fortsatt pauser som en luksus på arbeidsplassen, men det er de ikke. Det er fordi et dypt fokus på en oppgave, eller kontekstbytte, begge krever mye energi. Derfor er pauser en nødvendighet fordi de lar deg hvile, lade opp og gjenvinne fokus.

Du kan gjøre det til en vane å inkludere mikrobrudd etter hver tidsblokk ved å utnytte Pomodoro -metode for å øke produktiviteten. I disse pausene kan du gjøre pusteøvelser, ta en tur, strekke eller utføre annen aktivitet du liker, for å ta tankene fra jobben i noen minutter.

5. Dra nytte av asynkron kommunikasjon

Som vi har nevnt ovenfor, er de økende forventningene til å svare på e -post eller andre meldinger umiddelbart en av hovedårsakene til at folk er utsatt for å bytte oppgave. Asynkron kommunikasjon er kommunikasjon som ikke skjer i sanntid.

Så for å overvinne kontekstbytte kan du dra nytte av og oppmuntre til asynkron kommunikasjon på arbeidsplassen din, spesielt når det gjelder ikke-presserende meldinger. Du kan for eksempel bruke bedriftens interne Wiki eller et delt meldingstavle til å publisere oppdateringer som kollegene dine kan sjekke når de kan.

Gjenvinne fokus og produktivitet

Den beste måten å gjøre ditt mest produktive arbeid på er å konsentrere seg om én ting om gangen. Ved å bruke disse tipsene og digitale verktøyene kan du trene hjernen din til enkeltoppgave, øke produktiviteten og redusere stress.

Hvordan mestre enkeltoppgave ved hjelp av teknologi for å forbedre produktiviteten din

Å fokusere på en oppgave om gangen hjelper deg med å gjøre mer på kortere tid. Her er noen tips og digitale verktøy som hjelper deg med å mestre enkeltoppgaver.

Les neste

Om forfatteren