Slik håndterer du overbelastning av møter: 5 tips og verktøy

Møte i et konferanserom (eller et online arbeidsområde) krever utveksling av ideer, etablering av mål, sporing av fremgang, tildeling av oppgaver osv.

Selv om dette alle er gyldige grunner til å holde et møte, kan for mange lange møter tømme produktiviteten din. Slik kan du redusere antall møter i kalenderen din. Men først, la oss avdekke:

Hva får deg til å ha for mange møter?

Sjansen er stor for at du allerede har prøvd å håndtere dette problemet før. Imidlertid dukker det stadig opp møter over hele kalenderen din. Det er sannsynligvis fordi du ikke har prøvd å avdekke årsakene til problemet; du bruker bare plasterløsninger for å lindre symptommøtet.

Så la oss vurdere å møte overbelastning som et symptom på et dypere problem, slik at du kan finne en effektiv og varig løsning.

For det første har COVID-19-pandemien og den resulterende overgangen til eksterne eller hybridarbeidsmodeller økt antallet virtuelle møter betydelig, hovedsakelig gjennom Zoom. Som en konsekvens sliter fjernarbeidere med

Zoom trettheteller utmattelse av skjermtid. Overbelastning av møter kan også være et problem hvis du inviterer alle til møtene. Etter hvert som oppmøtet øker, synker engasjementet gradvis.

En av de vanligste kjerneårsakene til back-to-back Zoom-møter, eller besøk i konferanserommet, er mangelen på en klar agenda. I utgangspunktet kan du ha et mål for møtet, men snart skifter fokuset ditt til inaktiv prat.

Sist men ikke minst utnytter du ikke digitale verktøy effektivt. Det er et bredt spekter av programvare der ute som er bedre alternativer for kommunikasjon og samarbeid.

Den neste mest effektive metoden for å redusere antall møter på arbeidsplassen din er å øke møtens produktivitet. Slik kan du oppnå det:

1. Bruk en intern wiki for asynkrone møter

Møter trenger ikke alltid å holdes i sanntid (synkront). Noen situasjoner vil ha nytte av asynkron kommunikasjon (kommunikasjon som ikke krever at deltakerne er til stede samtidig og ikke trenger umiddelbar respons).

Du kan forbedre møtets produktivitet ved å omfavne asynkron kommunikasjon. Det lar team bruke kunnskapsbasert programvare som Dokument 360 å dele ideer i sitt eget tempo. Alternativt, du kan opprette en intern Wiki ved å bruke disse nettstedene, og angi spesifikke sider i den for møtene dine. Disse digitale verktøyene lar deg bidra til møtet ved hjelp av kommentarfunksjonen.

Ved å omfavne asynkrone møter kan teamet ditt ta seg den tiden de trenger for å forstå informasjonen som diskuteres, kommunisere med lagkamerater på tvers av tidssoner, gi introverter mulighet til å delta ved å skrive og redusere avbrudd og distraksjoner.

2. Bruk samarbeidsprogramvare

Hvorfor planlegge et to-timers personlig møte for å komme med nye ideer når du kan gjøre det via e-post, eller enda bedre, ved å bruke en enkel samarbeidsprogramvare som Trello.

For å øke teamets produktivitet, organiser bare møter i sanntid når du absolutt trenger det, for eksempel for konfliktløsninger. Ellers kan du dra nytte av samarbeidsprogramvare for oppdateringer av målfremgang, prosjektanmeldelser eller lage nye ideer.

På denne måten får teamet ditt nok tid til å reflektere over ideene de ønsker å dele, og prioritere de viktigste. Dessuten er all informasjonen lagret som standard og tilgjengelig for alle, i stedet for å stole på skriftlige poster.

Du kan bruke Trello til å lage tavler som samsvarer med målene for møtet ditt, for eksempel en møteagenda, oppdateringer om tidligere møter, teamoppdateringer eller nye ideer.

Nedlasting: Trello for Android | iOS (Gratis, premiumversjon tilgjengelig)

3. Fokus på møtets agenda

Å organisere et møte uten agenda er en sikker oppskrift på fiasko. Du må ha en klar plan for møtet for å unngå å gå av kurs. De fleste møter går ofte over de tildelte tidsrammene fordi det ikke er noen klar vei å gå.

Så, hvordan kan du fikse dette? Vanligvis kan du skrive ned punktene du ønsker å diskutere under møtet, skrive dem ut og legge ved andre relevante dokumenter før du deler dem med deltakerne.

Alternativt kan du spare tid og papir ved å lage din agenda Evernote og legge ved filer eller nettsider du trenger før du deler dem med dine kolleger. Dette gir deltakerne rask tilgang til informasjonen de trenger via smarttelefoner, nettbrett eller datamaskiner.

Nedlasting: Evernote for Android | iOS (Gratis, premiumversjon tilgjengelig)

4. Lag slakke kanaler for umiddelbar kommunikasjon

Når du er en del av en massiv organisasjon med mange avdelinger, virker det som om et møte er det eneste alternativet for å dele informasjon med et bestemt sett med mennesker. Dessverre er det ikke alltid den mest produktive metoden.

Hvorfor flytte en gruppe mennesker til konferanserommet for et 30-minutters møte når du kan dele den samme informasjonen umiddelbart og med alle på skrivebordet via en meldingsplattform som Slakk?

Du trenger bare å lage en dedikert kanal for møtet og inviter alle relevante deltakere. På denne måten kan du ha spesifikke samtaler om ulike prosjekter med menneskene du velger å invitere.

Nedlasting: Slakk for Android | iOS (Gratis, premiumversjon tilgjengelig)

5. Ikke ha for mange mennesker

Tenk på det siste møtet du hadde. Hvor mange mennesker var tilstede? Og hvor mange av dem ga verdifulle bidrag til møtet? Mest sannsynlig satt mange deltakere bare stille uten å delta, mens andre sjekket e -postene sine. Dette har blitt standard praksis, spesielt i møter med store folkemengder.

Det skjer ofte fordi arrangørene ønsker å unngå at folk føler seg utenfor. Selv om det kan være en edel gest, reduserer det dessverre produktiviteten til møtet.

Du lurer kanskje på hvordan? Du risikerer å gå utover den tildelte tiden for møtet for å håndtere frem og tilbake debatter, grunne kommentarer og unødvendig chatter, noe som resulterer i mindre effektivitet. Så for å unngå overbelastning, invitere så få mennesker som mulig.

I slekt: Viktige tips for online videokonferanser

Ikke la møter bremse deg

Møter spiller fortsatt en avgjørende rolle i de fleste organisasjoner. Imidlertid blir de uproduktive når de blir overveldende, og når lagene dine kan bruke møtetiden på prioriteringer. Du kan øke møteproduktiviteten ved å bruke tipsene og verktøyene ovenfor.

De 5 beste måtene å håndtere utmattelse av skjermtid

Konstant skjermeksponering kan føre til hodepine, tåkesyn og belastning på øynene. Her er noen tips for å håndtere utmattelse av skjermtid.

Les neste

Om forfatteren