Hvordan mestre enkeltoppgave ved hjelp av teknologi for å forbedre produktiviteten din

På overflaten føles det som multitasking er det ultimate produktivitetshacket når man vurderer alt det personlige mål du ønsker å oppnå, uendelige arbeidskrav, digitale distraksjoner og det pandemiinduserte arbeidslivet ubalanse.

Et dypere dykk i denne praksisen fører imidlertid til en annen konklusjon.

Ulempene med multitasking

Du har bare så mye energi, oppmerksomhet og tid - de viktigste elementene i produktiviteten. Som et resultat av multitasking er en av de største ulempene at du bare er delvis forpliktet til de forskjellige aktivitetene du konsentrerer deg om samtidig.

Resultatet er en mirage som lurer deg til å tro at du er mer effektiv fordi du gjør lite fremskritt på flere fronter, noe som fører til en feil oppfatning av suksess.

Men virkeligheten er at multitasking lar deg fokusere på feil prioriteringer, hemmer kreativitet, øker stressnivået og distraherer, fører til flere feil, utbrenthet og hukommelsessvikt, etc., noe som gjør deg mindre produktiv som et resultat. Og det er nok av forskning å støtte denne påstanden.

Så, hva er alternativet?

Nå har du sannsynligvis gjettet at alternativet er single-tasking, der du fokuserer på en oppgave om gangen. Som begrepet tilsier, betyr det å vie all oppmerksomhet til en oppgave. Denne praksisen lar deg spare bortkastet tid når du sjonglerer mellom aktiviteter, øker kreativiteten, øker sannsynligheten for å fullføre dine prioriteringer, kutter distraksjoner osv.

Men sjansen er stor for at du allerede vet at single-tasking kan forbedre produktiviteten. Likevel, som mange andre ting i livet, er det ofte et stort gap mellom det vi vet vi bør gjøre (enkeltoppgave) og det vi ender med å gjøre (multitasking).

For å lukke gapet, la oss avvike litt fra hva og fokusere på hvordan for å forbedre din evne til å konsentrere deg om én ting om gangen og øke produktiviteten din samtidig:

1. Bruk Pomodoro -metoden

Pomodoro -metoden er en effektiv tidsstyringsteknikk som kan forbedre produktiviteten din ved å hjelpe deg med å fokusere på en oppgave. Det er enkelt å implementere og krever minimalt oppsett. Du kan prøve disse gratis Pomodoro-appene med åpen kildekode.

For å begynne å bruke Pomodoro -metoden, sett timeren i 25 minutter for å fokusere på en oppgave, og ta en 5-minutters pause for å slappe av, eller gjøre noe som ikke er relatert til oppgaven din, som å spille et spill eller sende en sms til venn. Du har nettopp avsluttet en Pomodoro -økt. Du kan ta en lengre pause etter fire eller fem Pomodoros.

Denne metoden er effektiv fordi den hjelper deg med å redusere distraksjoner, planlegge dagen effektivt, nyte en følelse av prestasjon etter hver Pomodoro -økt, og øke konsentrasjonen gjennom kortere utbrudd av arbeid.

2. Lag automatiserte systemer

Du kan ofte slite med enkeltoppgave fordi det er så mange tilbakevendende aktiviteter du må gjøre daglig, som å svare på e-post eller publisere innlegg på sosiale medier. Det er det heldigvis flere måter automatisering kan hjelpe deg håndtere de overflødige oppgavene og fokusere på dine prioriteringer.

For eksempel kan du bruke disse Android -appene for å sette opp automatiske svar til e -post, telefonsamtaler, tekstmeldinger, etc. Du kan også bruke automatiseringsplattformer som IFTTT å koble til forskjellige digitale verktøy og lage automatiserte systemer.

3. Batch dine grunne oppgaver

Har du noen gang funnet deg selv i gang med en viktig og kompleks oppgave, bare for å innse at du gjør noe helt uten sammenheng noen minutter senere? La oss si at du vil skrive en blogg om “Hvordan starte en bedrift”. Du begynner å forske på emnet, og du mottar en e -post med spørsmål om du er tilgjengelig for en konferanse om global oppvarming neste uke.

Du velger å svare umiddelbart, da det bare vil ta noen minutter, men du klikker på en YouTube -lenke ved avskoging vedlagt e -posten. Så foreslår YouTubes algoritmer at du ser en filmtrailer relatert til emnet, og det neste du vet, ser du på hele programmet på Netflix. Høres kjent ut?

Så hvordan unngår du dette? Ved å planlegge dagen din og kategorisere lignende aktiviteter sammen for å unngå bytte av oppgaver. Dette lar deg håndtere lignende grunt eller lavt arbeid samtidig, i stedet for sporadisk gjennom arbeidsdagen.

For eksempel kan du tildele tid til å sortere gjennom e -post, planlegge møter i kalenderen din og svare på varsler. Du kan sette sammen alle disse lavverdige oppgavene for deler med lite energi.

4. Bruk en personlig Kanban

Du kan sikre at du bare jobber med én oppgave om gangen ved å opprette ditt personlige Kanban -system. Du kan bruke et brett og notater, eller laste ned en kanban -inspirert app som Trello.

Når du har logget deg på Trello -kontoen din, oppretter du tre kolonner med tittelen—å gjøre, gjør, og fullført. Skriv ned alle oppgavene du vil jobbe med i prioritert rekkefølge. Ta den viktigste oppgaven og flytt den til gjør kolonne for å begynne å jobbe med den.

For at denne teknikken skal fungere, trenger du bare å sørge for at det bare er en eller to oppgaver på kolonnen din til enhver tid. Dette vil hjelpe deg med å unngå å starte for mange oppgaver samtidig.

Nedlasting: Trello for Android | iOS (Gratis, premiumversjon tilgjengelig)

I slekt: Slik administrerer du oppgavene dine ved hjelp av den japanske Kanban -teknikken

5. Øv på Single-Tabbing

Du kan ha mange faner åpne på skjermen akkurat nå. I disse dager føles det umulig å holde nettlesingsøktene dine på en fane. Det er så lett å bli distrahert mens du surfer på nettet fordi det er full av distraksjoner.

Å øve på enkel tabbing er en effektiv metode for å hjelpe deg med å fokusere på en oppgave. Vi vedder imidlertid på at du kanskje trenger litt hjelp for å starte. Du kan bruke en utvidelse som xTab for å begrense antall faner du åpner.

Du kan også bruke Momentum for å nyte det vakre bakgrunnsbildet, det forhåndsinnstilte fokusområdet (eller annen påminnelse) og et inspirerende sitat.

Finn større produktivitet i enkeltoppgave

Ved enkel oppgave kan du nesten alltid være sikker på at du har håndtert de viktigste oppgavene dine effektivt og effektivt, siden du har fokusert din energi, tid og oppmerksomhet på dem så mye som mulig.

Slik prioriterer du oppgavene dine ved hjelp av MoSCoW -metoden

Sliter du ofte med å fullføre oppgavene dine? Å organisere og prioritere dem kan være din løsning, og MoSCoW -metoden kan hjelpe med det.

Les Neste

Om forfatteren