Hvordan lage en balanse i Excel

Enten du har en liten bedrift eller et stort multinasjonalt selskap, må du forstå hvordan din bedrift vokser. Du bør derfor holde oversikt over bedriftens økonomi ved å gå gjennom ulike regnskap.

Resultatregnskapet viser for eksempel hvordan organisasjonen tjener og bruker penger. Alternativt kan du i kontantstrømopplysningene se hvor mye penger du har tilgjengelig, slik at du kan budsjettere utgiftene dine riktig.

Til slutt er det balansen, som også er et av de grunnleggende regnskapene. Her er en rask guide for å hjelpe deg med å lage din egen i Microsoft Excel.

Hva er en balanse, og hvorfor trenger du en?

En balanse lar deg se oversikten over selskapets eiendeler, gjeld og egenkapital. Med et blikk vil du se hvor mye av selskapet som kom fra beholdt inntekt, egenkapital og lån.

Med denne informasjonen tilgjengelig, kan du beregne avkastningen på investeringen og de forskjellige økonomiske forholdene. Du kan deretter sammenligne disse verdiene med lignende selskaper i samme bransje. Dette vil gi deg en følelse av hvordan virksomheten presterer kontra sine jevnaldrende i bransjen.

1. Velg Time to Cover

Som med andre regnskap må du velge en periode du vil dekke. Vanligvis starter dette 1. januar og slutter 31. desember.

Du kan imidlertid også velge en annen beregningsperiode, kalt regnskapsåret, som begynner 1. oktober og slutter 30. september. Vær oppmerksom på at hvilken periode du bruker her må være konsekvent på tvers av dine andre utsagn.

2. Forbered kontoene dine

For å unngå bryet med å måtte grave gjennom postene dine når du lager balansen, bør du forberede den på forhånd. Sørg for å ha kontantstrømoppstillingen, kontoutskriftene, kontoutskriftene for lånet og kredittkortbalansen tilgjengelig for deg.

Før du begynner, må du vite verdien av eiendelene og beholdningen for hånden. Ikke glem å inkludere beløpet du legger ned for å starte virksomheten din, samt investeringer gjort av andre mennesker og enheter.

I slekt: Hvordan lage en kontantstrømoppgave i Microsoft Excel

3. Lag Excel -filen

Når du vet perioden du dekker og har verdiene du trenger, er det på tide å lage Excel -filen. Åpne en ny fil i Microsoft Excel. Sett inn [Firmanavn] Balanse på celle A1 for enkel identifisering.

La det være litt plass til formatering, og skriv deretter i den første kolonnen i den tredje raden Eiendeler. Dette er delen der du legger inn verdiene for alt bedriften din har. Skriv deretter på den tredje kolonnen i samme rad regnskapsår du dekker.

Etter eiendeler må du opprette den tilsvarende Gjeld og eierandel seksjon. Gjeld refererer til beløpet selskapet skylder tredjeparter, inkludert banker, leverandører, utleiere og regjeringen.

Eierkapital, derimot, refererer til beløpet eierne samlet inn for virksomheten, pluss eventuelle inntekter den beholder i regnskapet. Disse verdiene i disse to seksjonene bør tilsvare beløpet som er notert under eiendeler - derav begrepet Balanse.

Men før du oppretter delen Gjeld og eierandel, bør du først plassere underkategoriene for eiendeler. På denne måten har du mindre problemer med formatering.

4. Sett inn kategoriene dine

Eiendeler

Hver virksomhet og bransje vil ha sine egne unike aktivakategorier. Dette er imidlertid de typiske seksjonene de fleste selskaper har: Omløpsmidler, Faste eller langsiktige eiendeler, og Andre eiendeler. Disse er deretter videre delt inn i små kategorier.

Omløpsmidler er eiendeler du raskt kan avvikle. Dette er vanligvis kontanter, kundefordringer, beholdning og kortsiktige investeringer. På den annen side er anleggsmidler eller langsiktige eiendeler vanskeligere å konvertere til valuta. Disse kan være Real Properties, Kontorutstyr, Langsiktige investeringer, og mer.

Andre eiendeler er vanligvis mindre poster som ikke lett kan defineres under nåværende eller langsiktige eiendeler. Disse kan inkludere Forskuddsbetalte kostnader (som abonnementer), Utsatt skattefordel (som refusjon), og Ansattes forskudd.

Selv om disse kategoriene gjelder for de fleste virksomheter, kan det hende at din bedrift har en unik aktivakategori, så du bør gå gjennom virksomheten din før du anser dette som endelig.

Gjeld og eierandel

I likhet med eiendeler, gjeld og eierandel har tre hovedkategorier: Kortsiktig gjeld, Langsiktig gjeld, og Eierens egenkapital. Som begrepet antyder, er kortsiktig gjeld forpliktelser som selskapet må oppfylle enten om ett år eller i én driftssyklus (hvor en driftssyklus refererer til tiden det tar før beholdningen konverteres til salg).

Kortsiktig gjeld kan omfatte leverandørgjeld og utleiere, kortsiktige lån fra banker og kreditorer, inntektsskatt, betalbar lønn, forhåndsbetalte varer og tjenester, og den nåværende delen av langsiktig gjeld.

Under Langsiktig gjeld finner du Langtidsgjeld, Utsatt inntektsskatt, og Pensjonskasser fordeler, hvis loven krever det.

Til slutt består eierandelen av Eierens egenkapital, som er beløpet du legger i virksomheten. Hvis du driver et selskap, kalles både denne delen og dens underavdeling Eierkapital i stedet.

Du finner også Beholdt inntjening under egenkapitaldelen, som er beløpet virksomheten tjente i perioden minus utbytte.

5. Legge til verdiene dine

Under eiendeler legger du til verdiene for hver underkategori for å vite hvor mye du har for hver seksjon. Du må deretter legge til hver delsum for å få den totale eiendelverdien til din bedrift.

På samme måte bør du også legge til verdiene for hver underkategori for ansvar og eierandel for å finne ut hvor mye av selskapets eiendeler som kommer fra kreditorer, eiere og inntjening.

Vær oppmerksom på at de totale verdiene for eiendeler -delen og delen Gjeld og eierandel skal stemme overens. Ellers kan det ha oppstått en feil i regnskapet ditt.

6. Noen nyttige formler

Du kan bruke verdiene du finner i balansen til å se på dens økonomiske forhold. Disse formlene vurderer bedriftens ytelse og kan brukes til sammenligning med andre lignende selskaper i samme bransje.

Gjeldsforhold

Dette er prosentandelen av selskapets gjeld målt mot eiendelene. Formelen for dette er Totalt gjeld / sum eiendeler. Hvis du får en verdi som er større enn 100%, betyr det at gjelden er større enn alle eiendelene. Høye forholdstall har også en høyere risiko for mislighold-men denne verdien varierer mellom bransjer.

Som eiendom og verktøy får kapitalintensive virksomheter vanligvis høyere gjennomsnittlige gjeldsverdier enn serviceindustribaserte selskaper.

Gjeldende forhold

Denne verdien viser selskapets evne til å betale sine kortsiktige lån med sine likvide midler. Dette er beregnet av dividere omløpsmidler med kortsiktig gjeld. Hvis verdien du får her er under null, er det fare for at et selskap misligholder sine kortsiktige lån på grunn av mangel på likviditet.

Arbeidskapital

Når du trekke selskapets kortsiktig gjeld fra omløpsmidler, du får arbeidskapital. Dette beløpet viser hvor mye kontanter og kontantekvivalenter et selskap har etter å ha nedbetalt sine nåværende forpliktelser.

Hvis det er en betydelig positiv forskjell mellom de to, kan selskapet enkelt vokse og skalere virksomheten. Men hvis det er nær null, eller til og med negativt, kan det ha problemer med å betale lån og gjeld, eller verre, kan gå konkurs.

Eiendomsforhold

Egenkapitalforholdet (A/E) er beregnet med dele total eierkapital på totalkapital. Denne formelen viser hvor mye selskapet er finansiert av eierne kontra beløpet som er finansiert gjennom lån.

Et selskap med et høyt A/E -forhold kan indikere at mesteparten av finansieringen kom fra eierne, noe som betyr at det ikke har mange forpliktelser til å betale. Tvert imot betyr et lavt A/E -forhold at de fleste eiendelene kom i lån eller kreditter.

Hvis selskapet har konsistent kontantstrøm, vil et lavt A/E -forhold ha en liten innvirkning på den daglige driften. Det gjør det imidlertid sårbart for pris, renter og drastiske endringer, noe som gir dem mindre spillerom til å reagere.

Hvor finner jeg balansemaler

Selv om du kanskje vet nå hvordan du oppretter en balanse, er det noen ganger bedre å finne en mal å følge. Du kan gjøre det i Excel ved å klikke på Fil. Gå til kategorien Ny, og skriv deretter inn balanse i søkefeltet. Etter et raskt søk vil Excel gi deg minst tre maler du kan bruke.

Alternativt kan du også besøke Vertex42, FreshBooks, eller Wise.com for å laste ned en mal fra nettstedet deres.

I slekt: De beste nettstedene for å laste ned gratis Excel -maler

Følg med på virksomheten din

Uansett hvilken virksomhet du har, bør du følge med på hvordan det går. På den måten går du ikke blindt inn og tar avgjørelser uten tall for å sikkerhetskopiere deg. Tross alt bør en god gründer kjenne sin virksomhet som hånden.

En balanse, resultatregnskap og kontantstrømdokument er bare noen av de viktige dokumentene du trenger for å overvåke økonomien din. Men når virksomheten din vokser og økonomien blir komplisert, ansett en profesjonell bokholder for å sikre at du får alle tallene dine riktig.

Hvordan lage en inntektsoppgave i Excel

En resultatregnskap er en finansiell rapport som viser selskapets fortjeneste eller tap. Slik lager du en i Excel.

Les neste

Om forfatteren